Nasz serwis wykorzystuje pliki cookies do przechowywania informacji na Twoim komputerze. Są one wykorzystywane w celu zapewnienia poprawnego działania serwisu. W każdej chwili możesz dokonać zmiany ustawień dot. przechowywania plików cookies w Twojej przeglądarce. Korzystając z serwisu wyrażasz zgodę na przechowywanie plików coockies na Twoim komputerze.
X
Wersja dla niedowidzących
  Miasto Opole
Choose language:       
Statystyki
Rejestr zmian
Mapa strony
Instrukcja biuletynu
Pliki do pobrania
  
 ORGANY WŁADZY
Prezydent Miasta
Rada Miasta
 URZĄD MIASTA OPOLA
Dane podstawowe
Przedmiot działalności
Organizacja Urzędu
Spis telefonów Urzędu Miasta
Struktura Urzędu Miasta Opola - Dane teleadresowe
Wydział Spraw Obywatelskich
Urząd Stanu Cywilnego
Jednostki podległe
Wydział Kontroli Wewnętrznej
Analiza dot. skarg i wniosków
Biuro Urbanistyczne - Planowanie Przestrzenne
ISPA
Miejski Rzecznik Konsumentów
Wydział Inwestycji Miejskich
Wydział Administracyjno - Gospodarczy
Wydział Komunikacji
 PRAWO
Uchwały
Protokoły Rady Miasta Opola
Budżet
Zarządzenia
Podatki i opłaty lokalne
Rejestry aktów prawa miejscowego
Dzienniki Ustaw i Monitory Polskie
 WYBORY
Samorząd terytorialny - 2006
Parlament Europejski - 2009
Samorząd terytorialny - 2010
Sejm i Senat RP - 2011
Parlament Europejski 2014
Samorząd terytorialny - 2014
 INNE
Spółki prawa handlowego
Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw
Instrukcja obsługi biuletynu
Redakcja Biuletynu
Oświadczenia majątkowe
Inicjatywa uchwałodawcza
System informacji o środowisku
Oceny jednostek miejskich
Ogłoszenia o wolnych etatach w Urzędzie Miasta
Zawiadomienia
Elektroniczna Skrzynka Podawcza
Organizacje pozarządowe
Rejestry
Zapytania ofertowe w ramach projektów dofinansowanych z UE
Dialog techniczny
Dostęp do Informacji Publicznej
Strategia rozwoju Opola w latach 2012-2020
Ogłoszenia o wolnych etatach w miejskich jednostkach organizacyjnych
 Urzędy Centralne
Spis adresów
 OBWIESZCZENIE o przystąpieniu do opracowania Strategii Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Aglomeracji Opolskiej
 Informacje
Zarządzenia
Przetargi
Ogłoszenia
Obwieszczenia
 Podział administracyjny kraju
 Urzędy pracy w Polsce
 Urzędy skarbowe w Polsce
A A A


 

SPRAWOZDANIE Z AUDYTU
 
Nazwa zadania audytowego: Legalność systemu zarządzania kryzysowego w UM Opola
Nr zadania audytowego: 7/09
Jednostka audytowana: Wydział Zarządzania Kryzysowego, Powiatowy Zespół Zarządzania Kryzysowego
 
 
Wykonał: Łukasz Nowak
 
Zatwierdził: Marek Żywicki
 
 
Data i podpis:...............................
 
Data i podpis:...............................
 
 
 
Streszczenie
 
Ustawa z dnia 26 kwietnia 2007r. o zarządzaniu kryzysowym (Dz. U. z dnia 21 maja 2007r.) określa definicję zarządzanie kryzysowego jako działania podejmowane przez organy administracji publicznej, które mają na celu zapobieganie sytuacjom kryzysowym, przygotowanie do przejmowania nad nimi kontroli w drodze zaplanowanych działań, reagowaniu w przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowych oraz na odtwarzaniu infrastruktury lub przywróceniu jej pierwotnego charakteru. Działania te stanowią element kierowania bezpieczeństwem narodowym.
Poprzez kryzys należy rozumieć kulminację nagromadzonych konfliktów w życiu społecznym, a także zjawisko wynikające z działania sił natury tudzież awarii technicznych. Na kryzys składają się elementy takie jak: presja czasu, ewentualność zasadniczego zagrożenia oraz zagrożenie.
Przedmiotowe zadanie audytowe zostało przeprowadzone jako zadanie zapewniające, zgodnie z planem audytu na 2009r. Badaniami objęto podmioty organizacyjne funkcjonujące w ramach Urzędu Miasta Opola w zakresie zarządzania kryzysowego. Celem przeprowadzonych przez audytorów badań oraz analiz było dokonanie oceny legalności funkcjonującego w UM Opola systemu zarządzania kryzysowego.
 
Zgodnie z wynikami przeprowadzonych badań audytorzy stwierdzili, że Prezydent Miasta Opola wykonuje zadania w zakresie zarządzania kryzysowego nałożone ww. ustawą. Odbywa się to przy pomocy Referatu ds. Zarządzania Kryzysowego – Miejskiego Centrum Zarządzania Kryzysowego (MCZK) stanowiącego element składowy Wydziału Zarządzania Kryzysowego w Urzędzie Miasta Opola. Testy przeprowadzone przez audytorów potwierdziły realizację zadań (określonych szczegółowo w art. 20 ww. ustawy) m.in. w zakresie:
·        zapewnienia przepływu informacji na potrzeby zarządzania kryzysowego;
·       współdziałania z centrami zarządzania kryzysowego organów administracji publicznej;
·       nadzoru nad funkcjonowaniem systemu wykrywania zagrożeń.
Organem pomocniczym dla Prezydenta Miasta w zapewnieniu wykonywania zadań zarządzania kryzysowego jest funkcjonujący w przypadku wystąpienia zdarzeń posiadających znamiona sytuacji kryzysowej - Powiatowy Zespół Zarządzania Kryzysowego, powołany przez Prezydenta. W wyniku przeprowadzonych badań audytorzy wydali ocenę pozytywną badanym obszarom, jednakże uzyskane wyniki testów wykazały nieliczne uchybienia, których występowanie nie miało bezpośredniego wpływu na zachowanie legalności w całym systemie zarządzania kryzysowego. Zastrzeżenia audytorów dotyczyły m.in.: braku dokonywania przez organ stanowiący miasta na prawach powiatu Opola oceny stanu zabezpieczenia przeciwpowodziowego.
W trakcie przeprowadzanych badań audytorzy zwrócili również uwagę na konieczność pozyskania środków finansowych w celu realizacji przez Prezydenta Miasta Opola, za pośrednictwem Miejskiego Centrum Zarządzania Kryzysowego oraz Powiatowego Zespołu Zarządzania Kryzysowego zadań z zakresu zarządzania kryzysowego, których wykonywanie ma na celu zapewnie należytego poziomu bezpieczeństwa członkom lokalnej wspólnoty. Pozyskane środki winny zostać przeznaczone m.in. na modernizację systemu syren alarmowych.
W związku z powyższym zespół audytorów po przeprowadzeniu zadania audytowego, wydał łącznie 5 rekomendacji, których zastosowanie w praktyce będzie miało wpływ na usprawnienie funkcjonowania badanego obszaru.
 
      I. Cele audytu:
Niniejsze zadanie audytowe przeprowadzono w celu dokonania analizy legalności funkcjonującego w Urzędzie Miasta Opola systemu zarządzania kryzysowego.  
 
        II. Zakres:
·   Podmiotowy:
audyt został przeprowadzony w Wydziale Zarządzania Kryzysowego oraz Powiatowym Zespole Zarządzania Kryzysowego.
 
·   Przedmiotowy:
realizacja zadań wynikających z obowiązujących przepisów w zakresie zapewnienia funkcjonowania zarządzania kryzysowego na terenie gminy Opole.
 
          III.      Obiekty audytu:
1.      Analiza organizacji systemu zarządzania kryzysowego w Urzędzie Miasta Opola.
2.      Analiza działalności Powiatowego Zespołu Zarządzania Kryzysowego.
 
      IV.      Analiza ryzyka:
Wskazane obiekty audytu zostały wyłonione na podstawie wyodrębnionych przez zespół audytorów obszarów ryzyka, zgodnie z zakresem przedmiotowym realizowanego zadania audytowego. W trakcie realizacji przedmiotowego zadania audytowego, zespół audytowy zwrócił szczególną uwagę na ryzyka związane z:
·   niezgodnością wewnętrznych uregulowań z przepisami określającymi zadania z zakresu zarządzania kryzysowego;
·   brakiem lub nieskutecznym zbieraniem oraz przetwarzaniem informacji o zagrożeniach;
·   brakiem przeprowadzanych analiz potencjalnych zagrożeń i kryzysów na terenie miasta na prawach powiatu Opola;
·   brakiem harmonogramów działań podejmowanych w przypadku wystąpienia zdarzeń kryzysowych;
·   nieskutecznym nadzorem nad realizacją oraz aktualnością dokumentacji tworzonej w celu zapewnienia podstawowych warunków ochrony przed niebezpieczeństwami związanymi z występowaniem zagrożeń tj. klęski żywiołowe, siły natury, działalność człowieka oraz zagrożeń zewnętrznych;
·   brakiem lub nieskuteczną komunikacją pomiędzy komórkami Urzędu Miasta Opola uczestniczącymi w procesie przeciwdziałania zagrożeniom;
·   brakiem lub nieskuteczna organizacją oraz nadzorem nad funkcjonowaniem systemu wykrywania zagrożeń i alarmowania;
 
Analiza ww. ryzyk została przedstawiona w poniższej tabeli:
 
Obiekty audytu
Jednostka Audytowana
Kategorie ryzyk
Końcowa ocena ryzyka
Istotność
Jakość zarządza– nia
Kontrola wew.
Czynniki zewn.
Opera- cyjne
0,20
0,20
0,25
0,15
0,20
1
2
3
4
5
6
7
8
Obiekt 1
 
Wydział Zarządzania Kryzysowego
 
3
2
3
4
3
73%
Obiekt 2
 
Powiatowy Zespół Zarządzania Kryzysowego
 
2
2
3
4
3
69%
 
W wyniku przeprowadzonej analizy zespół audytorów stwierdził, że wyższym poziomem ryzyka charakteryzuje się Obiekt 1. Najwyższą punktację przypisano kategorii czynników zewnętrznych ze względu na konieczność rzetelności danych wprowadzanych do funkcjonującego systemu zarządzania kryzysowego. Wysoką punktację uzyskały również kategorie operacyjne, kontroli wewnętrznej oraz istotności ze względu na istniejącą liczbę podsystemów, rozdziału obowiązków, a także potencjalnego ryzyka strat poniesionych na skutek błędnego funkcjonowania systemu zarządzania kryzysowego. Audytorzy stoją na stanowisku, że materializacja ryzyk w tych kategoriach niesie największe ryzyko organizacji zarządzania kryzysowego na terenie miasta Opola w sposób niezapewniający bezpieczeństwa mieszkańcom. Obszar działalności Powiatowego Zespołu Zarządzania Kryzysowego (Obiekt 2) charakteryzuje się nieco niższym poziomem ryzyka, aczkolwiek audytorzy zwrócili uwagę na potencjalne ryzyko podejmowania przez Zespół działań na podstawie nieprecyzyjnych informacji przekazywanych przez podmioty tworzące system zarządzania kryzysowego. Dodatkowo audytorzy zwracają uwagę na konieczność zapewnienia odpowiedniej jakości kadr realizujących powierzone zadania.
Biorąc pod uwagę badany system i dostępne zasoby Referatu Audytu Wewnętrznego, audytorzy poddali audytowi ww. obiekty.
Metodyka:
1.      testy przeglądowe – identyfikacja zasad funkcjonowania badanego systemu i jego podsystemów oraz potwierdzenie istnienia (lub nie) kontroli poprzez użycie niżej wymienionych technik:
·   zapoznanie się z dokumentami służbowymi;
·   uzyskiwania wyjaśnień i informacji od pracowników audytowanych jednostek w oparciu o kwestionariusze samooceny;
·   obserwację wykonywanych działań;
2.      testy zgodności – analiza wszystkich zidentyfikowanych procedur w celu oceny stopnia i zakresu ich stosowania poprzez użycie niżej wymienionych technik:
·   porównanie określonych zbiorów danych w celu wykrycia operacji nieprawidłowych, wymagających wyjaśnienia;
·   sprawdzenie rzetelności informacji oraz jej porównanie z ustalonymi przez audytorów kryteriami (informacje zewnętrzne);
3.      testy rzeczywiste wydajności (efektywności).
 
    V. Termin
 
Zadanie audytowe zostało przeprowadzone w okresie od 13.02. do 25.03.2009r.
 
VI. Ustalenia
 
1.           Obiekt 1 Analiza organizacji systemu zarządzania kryzysowego w Urzędzie Miasta Opola.
 
1.1.    Kryteria szczegółowe.
 
Ustawa o zarządzaniu kryzysowym (Dz. U. z 2007r. Nr 89, poz. 590) określa organy właściwew zakresie działalności związanej z zapobieganiem sytuacjom kryzysowym, przygotowywaniem przejęcia nad nimi kontroli (w drodze zaplanowanych działań), a także reagowaniem w przypadkach wystąpienia sytuacji kryzysowej oraz odtwarzaniu infrastruktury (art. 2). Ustawodawca zdefiniował sytuację kryzysową (art. 3 pkt 1) jako sytuację będącą następstwem zagrożenia i prowadzącą w konsekwencji do zerwania lub znacznego naruszenia więzów społecznych przy równoczesnym poważnym zakłóceniu w funkcjonowaniu instytucji publicznych, z jednoczesnym zastrzeżeniem, iż środki wykorzystane w celu zapewnienia lub przywrócenia bezpieczeństwa nie uzasadniają wprowadzenia stanów nadzwyczajnych. Natomiast poprzez pojęcie planowania cywilnego należy rozumieć całokształt działań natury organizacyjnej, polegających na opracowywaniu planów i programów służących optymalnemu wykorzystaniu dostępnych środków w sytuacjach kryzysowych oraz w ich zapobieganiu i przygotowywaniu do przejmowania nad nimi kontroli (art. 3 pkt 4 lit. a).
Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy o zarządzaniu kryzysowym, do zadań z zakresu planowania cywilnego należy zaliczyć m.in.:
· gromadzenie i przetwarzanie informacji o możliwych do użycia siłach i środkach w sytuacjach kryzysowych;
· opracowywanie procedur postępowania na wypadek zagrożeń;
· przygotowywanie planów reagowania kryzysowego.
Powyższe zadania powinny uwzględniać w pierwszej kolejności zapewnienie funkcjonowania administracji publicznej, stworzenie możliwości odtworzenia infrastruktury, wykorzystanie w sposób racjonalny gospodarowania dostępnymi siłami i środkami oraz zapewnienie ludziom warunków przetrwania w sytuacjach kryzysowych.
Dodatkowo uwzględniając wyjątkowy charakter gmin na prawach powiatu, ustawodawca wskazał w treści art. 3 ust. 6 ustawy o zarządzaniu kryzysowym, iż ilekroć w ustawie mowa będzie o powiecie, należy przez to rozumieć również miasto na prawach powiatu.
 
1.1.1.     Ustawa z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591) określa, iż działania podejmowane przez gminę służą zaspokajaniu zbiorowych potrzeb lokalnej wspólnoty. Ustawodawca określił (art. 7 ww. ustawy), iż zaspokajanie tych potrzeb należy do zadań własnych gminy i obejmuje m.in. zagadnienia utrzymywania porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli oraz ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej, w tym wyposażania i utrzymywania gminnego magazynu przeciwpowodziowego. Z kolei art. 8 ustawy o samorządzie gminnym zawiera podstawę do nakładania na gminy obowiązków wykonywania zadań zleconych z zakresu administracji rządowej. Ustawodawca wprowadzając ustawę z dnia 18 kwietnia 2002r. o stanie klęski żywiołowej (Dz. U. z 2002r. Nr 62, poz. 558) nałożył na prezydentów miast obowiązek opracowywania planów operacyjnych ochrony przed powodzią (ustawa o stanie klęski żywiołowej poszerzyła katalog przepisów prawnych uwzględnionych przez ustawodawcę w treści ustawy o samorządzie gminnym o art. 31a). Jednakże ustawodawca nie określił charakteru przedmiotowego planu oraz nie sprecyzował jego elementów składowych. Plan operacyjny docelowo powinien zawierać rozwiązania natury techniczno – organizacyjnej i powinien tym samym umożliwiać skuteczne zapobieganie powstawaniu powodzi oraz usuwanie jej skutków. Plan ten powinien również określać zasady współdziałania poszczególnych podmiotów w przypadku wystąpienia zagrożenia (na podstawie komentarza do art. 29 ustawy z dnia 18 kwietnia 2002r. o stanie klęski żywiołowej – Piotr Ruczkowski system informacji prawniczej LEX).
Ustawa z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym (tekst jednolity Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1592) określa w art. 4, iż powiat wykonuje określone ustawami zadania publiczne o charakterze ponadgminnym w zakresie m.in. ochrony przeciwpowodziowej (w tym wyposażania i utrzymania powiatowego magazynu przeciwpowodziowego), przeciwpożarowej i zapobiegania innym nadzwyczajnym zagrożeniom życia i zdrowia oraz środowiska a także w zakresie obronności. Ustawodawca wskazał również w art. 7, iż w drodze ustawy zostaną określone przypadki, w których właściwe organy administracji rządowej mogą nałożyć na powiat obowiązek wykonywania określonych czynności w zakresie należącym do zadań powiatu, związanych z usuwaniem bezpośrednich zagrożeń dla bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz z obronnością. Należy zwrócić uwagę, iż ustawodawca nie zastosował wyraźnego rozróżnienia na zadania własne oraz zlecone w sposób analogiczny do zastosowanych rozwiązań w ustawie o samorządzie gminnym. Katalog zadań wymienionych w art. 4 ww. ustawy stanowi katalog zamknięty, wszystkie zadania niezastrzeżone dla innych jednostek samorządu terytorialnego, wykonuje gmina. Dodatkowo, ustawa z dnia 18 kwietnia 2002r. o stanie klęski żywiołowej (Dz. U. z 2002r. Nr 62, poz. 558) wprowadziła zmianę w art. 12 ustawy o samorządzie powiatowym, dodając pkt 9d, w którym ustawodawca zobowiązał radę powiatu do dokonywania oceny stanu bezpieczeństwa przeciwpożarowego i zabezpieczenia przeciwpowodziowego powiatu. Powyższego zadania rada powiatu nie może przekazać do wykonania innym podmiotom (w tym na rzecz zarządu powiatu).
Zgodnie z art. 92 ustawy o samorządzie powiatowym funkcje organów powiatu w miastach na prawach powiatu sprawuje rada miasta oraz prezydent miasta. Ustawodawca określił szczególny charakter miasta na prawach powiatu jako gminy wykonującej zadania powiatu na zasadach określonych w ustawie o samorządzie powiatowym. Ustawodawca określił również, iż ustrój i działanie organów miasta na prawach powiatu, w tym skład, liczebność oraz tryb powoływania i odwoływania, a także zasady sprawowania nadzoru następuje w myśl postanowień ustawy o samorządzie gminnym.
W związku z powyższym Prezydent Miasta Opola jako organ właściwy w sprawach zarządzania kryzysowego na terenie Gminy Opole odpowiedzialny jest za prowadzenie działań w następujących obszarach związanych z występowaniem zagrożeń:
·   monitorowania;
·   planowania;
·   reagowania i usuwania skutków.
 
1.1.2.     Plany reagowania kryzysowego tworzone są w oparciu o art. 5 ust. 1 ustawy o zarządzaniu kryzysowym (Dz. U. z 2007r. Nr 89, poz. 590) na poziomie krajowym, wojewódzkim, powiatowym oraz gminnym. Ustawodawca określił również, w powyższym artykule szczegółowy wykaz elementów składających się na całość planów reagowania kryzysowego, które to winny zawierać:
i.        plan główny obejmujący:
·   charakterystykę zagrożeń oraz ocenę ryzyka ich wystąpienia;
·   charakterystykę sił i środków;
·   analizę funkcjonowania administracji publicznej (w zakresie właściwości terytorialnej);
·   wskazanie trybu aktualizacji planu oraz poszczególnych załączników funkcjonalnych;
ii.       procedury reagowania kryzysowego (zespół przedsięwzięć na wypadek sytuacji kryzysowej):
·   zadania w zakresie monitorowania zagrożeń;
·   bilans i tryb uruchamiania środków niezbędnych do usuwania skutków zagrożeń;
·   uruchamianie działań przewidzianych w planie reagowania kryzysowego;
·   zasady współdziałania;
iii.     załączniki funkcjonalne planu głównego w postaci:
·   standardowych procedur operacyjnych, których zadanie polega na opisaniu sposobów działania podmiotów realizujących zadania z zakresu zarządzania kryzysowego;
·   organizacji systemu łączności pomiędzy podmiotami realizującymi zadania z zakresu zarządzania kryzysowego;
·   organizacji systemu:
- monitorowania zagrożeń,
- ostrzegania,
- alarmowania,
·   zasad informowania ludności o zagrożeniach i sposobach postępowania w przypadku ich wystąpienia;
·   organizacji ewakuacji z obszarów zagrożonych;
·   organizacji opieki społecznej i medycznej;
·   organizacji ochrony przed zagrożeniami radiacyjnymi, biologicznymi i chemicznymi (opracowywane w planach reagowania kryzysowego opracowywanych tylko na poziomie krajowym i wojewódzkim – art. 5 ust. 3 ustawy o zarządzaniu kryzysowym);
·   wykazu zawartych umów i porozumień związanych z realizacja zadań zawartych w planie reagowania kryzysowego;
·   zasad i trybu oceniania i dokumentowania szkód.
Ustawodawca w art. 34 ww. ustawy określił, iż plany reagowania kryzysowego należy sporządzić w terminie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy.
 
1.1.3.     Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 15 czerwca 2004r. w sprawie warunków i trybu planowania i finansowania zadań wykonywanych w ramach przygotowań obronnych państwa przez organy administracji rządowej i organy samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2004r. Nr 152, poz. 1599) określa m.in. warunki oraz tryb planowania zadań wykonywanych w ramach przygotowań obronnych państwa (określanych przez ustawodawcę zamiennie jako „zadania obronne”) przez organy administracji rządowej i organy samorządu terytorialnego. Akt ten definiuje planowanie operacyjne jako ustalanie czynności dotyczących przygotowania i działania ww. organów w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny. Czynności te należy ująć w formie zestawów zadań operacyjnych. Ustawodawca określił również w ww. rozporządzeniu, iż opracowane w ramach planowania operacyjnego dokumenty planistyczne stanowią plany operacyjne (§ 2 pkt 7 i 9 rozporządzenia z dnia 15 czerwca 2004r.). Zgodnie z § 5 ust.1 pkt 6 ww. rozporządzenia elementem składowym planowania operacyjnego są, sporządzane przez starostów i prezydentów miast (w uzgodnieniu z właściwym wojewodą), plany operacyjne funkcjonowania powiatów i miast na prawach powiatów. Sporządzane na szczeblu powiatowym (w tym miasta na prawach powiatu) plany operacyjne powinny być sporządzane zgodnie z planem operacyjnym funkcjonowania województwa (opracowanym przez właściwego wojewodę). Rozporządzenie w sprawie warunków i trybu planowania i finansowania zadań wykonywanych w ramach przygotowań obronnych państwa przez organy administracji rządowej i organy samorządu terytorialnego, określa również katalog elementów składających się na całość planu operacyjnego tj.:
        i.      Wypisy z opracowanego przez właściwego wojewodę planu operacyjnego zawierające:
·   ocenę zagrożeń województwa;
·   zamiar realizacji zadań operacyjnych właściwego wojewody;
·   zadania operacyjne przeznaczone do wykonania przez organ sporządzający, sposób i terminy realizacji poszczególnych zadań operacyjnych oraz siły i środki przewidziane do wykorzystania w tym celu;
·   przedsięwzięcia i procedury dotyczące podwyższania gotowości obronnej oraz kierowania województwem;
·   zasady współdziałania w realizacji zadań operacyjnych z innymi organami oraz Siłami Zbrojnymi, sojuszniczymi siłami zbrojnymi i organizacjami międzynarodowymi;
       ii.      Ocenę zagrożeń na terenie objętym właściwością organu sporządzającego;
     iii.      Zamiar realizacji zadań operacyjnych organu sporządzającego, przeznaczonych do wykonania przez ten organ;
    iv.      Karty realizacji zadań operacyjnych, zgodnych ze wzorem stanowiącym załącznik do rozporządzenia;
      v.      Inne zagadnienia wynikające z właściwości organu sporządzającego, które organ ten uzna za niezbędne dla właściwej realizacji zadań operacyjnych;
    vi.      Przedsięwzięcia i procedury dotyczące podwyższania gotowości obronnej państwa oraz systemu kierowania w sferze właściwości organu sporządzającego.
Należy zwrócić uwagę na fakt, iż ustawodawca określając w art. 17 ust.1 ustawy o zarządzaniu kryzysowym starostę jako organ właściwy w sprawach zarządzania kryzysowego na obszarze powiatu, powierzył jednocześnie staroście w ust. 2 pkt 6 ww. artykułu odpowiedzialność za wykonywanie przedsięwzięć wynikających z planu operacyjnego funkcjonowania powiatów i miast na prawach powiatu. Czynności te stanowią element składowy planowania obronnego (czyli zadań obronnych zlecanych jednostce samorządu terytorialnego) służącego przygotowaniom obronnym państwa w myśl Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 czerwca 2004r. Powierzenie przez ustawodawcę legitymacji do realizacji przez starostę/prezydenta miasta na prawach powiatu zadania z zakresu obronności państwa w akcie normatywnym regulującym obszar zarządzania kryzysowego stanowi wyraz rangi powyższego zagadnienia oraz wzajemnego uzupełniania się systemów zarządzania kryzysowego oraz obronności państwa.
W celu ustalenia czynności dotyczących przygotowania i działania organów samorządu terytorialnego w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny, Prezydent Miasta Opola działając na podstawie § 5 ust.1 pkt 6 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 czerwca 2004r. wydał Zarządzenie Nr OR.I-0151-593/2005 z dnia 17 października 2005r. w sprawie opracowania i wprowadzenia Planu operacyjnego funkcjonowania miasta na prawach powiatu Opola (POFMnaPP Opola). Realizację powyższego celu Prezydent Miasta Opola powierzył w § 4 ww. zarządzenia Naczelnikowi Wydziału Zarządzania Kryzysowego, Ochrony Ludności i Spraw Obronnych Urzędu Miasta Opola.
 
1.1.4.     Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 21 września 2004r. w sprawie gotowości obronnej państwa (Dz. U. z 2004r. Nr 219, poz. 2218) określa kategorie stanów gotowości obronnej państwa wraz z warunkami ich wprowadzania. Akt ten określa również zadania związane z podwyższaniem gotowości obronnej państwa, a także organizacje i zadania w zakresie tworzenia systemu stałych dyżurów na potrzeby podwyższania gotowości obronnej państwa. Zgodnie z § 8 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia w celu zapewnienia ciągłości przekazywania decyzji w stanie stałej gotowości obronnej państwa (utrzymywanej w czasie pokoju, gdy nie stwierdza się występowania istotnych zagrożeń zewnętrznego bezpieczeństwa państwa) tworzy się system stałych dyżurów. Przedmiotowy system jest tworzony m.in. na szczeblu wojewódzkim, w celu przekazywania przez właściwego wojewodę decyzji w sprawie wprowadzania wyższych stanów gotowości obronnej państwa. Decyzje te przekazywane są marszałkom województw, starostom, wójtom, burmistrzom i prezydentom miast oraz organom niezespolonej administracji rządowej, kierownikom zespolonych służb, inspekcji i straż wojewódzkich, kierownikom podległych i nadzorowanych jednostek organizacyjnych, przedsiębiorcom oraz innym jednostkom organizacyjnym i organizacjom społecznym, wytypowanym do wykonania określonych zadań obronnych, mających swoją siedzibę na terenie województwa. Natomiast § 8 ust. 3 ww. rozporządzenia identyfikuje następujące zadania wykonywane w ramach stałych dyżurów:
        i.      uruchamianie, w warunkach wystąpienia zagrożenia bezpieczeństwa państwa, procedur związanych z podwyższaniem gotowości obronnej państwa;
       ii.      przekazywanie decyzji upoważnionych organów w sprawie uruchamiania określonych zadań wynikających z wprowadzania wyższych stanów gotowości państwa oraz przekazywanie właściwym organom informacji o stanie sił uruchamianych podczas podwyższania gotowości obronnej państwa.
Ustawa o zarządzaniu kryzysowym określając zadania starosty w sprawach zarządzania kryzysowego w art. 17 ust. 2 pkt 6 (porównaj pkt 1.1.2. niniejszego sprawozdania) wskazał, iż starosta wykonuje przedsięwzięcia wynikające z planu operacyjnego funkcjonowania powiatu/miasta na prawach powiatu (planu, którego elementem składowym jest zapewnienie ciągłości przekazywania decyzji związanych z podwyższaniem gotowości obronnej państwa). Obowiązek zapewnienia ciągłości przekazywania decyzji na potrzeby podwyższania gotowości obronnej państwa w postaci pełnienia stałego dyżuru określa również art. 20 ust. 1 pkt 6 ww. ustawy, powierzając jego realizację prezydentowi miasta i wskazuje jednocześnie, iż realizacja przedmiotowego zadania może nastąpić w oparciu o utworzoną komórkę organizacyjną – Miejskie Centrum Zarządzania Kryzysowego (art. 20 ust. 2 ustawy o zarządzaniu kryzysowym).
Organizacja stałego dyżuru (zadania zleconego, jako część planowania obronnego) Prezydenta Miasta Opola została opracowana w formie Zarządzenia Nr OR.I-0151-877/08 z dnia 7 lipca 2008r. – zastępując obowiązujące od 2005r. Zarządzenie Nr OR.I-284/2005 z dnia 2 czerwca 2005r. – w sprawie organizacji stałego dyżuru Prezydenta Miasta Opola na potrzeby podwyższania gotowości obronnej państwa.
 
1.1.5. Zgodnie z art. 19 ustawa z dnia 26 kwietnia 2007r. o zarządzaniu kryzysowym prezydent miasta wykonuje zadania w zakresie zarządzania kryzysowego przy pomocy komórki organizacyjnej urzędu miasta właściwej w sprawach zarządzania kryzysowego. Art. 17 ust. 3 ww. ustawy wskazuje, iż starosta/prezydent miasta na prawach powiatu wykonuje zadania związane z zakresem zarządzania kryzysowego w oparciu o właściwą komórkę organizacyjną starostwa. Dodatkowo art. 18 ww. ustawy nakazuje utworzenie powiatowego centrum zarządzania kryzysowego powierzając jednocześnie utworzonej komórce realizację m.in. następujących zadań:
              i.      pełnienie całodobowego dyżuru w celu zapewnienia przepływu informacji na potrzeby zarządzania kryzysowego;
             ii.      współdziałanie z centrami zarządzania kryzysowego organów administracji publicznej;
           iii.      nadzór nad funkcjonowaniem systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania ludności;
          iv.      współdziałanie z podmiotami prowadzącymi akcje ratownicze, poszukiwawcze i humanitarne;
            v.      dokumentowanie podejmowanych przez centrum działań;
          vi.      realizacja zadań stałego dyżuru na potrzeby podwyższania gotowości obronnej państwa.
Analogiczne z ww. zestawieniem zadań zawiera art. 20 ustawy o zarządzaniu kryzysowym, który to art. powierzając prezydentowi miasta realizację zadań z zakresu zarządzania kryzysowego, stwarza możliwość utworzenia gminnego (miejskiego) centrum zarządzania kryzysowego w celu wykonywania przedmiotowych obowiązków.
 
1.1.6.     Podstawowy dokument określający strukturę organizacyjną urzędu – Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Opola wskazuje, iż zadania z zakresu zarządzania kryzysowego realizowane są przez Wydział Zarządzania Kryzysowego (ZK). W ramach tej komórki funkcjonują samodzielne stanowiska pracy oraz Referat ds. Zarządzania Kryzysowego, stanowiący jednocześnie miejskie centrum zarządzania kryzysowego, za którego pośrednictwem Prezydent Miasta Opola zapewnia realizację ustawowo określonych obowiązków (patrz pkt 1.1.5. niniejszego sprawozdania). Referat ds. Zarządzania Kryzysowego – Miejskie Centrum Zarządzania Kryzysowego wykonuje m.in. zadania z zakresu zarządzania kryzysowego (w tym w przypadku występujących zdarzeń naturalnych i awarii technicznych).
 
1.1.7.     Zgodnie z Dyrektywą 2007/60/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23 października 2007r. w sprawie oceny ryzyka powodziowego i zarządzania nim   (Dz.U.UE L z dnia 6 listopada 2007r.) państwa członkowskie zostały zobowiązane do wskazania dorzeczy i związanych z nimi obszarów wybrzeża zagrożonych powodzią oraz opracowania map ryzyka powodziowego i planów zarządzania tym ryzykiem dla w ten sposób wskazanych obszarów.
 
 
1.2. Ustalenia stanu faktycznego.
 
1.2.1. Przeprowadzając analizę legalności funkcjonującego systemu zarządzania kryzysowego zespół audytorów poddał ocenie realizację wymogu opracowania planu reagowania kryzysowego, wynikającego z ustawy z dnia 26 kwietnia 2007r. o zarządzaniu kryzysowym. W wyniku przeprowadzonych testów przeglądowych w postaci kwestionariusza samooceny oraz analizy udostępnionej dokumentacji audytorzy ustalili, iż:
              i.      Wojewoda działając na podstawie art. 14 ust. 2 pkt 2 oraz ust. 6 pkt 8 (w ramach zadań z zakresu planowania cywilnego) wydaje starostom/prezydentom miast na prawach powiatu zalecenia do powiatowych planów reagowania kryzysowego, a także przygotowuje, w oparciu o analizę zagrożeń w poszczególnych powiatach, wytyczne do ww. planów;
             ii.      Referat ds. Zarządzania Kryzysowego – Miejskie Centrum Zarządzania Kryzysowego otrzymał w dniu 12 maja 2008r. stanowiące podstawę do opracowania planu reagowania kryzysowego na szczeblu miasta na prawach powiatu, zalecenia wojewody z dnia 7 maja 2008r. (wydane na podstawie art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o zarządzaniu kryzysowym);
           iii.      Referat ds. Zarządzania Kryzysowego – Miejskie Centrum Zarządzania Kryzysowego otrzymał w dniu 16 lipca 2008r. wytyczne wojewody z dnia 8 lipca 2008r. do opracowania planu reagowania kryzysowego; powyższe wytyczne wojewoda opracował i przekazał jednostce samorządu terytorialnego działając na podstawie art. 14 ust. 6 pkt 8 ustawy o zarządzaniu kryzysowym;
          iv.      Prezydent Miasta Opola realizując obowiązek opracowania planu reagowania kryzysowego (art. 17 ust. 2 pkt 2a ustawy o zarządzaniu kryzysowym) w oparciu o zalecenia i wytyczne wojewody (art. 14 ust. 2 pkt 2 i ust. 6 pkt 2 ww. ustawy) wydał Zarządzenie Nr OR.I-0151-979/2008 z dnia 5 września 2008r. w sprawie powołania Zespołu do opracowania Powiatowego Planu Reagowania Kryzysowego dla Miasta Opola. Na utworzony przez Prezydenta Miasta Opola na potrzeby opracowania przedmiotowego planu zespół składają się:
·   Zespół Stały odpowiedzialny bezpośrednio za opracowanie Powiatowego Planu Reagowania Kryzysowego (PPRK). Zespół został utworzony przez Prezydenta na podstawie zasobu kadrowego Wydziału Zarządzania Kryzysowego.
·   Zespół Ekspertów, którego zadaniem jest udzielanie pomocy fachowej członkom Zespołu Stałego w trakcie opracowywania PPRK. W składzie zespołu prezydent, kierując się wyznaczonym przez ustawodawcę zakresem przedmiotowym PPRK (patrz pkt. 1.1.2.) uwzględnił następujące podmioty:
-Rzecznika Prasowego;
-Naczelnika Wydziału Inżynierii Miejskiej;
-Naczelnika Wydziału Ochrony Środowiska i Rolnictwa;
-Naczelnika Wydziału Komunikacji;
-Naczelnika Wydziału Spraw Obywatelskich;
-Naczelnika Wydziału Oświaty;
-Naczelnika Wydziału Kultury, Sportu i Turystyki;
-Naczelnika Wydziału Administracyjno – Gospodarczego;
-Naczelnika Wydziału Lokalowego;
-Naczelnika Wydziału Polityki Społecznej;
-Naczelnika Wydziału Informatyki;
-Miejskiego Konserwatora Zabytków;
-Komendanta Miejskiego Policji;
-Komendanta Miejskiego Państwowej Straży Pożarnej;
-Komendanta Straży Miejskiej;
-Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego;
-Powiatowego Lekarza Weterynarii;
-Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego;
-Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie;
-Dyrektora Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej „Centrum”;
-Dyrektora Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej „Zaodrze”;
-Dyrektora Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej „Śródmieście”;
-Dyrektora Miejskiego Zarządu Dróg;
-Prezesa Miejskiego Zakładu Komunikacyjnego Sp. z o.o.;
-Prezesa Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o.;
Przedstawiony katalog członków Zespołu Ekspertów nie stanowi katalogu zamkniętego, ponieważ przeprowadzana identyfikacja potencjalnych zagrożeń wstępujących na administrowanym terenie może ulec zmianie. W związku z powyższym Prezydent Miasta Opola, po przeprowadzeniu uzgodnień z Naczelnikiem Wydziału Zarządzania Kryzysowego może powołać przedstawiciela innych niż ww. specjalności. Naczelnik Wydziału Zarządzania Kryzysowego przewodniczy pracom Zespołu Stałego oraz kieruje działaniami Zespołu Ekspertów, natomiast utworzony zespół do pracowania PPRK działa do chwili uzgodnienia i zatwierdzenia planu. Załącznik do Zarządzenia Nr OR.I-0151-979/2008 Prezydenta Miasta Opola z dn. 5 września 2008r. stanowi Harmonogram opracowania Powiatowego Planu Reagowania Kryzysowego dla Miasta Opola.
            v.      Zgodnie z przyjętym harmonogramem w okresie od września do listopada 2008r. Zespół opracował:
·   merytoryczną część planu głównego;
·   tabelę procedur reagowania kryzysowego - PRK (ustalenie właściwych procedur na podstawie opracowanego katalogu zagrożeń wynikającego z oceny zagrożenia);
·   tabelę standardowych procedur operacyjnych – SPO (wynikających z wytycznych wojewody i procedur reagowania kryzysowego);
·   procedury reagowania kryzysowego i standardowe procedury operacyjne przyporządkowane właściwym jednostkom i komórkom organizacyjnym w raz z wyznaczeniem roli koordynacyjnej, wykonawczej lub współdziałającej;
Dodatkowo w miesiącu grudniu 2008r. w ramach działalności Zespołu przeprowadzono uzgodnienia realizacji procedur reagowania oraz procedur operacyjnych z właściwymi jednostkami i komórkami organizacyjnymi (patrz pkt 1.2.1 ppkt iv.).
Przekazanie przez wojewodę wytycznych oraz zaleceń w wyżej opisanych terminach (patrz ppkt ii. - iii.) spowodowało, iż plan reagowania kryzysowego dla Miasta Opola został opracowany przez Zespół z przekroczeniem wyznaczonego przez ustawodawcę terminu. Ustawodawca w treści art. 34 ustawy o zarządzaniu kryzysowym określił, iż plany reagowania kryzysowego powinny zostać sporządzone (w tym przez Prezydenta Miasta Opola) w terminie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie przedmiotowej ustawy. A zatem, przy jednoczesnym uwzględnieniu art. 35, w treści którego ustawodawca określił, iż ustawa wchodzi w życie po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia, termin sporządzenia planów reagowania kryzysowego został wyznaczony na koniec sierpnia 2008r. – prace nad opracowaniem planu reagowania kryzysowego dla miasta Opola zostały rozpoczęte we wrześniu 2008r. W trakcie przeprowadzania przedmiotowego zadania audytowego Zespół prowadził prace związane z uzgodnieniami opracowanego planu z wojewodą (art. 14 ustawy o zarządzaniu kryzysowym);
          vi.      Opracowany przez Zespół plan główny (zgodnie z art. 5 ust. 2, pkt 1 ustawy o zarządzaniu kryzysowym stanowiącym element składowy planu reagowania kryzysowego) zawiera:
·   charakterystykę zagrożeń oraz ocenę ryzyka ich wystąpienia reagowania kryzysowego. Scharakteryzowano 13 grup zagrożeń obejmujących:
- zagrożenia związane z wystąpieniem zdarzeń radiacyjnych;
- zagrożenia epidemiologiczne;
- zagrożenia wystąpienia chorób zakaźnych zwierząt;
- zagrożenia powodziowe;
- zagrożenie awarią przemysłową;
- zagrożenie bezpieczeństwa paliwowego;
- katastrofy budowlane;
- zagrożenia będące powodem wprowadzenia stanu klęski żywiołowej;
- zagrożenia będące powodem działania w stanie wojny;
- katastrofy drogowe i kolejowe;
- zagrożenia związane z wystąpieniem innych sytuacji kryzysowych (np. katastrofy lotnicze);
- zagrożenia pożarowe;
·   charakterystykę sił i środków pozostających do dyspozycji Prezydenta Miasta Opola, tj:
- środki finansowe w postaci:
> rezerwy celowej w budżecie miasta na realizację zadań własnych z zakresu zarządzania kryzysowego (art. 26 ust. 4 ustawy o zarządzaniu kryzysowym);
> budżetów inspekcji, służb i straży;
> środków przeznaczanych przez komórki organizacyjne miasta na pokrycie kosztów związanych z udzielaniem pomocy socjalno-bytowej;
> środków pozyskanych z budżetu centralnego;
- siły i środki Krajowego Systemu Ratowniczo – Gaśniczego (rozdysponowane na podstawie decyzji Komendanta Miejskiego Państwowej Straży Pożarnej w Opolu);
- siły i środki Policji – rozdysponowane na podstawie procedur określających tryb i sposób działania Policji;
- siły i środki systemu Państwowego Ratownictwa Medycznego – zgodnie z opracowanym na szczeblu wojewódzkim planem działania przedmiotowego systemu;
- siły i środki Straży Miejskiej w Opolu;
- siły i środki inspekcji:
> Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego;
> Państwowego Powiatowego Inspektoratu Sanitarnego dla miasta Opola i Powiatu Opolskiego;
> Powiatowego Inspektoratu Weterynarii dla miasta Opola i Powiatu Opolskiego;
- środki łączności i alarmowania, którymi dysponuje Wydział Zarządzania Kryzysowego;
- sprzęt zgromadzony w miejskim magazynie sprzętu Obrony Cywilnej;
- sprzęt zgromadzony w miejskim magazynie przeciwpowodziowym.
Audytorzy zwracają uwagę na fakt, iż miejski magazyn przeciwpowodziowy zlokalizowany jest na terenie Wojewódzkiej Bazy Magazynowo – Warsztatowej w Luboszycach i jest niedpłatnie udostępniany (wg informacji uzyskanych od audytowanych) Urzędowi Miasta Opola. W opinii audytorów istnieje potencjalne ryzyko, wycofania się wojewody z nieformalnej umowy zawartej z UM Opola. Uzasadnionym zatem staje się postulat zgłaszany przez audytowanych o konieczności wskazania i przygotowania pomieszczeń będących w posiadaniu UM Opola na powyższy cel.
·   analizę funkcjonowania administracji publicznej (w zakresie właściwości terytorialnej);
Audytorzy w wyniku przeprowadzonej analizy zgłosili zastrzeżenia dotyczące formy realizacji wymogu określonego w art. 5 ust.2 pkt 1 lit. e) ustawy o zarządzaniu kryzysowym, w którym to ustawodawca zobowiązał podmioty odpowiedzialne za sporządzenie planów reagowania kryzysowego do wskazania trybu aktualizacji planu oraz poszczególnych załączników funkcjonalnych. Utworzony przez Prezydenta Miasta Opola Zespół opracował tabelę pt. „Doskonalenie i aktualizacja planu”, w której docelowo umożliwiono wprowadzanie:
- zakresu aktualizacji;
- imienia oraz nazwiska osoby dokonującej aktualizacji;
- daty aktualizacji;
- podpisu osoby dokonującej aktualizacji.
Aczkolwiek, w treści merytorycznej opracowanego planu nie uwzględniono trybu wprowadzania przedmiotowych aktualizacji, należy jednak zaznaczyć, iż w Harmonogramie opracowania Powiatowego Planu Reagowania Kryzysowego dla Miasta Opola (Załącznik do Zarządzenia Prezydenta Miasta Opola nr OR.I – 0151/979/2008 z dnia 5 września 2008r.) Prezydent Miasta Opola powierzył odpowiedzialność za koordynację procesu aktualizacji planu Kierownikowi Miejskiego Centrum Zarządzania Kryzysowego. W związku z powyższym audytorzy zalecili zespołowi uwzględnić w treści planu reagowania kryzysowego zapis dotyczący trybu jego aktualizacji w celu zapewnienia skutecznego nadzoru nad aktualnością planu.
Po otrzymaniu w dniu 28 kwietnia 2009r. wstępnej wersji niniejszego sprawozdania audytowani zgłosili w treści pisma z dnia 30 kwietnia 2009r. (znak: ZK 5237/10/2009) dodatkowe wyjaśnienia, w których poinformowali audytorów, iż tryb wprowadzenia aktualizacji planu zgodnie z wymogiem określonym w art. 5 ust. 2 pkt 1 lit. e ustawy o zarządzaniu kryzysowym został uwzględniony w pkt. 5 Powiatowego Planu Reagowania Kryzysowego dla m. Opola – plan główny i § 4 projektu Zarządzenia Nr ORI – 0151 -…/2009 Prezydenta Miasta Opola z dnia ……..2009 r. w sprawie wprowadzenia do użytku Powiatowego Planu Reagowania Kryzysowego dla m. Opola. Zespół audytorów przyjął wyjaśnienia audytowanych i odstąpił od wydania rekomendacji w przedmiotowym zakresie.
               vii.      Audytorzy poddając analizie kwestię trybu aktualizacji planu reagowania kryzysowego stwierdzili również, iż w części planu głównego określającej charakterystykę zagrożeń i ocenę ryzyka (obejmującej m.in. wykaz obiektów na terenie miasta Opola zagrożonych atakami terrorystycznymi) nie uwzględniono funkcjonujących od: sierpnia 2008r. Centrum Handlowego „Karolinka” i marca 2009r. „Solaris Center”. Fakt ten świadczy w opinii audytorów o konieczności wypracowania skutecznego trybu dokonywania aktualizacji treści planu reagowania kryzysowego ze względu na jego szczególne umocowanie w ogólnokrajowym systemie zarządzania kryzysowego.
Audytowani w treści pisma z dnia 30 kwietnia 2009r. znak: ZK 5327/10/2009 udzielili zespołowi audytowemu dodatkowych wyjaśnień, że uwzględnione zostały w wykazie obiektów na terenie miasta Opola stanowiących cel potencjalnych ataków terrorystycznych ww. centra handlowe zgodnie ze zgłaszanymi przez audytorów zastrzeżeniami. W związku z tym audytorzy nie wydali rekomendacji w przedmiotowym obszarze.
             viii.      Utworzony przez Prezydenta Miasta Opola Zespół opracował zgodnie z wolą ustawodawcy wyrażoną w treści art. 5 ust. 2 pkt 2 ustawy o zarządzaniu kryzysowym procedury reagowania kryzysowego (PRK) stanowiące elementy składowe planu reagowania kryzysowego. Zespół opracował następujące procedury:
·   PRK-1 Procedura postępowania w przypadku wystąpienia zdarzeń radiacyjnych;
·   PRK-2 Procedura postępowania w czasie zagrożenia epidemicznego i epidemii;
·   PRK-3 Procedura postępowania w czasie zagrożenia wystąpienia chorób zakaźnych zwierząt;
·   PRK-4 Procedura postępowania – Plan operacyjny ochrony przed powodzią;
·   PRK-5 Procedura postępowania w przypadku wystąpienia poważnych awarii przemysłowych;
·   PRK-6 Procedura postępowania w przypadku zagrożenia bezpieczeństwa paliwowego i zakłóceń na rynku naftowym;
·   PRK-7 Procedura postępowania podczas wystąpienia stanu klęski żywiołowej;
·   PRK-8 Procedura postępowania w czasie stanu wyjątkowego;
·   PRK-9 Procedura postępowania w czasie stanu wojennego;
·   PRK-10 Procedury działania w nietypowych sytuacjach kryzysowych.
Zespół opracowując ww. procedury reagowania kryzysowego uwzględnił w ich treści wskazania ustawodawcy (art. 5 ust. 2 pkt 2 lit. a – c ustawy o zarządzaniu kryzysowym) dotyczące podziału zadań w zakresie monitorowania zagrożeń, bilansu trybu uruchamiania sił i środków oraz trybu uruchamiania przewidywanych w planie działań, a także zasad współdziałania. Opracowane procedury mają postać tabelarycznych zestawień zawierających jasno określone cele danej procedury, wskazanie beneficjentów procedur (w tym lidera), formalne podstawy realizacji zadań oraz opis postępowania (uwzględniający katalog elementów wymienionych w ww. art.).
Audytorzy stwierdzili również, iż opracowana procedura postępowania PRK – 4 Plan operacyjny ochrony przed powodzią zastąpiła opracowany na podstawie art. 34 ust. 1a ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym analogiczny Plan operacyjny ochrony przed powodzią miasta Opola. Albowiem zgodnie z przywołanym przepisem prezydent miasta na prawach powiatu opracowuje plan operacyjny ochrony przed powodzią. Prezydent Miasta Opola w dniu 24 marca 2003r. wydał Zarządzenie Nr OR.II-0155-75/2003 w sprawie opracowania i wprowadzenia Planu operacyjnego ochrony przed powodzią. Obecnie obowiązującym planem jest plan zamieszczony w procedurze postępowania PRK – 4, w związku z powyższym audytorzy zalecają opracowanie Zarządzenia pozbawiającego mocy obowiązującej Zarządzenie Nr OR.II-0155-75/2003 na podstawie którego opracowany nie obowiązujący jw. praktyce plan operacyjny ochrony przed powodzią.
Audytowani ustosunkowując się do zastrzeżeń zespołu audytowego w treści przekazanego sprawozdania, poinformowali audytorów (pismo z dnia 30 kwietnia 2009r. znak: ZK 5327/10/2009), iż po zatwierdzeniu przez Wojewodę Opolskiego Powiatowego Planu Reagowania Kryzysowego dla m. Opola zostanie on wprowadzony do użytku (…) zarządzeniem, w którym to stosownym zapisem w § 5 zostanie pozbawione mocy Zarządzenie Nr OR.II – 0155 – 75/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24 marca 2003 r. w sprawie opracowania i wprowadzenia Planu operacyjnego ochrony przed powodzią miasta Opola. W związku z powyższymzespół audytorów podtrzymuje swoje stanowisko, iż wykonanie wydanej przez zespół audytorów rekomendacji nastąpi dopiero w momencie wejścia w życie przygotowanego przez audytowanych projektu zarządzenia.   
           ix.            Zespół opracował zgodnie z wolą ustawodawcy wyrażoną w treści art. 5, ust. 2, pkt 3 ustawy o zarządzaniu kryzysowym załączniki funkcjonalne planu głównego - Standardowe Procedury Operacyjne (SPO) określające następujące zagadnienia:
·   Kierowania i nadzorowania działań podmiotów realizujących zadania z zakresu zarządzania kryzysowego:;
·   organizacji systemu łączności pomiędzy podmiotami realizującymi zadania z zakresu zarządzania kryzysowego;
·   organizacji systemu:
- monitorowania zagrożeń,
- ostrzegania,
- alarmowania,
·   zasad informowania ludności o zagrożeniach i sposobach postępowania w przypadku ich wystąpienia;
·   organizacji ewakuacji z obszarów zagrożonych;
·   organizacji opieki społecznej i medycznej;
·   organizacji ochrony przed zagrożeniami radiacyjnymi, biologicznymi i chemicznymi (opracowywane w planach reagowania kryzysowego opracowywanych tylko na poziomie krajowym i wojewódzkim – art. 5 ust. 3 ustawy o zarządzaniu kryzysowym);
·   wykazu zawartych umów i porozumień związanych z realizacja zadań zawartych w planie reagowania kryzysowego;
·   zasad i trybu oceniania i dokumentowania szkód.
                  x. Wykaz zawartych umów i porozumień związanych z realizacją zadań zawartych w planie reagowania kryzysowego (SPO – 8) zawiera następujące pozycje:
·     Umowę zawartą w dniu 18 stycznia 2008r. pomiędzy Gminą Opole a firmą (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) dotyczącą prowadzenia prac w zakresie usuwania i utylizacji martwej zwierzyny;
·     Umowę zawartą w dniu 18 lutego 2008r. pomiędzy Gminą Opole a firmą (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) dotycząca prowadzenia prac związanych z usuwaniem niebezpiecznych odpadów;
·     Porozumienie z dnia 17 marca 2008r. pomiędzy UM Opole a Miejskim Ośrodkiem Pomocy Rodzinie w Opolu w sprawie współpracy w zakresie podejmowania interwencji kryzysowej (udzielania bezpośredniego wsparcia psychologicznego ofiarom katastrof) w sytuacjach wystąpienia katastrof masowych;
·     Zarządzenie Wewnętrzne Nr 1/08 Prezesa Zarządu Miejskiego Zakładu Komunikacyjnego Sp. z o.o. w Opolu w sprawie dysponowania środków transportu na potrzeby prowadzenia akcji ratunkowych, w przypadku wystąpienia zdarzeń kryzysowych.
Podczas analizy powyższej dokumentacji, zespół audytorów otrzymał od audytowanych informację, iż w przypadku stwierdzenia występowania martwego zwierzęcia (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) podejmuje odpowiednie działania po otrzymaniu telefonicznego zgłoszenia ze strony pracowników UM Opola lub też Straży Miejskiej. W celu sprawdzenia w praktyce funkcjonującego systemu audytorzy przeprowadzili test rzeczywisty, w którym oceniono przygotowanie pracowników Urzędu w przedmiotowym obszarze. Członek zespołu audytorów przeprowadził rozmowę telefoniczną z pracownikiem Biura Obsługi Obywatela (nr tel 077 451-19-67). Pracownik BOO sugerując się zakresem obowiązków wynikających z Regulaminu Organizacyjnego wskazał jako komórkę właściwą Wydział Ochrony Środowiska i Rolnictwa, podał numer telefonu oraz dane pracownika komórki. Wskazany pracownik OŚR przyjął „zgłoszenie” audytorów oraz udzielił wyczerpującej informacji na temat praktycznego funkcjonowania systemu usuwania martwych zwierząt na podstawie zawartego porozumienia z firmą (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) Zgłoszenia tego typu są przekazywane firmie odpowiedzialnej za uprzątnięcie zwierzęcia przez pracowników OŚR, MZD w przypadku zwierząt w pasie drogowym, MCZK oraz Straży Miejskiej.
 
 
1.2.2.     W ramach przeprowadzanych badań zespół audytorów poddał analizie stopień realizacji wymogu opracowania planu operacyjnego funkcjonowania miasta jako zadania zleconego jednostce samorządu terytorialnego z zakresu zadań obronnych państwa (patrz pkt 1.1.3.). Wymóg ten został określony przez ustawodawcę w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 15 czerwca 2004r. w sprawie warunków i trybu planowania i finansowania zadań wykonywanych w ramach przygotowań obronnych państwa przez organy administracji rządowej i organy samorządu terytorialnego. Zespół audytorów w wyniku przeprowadzonej analizy dokumentacji oraz zwrotnych odpowiedzi udzielonych w kwestionariuszu samooceny, a także na podstawie wywiadów z audytowanymi uzyskali następujące rezultaty:
              i.      W dniu 17 sierpnia 2005r. wojewoda opolski przekazał (zgodnie z wymogiem określonym w § 6 ust.1 pkt 3 ww. rozporządzenia) Prezydentowi Miasta Opola wytyczne niezbędne do opracowania planu operacyjnego funkcjonowania miasta oraz wypisy z planu operacyjnego funkcjonowania województwa obejmujące następujące elementy:
·   Ocenę zagrożeń województwa;
·   Zamiar realizacji zadań operacyjnych właściwego wojewody;
·   Zadania operacyjne przeznaczone do wykonania przez organ sporządzający, sposób i terminy realizacji poszczególnych zadań operacyjnych oraz siły i środki przewidziane do wykorzystania w tym celu;
·   Przedsięwzięcia i procedury dotyczące podwyższania gotowości obronnej oraz kierowania województwem;
·   Zasady współdziałania w realizacji zadań operacyjnych z innymi organami oraz Siłami Zbrojnymi, sojuszniczymi siłami zbrojnymi i organizacjami międzynarodowymi;
             ii.      Prezydent Miasta Opola Zarządzeniem NR OR.I-0151-593/2005 z dnia 17 października 2005r. w sprawie opracowania i wprowadzenia Planu operacyjnego funkcjonowania miasta na prawach powiatu Opola powierzył odpowiedzialność za opracowanie planu operacyjnego kierownikowi Referatu ds. Zarządzania Kryzysowego funkcjonującego w ramach Wydziału Zarządzania Kryzysowego. Jednocześnie Prezydent wyznaczył termin graniczny opracowania planu operacyjnego na dzień 16 listopada 2005r.;
           iii.      Opracowany Plan operacyjny funkcjonowania miasta na prawach powiatu Opola zawiera następujący katalog (określonych przez ustawodawcę w ww. rozporządzeniu) elementów składowych:
· Wypisy z planu operacyjnego funkcjonowania województwa (patrz pkt 1.2.2. ppkt i.);
· Ocenę zagrożeń występujących na terenie objętym właściwością organu sporządzającego;
· Określenie zamiaru realizacji zadań operacyjnych organu sporządzającego, przeznaczonych do wykonania przez ten organ;
· Karty realizacji zadań operacyjnych – zgodne ze wzorem stanowiącym załącznik do ww. rozporządzenia;
· Zagadnienia wynikające z właściwości organu sporządzającego, które organ uzna za niezbędne dla właściwej realizacji zadań operacyjnych;
· Przedsięwzięcia i procedury dotyczące podwyższania gotowości obronnej państwa oraz systemu kierowania w sferze właściwości organu sporządzającego plan. 
          iv.      Ze względu na charakter i tematykę opracowania plan operacyjny posiada klauzule tajności „zastrzeżone”, badania audytorów potwierdziły prawidłowość w zakresie zabezpieczenia przechowywania przedmiotowej dokumentacji;
            v.      Opracowany plan operacyjny został przekazany w dniu 6 grudnia 2005r. do zatwierdzenia wojewodzie opolskiemu (zgodnie z wymogiem określonym w § 7 pkt 3 ww. rozporządzania). Zatwierdzenie planu przez wojewodę nastąpiło w dniu 10 stycznia 2006r.;
          vi.      Prezydent Miasta Opola przekazał wyciągi z planu operacyjnego następującym podmiotom:
· Komendantowi Komendy Miejskiej Policji w Opolu;
· Komendantowi Komendy Miejskiej Państwowej Straży Pożarnej w Opolu;
· Państwowemu Powiatowemu Inspektorowi Sanitarnemu;
· Powiatowemu Inspektorowi Nadzoru Budowlanego.
Przeprowadzone badanie potwierdziło, realizację obowiązku opracowania planu operacyjnego funkcjonowania miasta zgodnie z kryteriami określonymi przez ustawodawcę w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 15 czerwca 2004r. w sprawie warunków i trybu planowania i finansowania zadań wykonywanych w ramach przygotowań obronnych państwa przez organy administracji rządowej i organy samorządu terytorialnego.
 
1.2.3.     Kolejne badanie przeprowadzone przez audytorów polegało na analizie stopnia realizacji przez Prezydenta Miasta Opola zadania zleconego w postaci organizacji stałego dyżuru pełnionego na potrzeby podwyższenia gotowości obronnej państwa (patrz pkt 1.1.4). Pełnienie stałego dyżuru ma za zadanie zachowanie ciągłości przekazywania decyzji na potrzeby podwyższania gotowości obronnej państwa i stanowi element realizacji zadań operacyjnych ujętych w Planie Operacyjnym Funkcjonowania Miasta na Prawach Powiatu Opola (patrz pkt 1.2.2 ppkt iii.).
Prezydent Miasta Opola Zarządzeniem Nr OR.I-0151-877/08 z dnia 7 lipca 2008r. wprowadzając organizację stałego dyżuru na potrzeby obronności ustalił, iż dyżur pełniony jest całodobowo przy wykorzystaniu pracowników Urzędu Miasta zabezpieczających obieg informacji i posiadających upoważnienia do wykonywania prac obronnych o charakterze niejawnym. W praktyce system ten oparty jest o zasób kadrowy Wydziału Zarządzania Kryzysowego Urzędu Miasta Opola. Ww. zarządzenie pozbawiło mocy obowiązywania wcześniej obowiązujące Zarządzenie Prezydenta Miasta Opola Nr OR.I-0151-284/2005 z dnia 2 czerwca 2005r. określające organizację stałego dyżuru.
Zasady organizacji, uruchamiania i funkcjonowania stałego dyżuru określa „Instrukcja działania stałego dyżuru Prezydenta Miasta Opola” stanowiąca załącznik do Zarządzenia Nr OR.I-0151-877/2008. Instrukcja ta zawiera następujące elementy:
i.        wykaz osób wyznaczonych do pełnienia dyżurów;
ii.      grafik (plan) pełnienia służby przez obsadę osobową stałego dyżuru;
iii.     plan alarmowania (powiadamiania) pracowników Urzędu Miasta w związku z podwyższaniem gotowości obronnej państwa;
iv.    wykaz adresów, numerów telefonów, fax-ów i e-maili osób wyznaczonych do pełnienia stałych dyżurów w organach nadrzędnych i współdziałających.
Audytorzy ustalili również, iż kierownicy samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej: Centrum, Śródmieście i Zaodrze wywiązali się z nałożonego przez Prezydenta Miasta w § 6 ww. zarządzenia obowiązku i opracowali w wyznaczonym terminie do 4 sierpnia 2008r.: dokumentację służby stałego dyżuru oraz zorganizowali stałe dyżury i określili zasady ich pełnienia (w oparciu o ww. kryteria – „Instrukcja działania stałego dyżuru”).
 
1.2.4. Trakcie badań przedmiotowego obszaru zespół audytorów poddał analizie realizację ustawowo określonych obowiązków (patrz pkt 1.1.5.) wykonywanych przez funkcjonujący w ramach Wydziału Zarządzania Kryzysowego Referat ds. Zarządzania Kryzysowego - Miejskie Centrum Zarządzania Kryzysowego (MCZK). Audytorzy na podstawie udostępnionej dokumentacji oraz analizy zwrotnych odpowiedzi otrzymanych w kwestionariuszu samooceny stwierdzili, co następuje:
i.        MCZK realizuje zadania w zakresie kierowania reagowaniem kryzysowym na zdarzenie kryzysowe powstałe na terenie miasta na prawach powiatu Opola, zapewniając tym samym całodobowy przepływ informacji na potrzeby zarządzania kryzysowego. Centrum składa się z:
·   Referatu ds. Zarządzania Kryzysowego pracującego zgodnie z rozkładem czasu pracy obowiązującym w Urzędzie Miasta Opola, zapewnieniem stałej dyspozycyjności;
·   Służby dyżurnej Straży Miejskiej, która to w dni robocze – w godzinach od 1530 do 730, w dni wolne od pracy-przez całą dobę zapewnia obieg informacji na temat funkcjonowania miasta oraz powiadamia osoby posiadające uprawnienia do działania w sytuacjach szczególnych zgodnie z „Planem powiadamiania (alarmowania) kierowniczej kadry Urzędu Miasta na wypadek nadzwyczajnych zagrożeń”;
             ii.      Zakres współdziałania MCZK z podmiotami uczestniczącymi w procesie zarządzania kryzysowego oraz sposoby koordynacji wspólnych działań podejmowanych w przypadku zaistnienia sytuacji kryzysowej określają następujące opracowania Urzędu Miasta Opola:
·   Regulamin pracy Powiatowego Zespołu Zarządzania Kryzysowego, którego elementem składowym jest MCZK (patrz Obiekt 2 – Analiza działalności Powiatowego Zespołu Zarządzania Kryzysowego);
·   Instrukcja Służby Dyżurnej Miejskiego Centrum Zarządzania Kryzysowego, która to Służba jest całodobowym elementem kierownia miastem w okresie zagrożenia, awarii, katastrof i stanów nadzwyczajnych. Instrukcja określa m.in.:
- zadania i obowiązki służby obejmujące m.in. zbieranie napływających informacji pochodzących od służb, inspekcji i straży, komórek organizacyjnych UM Opola i centrów zarządzania kryzysowego sąsiednich jednostek samorządu terytorialnego oraz utrzymywanie stałej łączności radiowej (patrz zdj. nr 1) z instytucjami monitorującymi zdarzenia kryzysowe:
> Centrum Zarządzania Kryzysowego Urzędu Wojewódzkiego;
> Komendą Miejską Policji w Opolu;
> Komendą Miejską Państwowej Straży w Opolu;
> Komendą Straży Miejskiej w Opolu;
> Powiatową Stacją Sanitarno – Epidemiologiczną;
> Powiatowym Inspektorem Weterynarii;
> Miejskim Zarządem Dróg;
> Wodociągami i Kanalizacją Sp. z o.o.;
> Wojewódzkim Sztabem Wojskowym w Opolu;
> Garnizonowym Ośrodkiem Alarmowania Wojska Polskiego Opolu;
- udział Służby w ostrzeganiu i alarmowaniu ludności wypadku wystąpienia nadzwyczajnego zagrożenia (np. skażenia promieniotwórczego, pożarów przestrzennych);
- zasady pełnienia Służby wg ustalonego przez Kierownika MCZK grafiku;
- czas i sposób pełnienia Służby;
- zasady zbierania i przekazywania informacji w sytuacjach kryzysowych;
·   Siatka bezpieczeństwa stanowiąca zestawienie zagrożeń ze wskazaniem członków Powiatowego Zespołu Zarządzania Kryzysowego odpowiedzialnych za podejmowanie działań. Siatka określa podmioty wiodące, koordynujące i pomocnicze ;
·   Plan powiadamiania (alarmowania) kierowniczej kadry Urzędu Miasta na wypadek nadzwyczajnych zagrożeń. Plan stanowi zestawienie kategorii potencjalnych zagrożeń (otrzymanych sygnałów) z przyporządkowanymi numerami telefonów osób powiadamianych w pierwszej kolejności oraz osób wyznaczonych w zastępstwie.
 
Zdj.nr 1 – urządzenia wykorzystywane dotrzymywania stałej łączności radiowej.
 
iii.     Organizacja łączności pomiędzy podmiotami realizującymi zadania z zakresu zarządzania kryzysowego odbywa się na podstawie opracowań MCZK stanowiących załączniki do Instrukcji służby dyżurnej:
·   Schematu łączności kierowania i współdziałania na wypadek stanów nadzwyczajnych;
·   Organizacji (schematu) łączności radiowej UM Opola na wypadek sytuacji kryzysowej.
iv. Ze względu na zakres wykonywanych zadań MCZK w związku z przekazywaniem informacji o zagrożeniach Centrum współuczestniczy w systemie informowania ludności o zagrożeniach. System ten funkcjonuje w oparciu o Rzecznika Prezydenta Miasta Opola i został szczegółowo opisany w Standardowych Procedurach Operacyjnych SPO – 4.1 i SPO – 4.2 stanowiące załączniki funkcjonalne do Planu Reagowania Kryzysowego. Ww. procedury określają zasady spójnej polityki informacyjnej prowadzonej przez podmioty systemu reagowania kryzysowego oraz zasady tworzenia pracy punktów kontaktowych po wystąpieniu kryzysu. Zgodnie z powyższym rzecznik na podstawie otrzymanych od MCZK informacji tworzy komunikaty, które następnie przekazuje mediom lokalnym.
v. Szczegółowy sposób organizacji systemu ostrzegania i alarmowania ludności, w którym uczestniczy MCZK regulują Standardowe Procedury Operacyjne SPO – 3.6 (Ostrzeganie ludności w sytuacjach kryzysowych, stanach nadzwyczajnych i w czasie wojny), SPO – 3.7 (Ostrzeganie specjalnych instytucji, takich jak szkoły, szpitale, domy opieki, obiekty sportowe i rekreacyjne, duże zakłady przemysłowe oraz miejsca zgromadzeń publicznych), SPO – 3.8 (Ostrzeganie osób niesłyszących oraz nie mówiących po polsku). Zgodnie z ww. procedurami Rzecznik przekazuje lokalnym mediom komunikaty i ogłoszenia opracowane na podstawie informacji dostarczonych przez MCZK oraz umieszcza komunikaty na stronie telegazety TVP Opole i w Miejskiej Telewizji Opole. Natomiast MCZK przekazuje komunikaty o ostrzeżeniach w przypadku wystąpienia stanów nadzwyczajnych poprzez system syren alarmowych. W poniższej tabeli, na podstawie informacji przekazanych przez audytowanych zespół audytorów przedstawił lokalizację 27 syren alarmowych wraz z orientacyjnym określeniem zasięgu słyszalności sygnałów.
Tabela nr 1 – lokalizacja syren alarmowych na terenie miasta na prawach powiatu Opola
Lp.
lokalizacja
Wysokość (wyrażona w metrach nad poziomem gruntu), na której znajduje się syrena
Zasięg słyszalności (promień okręgu) sygnału syreny wyrażony w km
Możliwość nadawania komunikatów głosowych
1
ul. Sempołowskiej 3
13
3
-
2
Rynek – Ratusz
28
3
-
3
ul. Dambonia 83
14
3
-
4
ul. Ozimska 48
16
3
-
5
ul. Krakowska 51
15
3
-
6
ul. Fabryczna 13a
16
3
-
7
ul. Wrocławska 20c
28
3
-
8
ul. Luboszycka 7
25
3
-
9
ul. Oleska 57
9
3
-
10
ul. Głogowska 35
29
3
-
11
ul. Wiejska 54 A
7
3
-
12
ul. Wiejska 171 A
12
3
-
13
ul. Wschodnia 25
10
3
-
14
ul. Morcinka 43
7
3
-
15
ul. Grudzicka 48
12
1
TAK
16
ul. Chabrów 59
18
3
-
17
Plac Kościelny 2
9
3
-
18
ul. Domańskiego 3
10
3
-
19
ul. Chmielowicka 40
15
3
-
20
ul. Wyszomirskiego 28
9
3
-
21
ul. Wspólna 5
11
3
-
22
ul. Marka z Jemielnicy
23
3
-
23
ul. Popiełuszki 16
15
1
TAK
24
ul. Olimpijska 4
13
3
-
25
ul. Mjr Hubala 2
15
1
TAK
26
ul. Prószkowska 3
28
1
TAK
27
ul. Powstańców Śląskich 19
17
1
TAK
 
5 sposród ww. syren stanowią syreny elektroniczne umożliwiające przekazywanie komunikatów głosowych. System ostrzegania i alarmowania mieszkańców jest wspomagany dodatkowo przez 4 syreny Ochotniczej Straży Pożarnej, udostępnione przez Policje, Państwową Straż Pożarną i Straż Miejska pojazdy wyposażone w urządzenia głośnomówiące, 21 radiowych punktów alarmowania w zakładach pracy (punkty utrzymywane w ramach zadań zakresu Obrony Cywilnej) oraz 2 przenośne urządzenia głośnomówiące znajdujące się na wyposażeniu MCZK (patrz zdj. nr 2 i 3)
 
Zdj. nr 2                                                     Zdj. nr 3
W celu zapewnienia stałego nadzoru nad funkcjonującym systemem alarmowania Pracownicy MCZK przeprowadzają w odstępach cotygodniowych (co piątek, pomiędzy godz. 900 - 1000) testy sprawdzające funkcjonowanie utrzymywanej łączności radiowej z punktami alarmowania na terenie miasta. Audytorzy przeprowadzili badanie mające na celu potwierdzenie wykonania testu łączności radiowej. W czasie przeprowadzonego w siedzibie MCZK badania członek zespołu audytowego uczestniczył w teście sprawdzającym, w ramach którego pracownik MCZK nawiązał łączność radiową z punktami alarmowania wg wykazu obiektów, których szczegółowe zestawienie znajduje się w MCZK. Badanie potwierdziło realizację nadzoru nad systemem łączności radiowej.
Pracownicy Centrum jako członkowie Powiatowego Zespołu Zarządzania Kryzysowego zostali wyposażeni w kamizelki odblaskowe w celu ułatwienia ich identyfikacji przez mieszkańców (patrz zdjęcia nr 4 - 5). Kamizelki te są użytkowane również przez pozostałych członków PZZK podczas wykonywania swych obowiązków w trakcie występowania zdarzenia kryzysowego (w tym przez pracowników obsługujących przenośne urządzenia głośnomówiące).
Zdj. nr 4                                                           Zdj. nr 5
 W trakcie przeprowadzanej analizy systemu ostrzegania i alarmowania audytowani zgłaszali postulat konieczności przeprowadzenia modernizacji funkcjonującego systemu polegającej na konieczności wymiany 21 syren elektrycznych, które montowano w latach 1960 – 1965 na syreny elektroniczne umożliwiające nadawanie również komunikatów głosowych. Remont dotychczasowo użytkowanych urządzeń jest kosztowny i utrudniony ze względu na brak części zamiennych. Audytowani określili koszt remontu i modernizacji pojedynczego urządzenia na ok. 6 tys. PLN. Naczelnik Wydziału Kryzysowego skierował do Prezydenta Miasta Opola w latach 2006 i 2007 2 wnioski o ujęcie w planie wydatków (na lata 2007 i 2008) kwoty w wysokości 85 tys. PLN na zakup 3 elektronicznych syren alarmowych (ostatni zakup urządzenia tego typu nastąpił w 2004r.), wskazując jednocześnie konieczność przeprowadzenia remontu i modernizacji 8 syren alarmowych. Jednakże środki, o których przyznanie wnioskowali audytowani nie zostały przyznane. W konsekwencji, ze względu na ograniczone środki finansowe którymi dysponuje UM Opola istnieje ryzyko braku realizacji nadzoru nad stanem technicznym syren alarmowych, a w konsekwencji wybrakowaniem systemu alarmowania i wczesnego ostrzegania ludności. W związku z powyższym audytorzy przychylają się do argumentacji podnoszonej przez audytowanych i zalecają podejmowanie działań mających na celu pozyskanie środków finansowych na modernizacje systemu syren alarmowych. 
vi. Dla potrzeb planowania ochrony przed powodzią dyrektor Regionalnego Zarządu Gospodarki Wodnej we Wrocławiu (RZGW) sporządza studium ochrony przeciwpowodziowej, ustalające granice zasięgu wód powodziowych o określonym prawdopodobieństwie występowania oraz kierunki ochrony przed powodzią. W studium tym, w zależności od sposobu zagospodarowania terenu oraz ukształtowania tarasów zalewowych, terenów depresyjnych i bezodpływowych dokonywany jest podział obszarów na:
·   Obszary wymagające ochrony przed zalaniem z uwagi ma ich zagospodarowanie, wartość gospodarczą lub kulturową;
·   Obszary służące przepuszczaniu wód powodziowych, określane jako „obszary bezpośredniego zagrożenia powodzią”;
·   Obszary potencjalnego zagrożenia powodzią;
Pracownicy MCZK dysponują otrzymanym od Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego program „Bentley View” z wyznaczonymi przez RZGW strefami zagrożenia powodziowego dla miasta Opola w zależności od stanu wody na wodowskazie Miedonia. MCZK posiada stałe łącze telefoniczne pozwalające na uzyskanie aktualnych informacji o stanie wody wg wskazań automatycznej stacji pomiarowej – Miedonia. 
Dyrektywa 2007/60/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23 października 2007r. w sprawie oceny ryzyka powodziowego i zarządzania nim (Dz.U.UE L z dnia 6 listopada 2007r.) wprowadziła na państwa członkowskie obowiązek wskazania dorzeczy i związanych z nimi obszarów wybrzeża zagrożonych powodzią oraz opracowania map ryzyka powodziowego i planów zarządzania tym ryzykiem dla w ten sposób wskazanych obszarów.
Dyrektywa powyższa dotyczy wszystkich rodzajów powodzi, w tym powodzi spowodowanych wylaniem rzek i jezior, występujących na terenach miejskich i na obszarach wybrzeża, wywołanych nawalnymi deszczami i tsunami. Przewiduje się wdrożenie dyrektywy przez państwa członkowskie w trzech etapach. Pierwszy etap obejmuje wstępną ocenę ryzyka powodziowego w poszczególnych dorzeczach i na związanych z nimi obszarach wybrzeża, która ma zostać dokonana do roku 2011. W następnej kolejności przewiduje się przygotowanie map ryzyka powodziowego i map zagrożenia powodziowego w terminie do roku 2013. Na mapach należy wskazać obszary wysokiego, średniego i niskiego ryzyka, w tym obszary, na których wystąpienie powodzi uważane byłoby za zjawisko ekstremalne. Należy także podać takie szczegóły jak spodziewana głębokość wody, rodzaje działalności gospodarczej, które mogą zostać dotknięte skutkami powodzi, liczba mieszkańców potencjalnie dotkniętych powodzią oraz potencjalne szkody dla środowiska.
Na ostatnim etapie państwa członkowskie zobowiązane są do roku 2015 opracować plany zarządzania ryzykiem powodziowym. Plany te powinny obejmować środki mające na celu ograniczenie prawdopodobieństwa powodzi oraz jej skutków. Głównym celem tych środków powinno być zapobieganie użytkowaniu gruntów w sposób niezgodny z zasadą zrównoważonego rozwoju, np. poprzez nakłanianie do niebudowania domów na terenach zagrożonych powodzią. W planach zarządzania ryzykiem powodziowym uwzględnić należy także sposoby zmniejszenia prawdopodobieństwa wystąpienia powodzi na obszarach narażonych oraz ograniczania potencjalnych skutków powodzi poprzez odnowę tarasów rozlewowych i terenów podmokłych. Kolejnym istotnym aspektem, który musi zostać uwzględniony w planach zarządzania ryzykiem powodziowym, jest konieczność przygotowania ludności na wypadek powodzi.
W związku z powyższym, w trakcie przeprowadzanych przez audytorów badań w przedmiotowym obszarze, audytowani zgłosili konieczność wyposażenia Miejskiego Centrum Zarządzania Kryzysowego w system komputerowy pozwalający na odtwarzanie plików w formacie CAD, w którym to opracowywane zostaną mapy w oparciu o wymogi określone w powyższej Dyrektywie.
1.2.5. Zespół audytorów na podstawie kryteriów opisanych szczegółowo w pkt 1.1.1. niniejszego sprawozdania stwierdził, iż organ stanowiący miasta na prawach powiatu Opola nie realizuje obowiązku dokonywania oceny stanu zabezpieczenia przeciwpowodziowego powiatu zgodnie z art. 12 pkt 9d ustawy o samorządzie powiatowym z dnia 5 czerwca 1998r. W opinii audytorów powyższa ocena powinna opierać się na dostarczonej przez Miejskie Centrum Zarządzania Kryzysowego dokumentacji obejmującej m.in. charakterystykę występujących na terenie miasta na prawach powiatu zbiorników oraz cieków wodnych, informacji dotyczących prac związanych z utrzymywaniem sprawności technicznej sieci kanalizacyjnej ogólnospławnej oraz deszczowej. W ocenie audytorów dokonywana przez radę miasta w drodze uchwały ocena zapewni realizację ustawowo określonego wymogu                i jednocześnie stanowiłaby przejaw poszerzania poziomu partycypacji przedstawicieli lokalnej wspólnoty w istotnym obszarze zabezpieczenia przeciwpowodziowego miasta.
 
1.3. Analiza przyczyn i skutków uchybień
 
Badania w przedmiotowym obiekcie miały na celu dokonanie analizy organizacji systemu zarządzania kryzysowego w Urzędzie Miasta Opola. W trakcie przeprowadzonych badań audytorzy stwierdzili, iż opracowany przez Prezydenta Miasta Opola Plan Reagowania Kryzysowego Miasta Na Prawach Powiatu Opola (PPRK) uwzględnia katalog elementów składowych określonych w ustawie o zarządzaniu kryzysowym. Badania wykazały, że plan został opracowany z przekroczeniem wyznaczonego przez ustawodawcę terminu (12 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy o zarządzaniu kryzysowym), z powodu przekazania przez wojewodę niezbędnych do opracowania planu wytycznych oraz zaleceń w terminach uniemożliwiających zachowanie terminu określonego przez ustawodawcę. W związku z tym powyższe przekroczenie nie zostało potraktowane przez audytorów jako uchybienie. Na etapie zgłaszania dodatkowych uwag oraz wyjaśnień do treści sprawozdania audytowani uwzględnili, zgodnie ze zgłaszanymi przez audytorów zastrzeżeniami, w treści merytorycznej opracowanego planu głównego tryb wprowadzania aktualizacji planu (art. 5 ust. 2 pkt 1 lit. e ustawy o zarządzaniu kryzysowym). Dodatkowo audytowani, na podstawie zgłaszanych przez audytorów zastrzeżeń uwzględnili w części planu głównego określającej charakterystykę zagrożeń oraz ocen ryzyka funkcjonujące od: sierpnia 2008r. Centrum Handlowego „Karolinka” i marca 2009r. „Solaris Center”, jako obiekty zagrożone atakami terrorystycznymi na terenie miasta Opola.
Analizując treść PPRK audytorzy stwierdzili również, iż ze względu na fakt opracowania procedury postępowania PRK – 4 stanowiącej Plan operacyjny ochrony przed powodzią nastąpiła konieczność pozbawienia mocy obowiązywania Planu operacyjnego wprowadzonego Zarządzeniem Prezydenta Miasta Opola Nr OR.II-0155-75/2003 z dnia 24 marca 2003r. Opracowana procedura PRK – 4 zapewnia realizację wymogu określonego w art. 34 ust. 1a ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym polegającego na opracowywaniu przedmiotowych planów przez prezydenta miasta na prawach powiatu. Po zatwierdzeniu przez właściwego wojewodę PPRK nastąpi dostosowanie funkcjonujących w Urzędzie Miasta Opola opracowań w zakresie ochrony przeciwpowodziowej do aktualnego stanu faktycznego, poprzez wprowadzenie do użytku PPRK w drodze Zarządzenia Prezydenta Miasta Opola, którego projekt został opracowany przez audytowanych.
Audytorzy w trakcie przeprowadzanych badań potwierdzili realizację przez Prezydenta Miasta Opola zadania zleconego z zakresu obronności państwa obowiązku opracowania planu operacyjnego funkcjonowania miasta zgodnie z kryteriami określonymi przez ustawodawcę w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 15 czerwca 2004r. w sprawie warunków i trybu planowania i finansowania zadań wykonywanych w ramach przygotowań obronnych państwa przez organy administracji rządowej i organy samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 152, poz. 1599).
Zespół audytorów nie zgłosił również uwag w zakresie realizacji przez Prezydenta Miasta Opola zadania zleconego w postaci stałego dyżuru pełnionego na potrzeby podwyższenia gotowości obronnej państwa (patrz pkt 1.1.4). Pełnienie stałego dyżuru ma za zadanie zachowanie ciągłości przekazywania decyzji na potrzeby podwyższania gotowości obronnej państwa i stanowi element realizacji zadań operacyjnych ujętych w Planie Operacyjnym Funkcjonowania Miasta na Prawach Powiatu Opola,                  a przeprowadzone przez audytorów badania potwierdziły realizację tego wymogu.
Testy przeprowadzone przez audytorów potwierdziły również utrzymywanie stałej łączności radiowej w ramach systemu ostrzegania i alarmowania ludności.
Wątpliwości audytorów budzi lokalizacji miejskiego magazynu przeciwpowodziowego na terenie Wojewódzkiej Bazy Magazynowo – Warsztatowej w Luboszycach. Albowiem na podstawie przeprowadzonych wywiadów z audytowanymi zespół audytorów ustalił, iż pomieszczenia magazynowe są udostępniane Urzędowi Miasta Opola nieodpłatnie, na podstawie nieformalnego porozumienia z wojewodą. W opinii audytorów istnieje potencjalne ryzyko, wycofania się wojewody z nieformalnej umowy zawartej z UM Opola, a zatem uzasadnionym staje się postulat zgłaszany przez audytowanych o konieczności wskazania i przygotowania pomieszczeń będących w posiadaniu UM Opola na potrzeby magazynu przeciwpowodziowego.
W trakcie przeprowadzonej analizy działalności Miejskiego Centrum Zarządzania Kryzysowego audytorzy ocenili krytycznie brak skutecznych działań mających na celu zapewnienie modernizacji wykorzystywanego systemu syren alarmowych (wnioski składane przez MCZK nie uzyskują akceptacji Prezydenta Miasta). Brak zabezpieczonych środków na ten cel powoduje powstanie ryzyka wybrakowania systemu alarmowania ludności w najbliższej przyszłości.
Biorąc pod uwagę obowiązek wskazania dorzeczy i związanych z nimi obszarów wybrzeża zagrożonych powodzią oraz opracowania map ryzyka powodziowego i planów zarządzania tym ryzykiem dla w ten sposób wskazanych obszarów (wynikający z Dyrektywy 2007/60/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23 października 2007r. w sprawie oceny ryzyka powodziowego i zarządzania nim Dz.U.UE L z dnia 6 listopada 2007r.) oraz uwzględniając fakt, iż opracowane mapy stanowić będą materiał poddawany analizie przez MCZK, audytorzy przychylili się do zgłaszanych wniosków ze strony audytowanych i podzielają zasadność pozyskania oprogramowania umożliwiającego odczytywanie plików w formacie wykorzystywanym do utworzenia map. Stąd koniecznym będzie wyposażenie Miejskiego Centrum Zarządzania Kryzysowego w system komputerowy umożliwiającym odtwarzanie plików w formacie CAD.
Zespół audytorów stwierdził również, iż Rada Miasta Opola nie realizuje obowiązku dokonywania oceny stanu zabezpieczenia przeciwpowodziowego powiatu zgodnie z art. 12 pkt 9d ustawy o samorządzie powiatowym z dnia 5 czerwca 1998r. W opinii audytorów fakt ten wynika z niewłaściwej interpretacji zapisów ustawy o samorządzie powiatowym w myśl których miasto na prawach powiatu jest jednostką samorządową wypełniającą zarówno zadania gminne, jak i powiatowe.
 
 
1.4. Rekomendacje
 
A. Pozbawić mocy obowiązywania Zarządzenie Prezydenta Miasta Opola z dnia 24 marca 2003 Nr OR.II-0155-75/2003 wprowadzające Plan operacyjny ochrony przed powodzią i wskazać Procedurę Reagowania Kryzysowego   PRK–4 jako obowiązujący Plan operacyjny ochrony przed powodzią.
B. Podjąć działania w celu zabezpieczenia środków finansowych na:
i.        modernizację systemu syren alarmowych;
ii.       wyposażenie Miejskiego Centrum Zarządzania Kryzysowego w oprogramowanie umożliwiające odtwarzanie plików w formacie CAD;
C.     Podjąć działania mające na celu identyfikację pomieszczeń będących w posiadaniu UM Opola na potrzeby miejskiego magazynu przeciwpowodziowego.  
D. Zorganizować realizację ustawowego obowiązku dokonywania oceny stanu zabezpieczenia przeciwpowodziowego przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego.
 
 
2. Obiekt 2 Analiza działalności Powiatowego Zespołu Zarządzania Kryzysowego.
 
2.1. Kryteria szczegółowe.
 
2.1.1. Zgodnie z art. 17 ust 4 ustawy o zarządzaniu kryzysowym (Dz. U. z 2007r. Nr 89, poz. 590) prezydent miasta na prawach powiatu, w trakcie trwania sytuacji kryzysowej wykonuje zadania z zakresu zarządzania kryzysowego przy pomocy utworzonego przez siebie powiatowego zespołu zarządzania kryzysowego. Prezydent miasta określa zgodnie z delegacja zamieszczoną w treści powyższego art. skład zespołu, jego organizację, siedzibę oraz tryb pracy. Pracami zespołu funkcjonującego na terenie miasta na prawach powiatu, zgodnie z art. 17 ust. 6 kieruje prezydent miasta. W skład powiatowego zespołu zarządzania kryzysowego wchodzą osoby powołane spośród osób zatrudnionych w urzędzie miasta, miejskich jednostek organizacyjnych lub jednostek organizacyjnych stanowiących aparat pomocniczy kierowników zespolonych służb, inspekcji i straży powiatowych, a także przedstawicieli społecznych organizacji ratowniczych. Zespół zarządzania kryzysowego wykonuje zadania m.in. w zakresie:  
·   przekazywaniem do wiadomości publicznej informacji związanych z występującymi zagrożeniami (art. 14 ust. 8 pkt 3 ww. ustawy);
·   organizacji i prowadzenia ćwiczeń z zakresu reagowania na potencjalne zagrożenia (art. 17 ust. 2 pkt 3 ww. ustawy) – zadanie realizowane przez prezydenta miasta za pośrednictwem zespołu.
 
2.1.2. Prezydent Miasta Opola działając na podstawie art. 17 ustawy o zarządzaniu kryzysowym utworzył Zarządzeniem Nr OR.I-0151-501/07 z dnia 8 października 2007r. Powiatowy Zespół Zarządzania Kryzysowego Miasta Opola (PZZK). Zgodnie z treścią art. 32 ww. ustawy Gminne zespoły reagowania, powiatowe zespoły reagowania kryzysowego i wojewódzkie zespoły reagowania kryzysowego, utworzone na podstawie ustawy z dnia 12 kwietnia 2002r. o stanie klęski żywiołowej, stają się z dniem wejścia w życie niniejszej ustawy (o zarządzaniu kryzysowym) odpowiednio gminnymi zespołami zarządzania kryzysowego, powiatowymi zespołami zarządzania kryzysowego i wojewódzkimi zespołami zarządzania kryzysowego. zarządzaniu kryzysowym.
Załącznik do przedmiotowego zarządzenia stanowi Regulamin Pracy Powiatowego Zespołu Zarządzania Kryzysowego określający organizacje i zakres działania Zgodnie z § 17 Regulaminu Szef Zespołu zwołuje posiedzenia nie rzadziej niż raz na kwartał, a także zależności od potrzeb. Aczkolwiek ze względu na charakterystykę zdarzeń kryzysowych - wymagających podejmowania natychmiastowych działań, Powiatowy Zespół Zarządzania Kryzysowego będzie funkcjonował w trybie natychmiastowym.
Prezydent Miasta Opola w § 6 Regulaminu Pracy Powiatowego Zespołu Zarządzania Kryzysowego określił skład Zespołu (PZZK) obejmujący następujące podmioty:
·   Szef Zespołu – Prezydent Miasta Opola;
·   zastępca Szefa Zespołu – Naczelnik Wydziału Zarządzania Kryzysowego;
·   Miejskie Centrum Zarządzania Kryzysowego;
·   grupy robocze o charakterze stałym (tworzone przez etatowych pracowników Referatu ds. Zarządzania Kryzysowego w Wydziale Zarządzania Kryzysowego):
- planowania cywilnego;
- monitorowania, prognoz i analiz;
·   grupy robocze o charakterze czasowym:
- grupa operacji i organizacji działań w skład, której wchodzą przedstawiciele:
> Komendy Miejskiej Państwowej Straży Pożarnej;
> Komendy Miejskiej Policji;
> Straży Miejskiej;
> Wydziału Ochrony Środowiska i Rolnictwa;
> Rzecznik Prasowy Prezydenta Miasta Opola;
> Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego;
> Powiatowej stacji Sanitarno-Epidemiologicznej;
> Powiatowego Inspektoratu Weterynarii:
> Regionalnej Stacji Hydrologiczno-Meteorologicznej;
> Regionalnego Zarządu Gospodarki Wodnej we Wrocławiu Inspektorat w Opolu;
> Wojewódzkiego Zarządu Melioracji i Urządzeń Wodnych
- grupa zabezpieczenia logistycznego składającej się z przedstawicieli:
> Wydziału Inżynierii Miejskiej;
> Wydziału Oświaty;
> Wydziału Komunikacji:
> Wydziału Lokalowego:
> Wydziału Spraw Obywatelskich;
> Wydziału Urbanistyki, Architektury i Budownictwa;
> Wydziału Administracyjno-Gospodarczego;
> Wydziału Informatyki;
> Wydziału Budżetu;
> Miejskiego Zarządu Dróg;
> Miejskiego Zakładu Komunikacyjnego Spółki z o.o.;
> Zakładu Komunalnego Spółki z o.o.;
> Telekomunikacji Polskiej S.A. Obszaru Telekomunikacji w Opolu;
> Wodociągów i Kanalizacji Spółki z o.o.;
> Energetyki Cieplnej Opolszczyzny S.A.;
> Rejonu Energetycznego w Opolu;
> Oddziału Zakładu Gazowniczego w Opolu;
- grupa opieki zdrowotnej i pomocy socjalno-bytowej w skład której, wchodzą przedstawiciele:
> Wydziału Polityki Społecznej;
> Wydziału Oświaty;
> Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie.
 
2.1.3. Zasady oraz szczegółowy opis sposobu realizacji zadań przez Powiatowy Zespół Zarządzania Kryzysowego określają procedury reagowania kryzysowego (PRK) oraz standardowe procedury operacyjne (SPO) stanowiące element składowy opracowanego przez Prezydenta Miasta Opola, na podstawie art. 5 ustawy o zarządzaniu kryzysowym Powiatowego Planu Reagowania Kryzysowego (patrz pkt 1.1.2. Kryteria szczegółowe Obiektu 1).  
 
2.1.4.     Zgodnie z art. 20 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 21 listopada 1967r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczpospolitej Polskiej (test jednolity) do obowiązków wojewody w zakresie spraw obronności, należy sprawowanie kierowniczego nadzoru nad kierowaniem realizacją przedsięwzięć związanych z przygotowaniem stanowisk kierowania dla organów terenowych. Wojewoda działając na podstawie ww. przepisu w drodze Zarządzenia nr 15/09 z dnia 20 lutego 2009r.      w sprawie przygotowania systemu kierowania bezpieczeństwem narodowym w województwie opolskim określił, iż organy władzy publicznej oraz kierownicy zespolonych służb, inspekcji i straży tworzą system kierowania bezpieczeństwem narodowym w województwie opolskim. Wojewoda wskazał również w § 5 ww. Zarządzenia, iż przygotowanie stanowisk kierowania obejmuje przede wszystkim:
              i.      opracowanie koncepcji przygotowania głównego stanowiska kierowania;
             ii.      opracowanie harmonogramu przygotowania głównego stanowiska kierowania;
           iii.      przygotowanie regulaminu organizacyjnego głównego stanowiska kierowania;
          iv.      wydzielenie sprzętu teleinformatycznego w celu zapewnienia funkcjonowania stanowiska;
            v.      wydzielenie sprzętu kwaterunkowego i biurowego;
          vi.      wyposażenie stanowiska kierowania w urządzenia techniczne zapewniające autonomiczność funkcjonowania;
         vii.      przeprowadzenia szkoleń pracowników wyznaczonych do pełnienia obowiązków w ramach stanowiska kierowania.
Jednocześnie wojewoda wskazał w treści § 6 ww. zarządzenia, iż realizacja przedsięwzięcia w zakresie przygotowania systemu kierowania należy wykorzystać infrastrukturę i zaplecze techniczno – socjalne systemu zarządzania kryzysowego.
 
2.2. Ustalenia stanu faktycznego.
 
Na podstawie dostarczonej przez audytowanych dokumentacji dotyczącej funkcjonowania Zespołu w latach 2007-2008 oraz przeprowadzonych wywiadów, audytorzy uzyskali następujące rezultaty:
        i.      Prezydent Miasta Opola - Szef Zespołu powiadamia członków PZZK o posiedzeniach zwoływanych w trybie zwyczajnym, z co najmniej 14 dniowym wyprzedzeniem, natomiast o posiedzeniach zwoływanych w trybie nadzwyczajnym, członkowie PZZK powiadamiani są poprzez służbę dyżurną Miejskiego Centrum Zarządzania Kryzysowego;
       ii.      W przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Opola delegują na polecenie Szefa Zespołu wyznaczonych pracowników w celu zabezpieczenia pracy Zespołu. Skład PZZK stanowi załącznik do Regulaminu Pracy PZZK i stanowi tabelaryczne zestawienie członków Zespołu wraz ze wskazaniem miejsca pracy, stanowiska służbowego, numerów telefonów (służbowych i prywatnych) oraz pełnionej w Zespole funkcji;
     iii.      Proces alarmowania Zespołu oraz przekazywania informacji odbywa się w oparciu o Miejskie Centrum Zarządzania Kryzysowego (które to zapewnia również obsługę kancelaryjną Zespołu), stanowiska kierowania i dowodzenia poszczególnych służb, straży i inspekcji, a także dyżury uczestników działań. Należy nadmienić, iż w dni wolne od pracy oraz w dni robocze od godz. 1530 do 730 Straż Miejska zapewnia stały obieg informacji na temat funkcjonowania miasta oraz odpowiada za powiadamianie osób uprawnionych do działania w sytuacjach kryzysowych (w oparciu o Plan powiadamiania kierowniczej kadry UM Opola na wypadek nadzwyczajnych zagrożeń);
    iv.      Członkowie Powiatowego Zespołu Zarządzania Kryzysowego mogą docelowo korzystać na podstawie polecenia Szefa Zespołu (określającego zakres i termin) z wydzielonych pomieszczeń i urządzeń biurowo – technicznych Urzędu Miasta Opola. Ze względu na fakt, iż obsługę kancelaryjno – biurową Zespołu zapewnia Referat ds. Zarządzania Kryzysowego, posiedzenia zwołanego Zespołu (w tym szkolenia i ćwiczenia) są w pierwszej kolejności przeprowadzone z wykorzystaniem wydzielonych pomieszczeń Wydziału Zarządzania Kryzysowego UM Opola na ul. Sempołowskiej 3 (patrz zdj. nr 6). Pomiędzy posiedzeniami członkowie Zespołu pracują na swoich stanowiskach pracy lub też w miejscu zaistniałej sytuacji kryzysowej realizując zadania, które zostaną postawione na posiedzeniach. Członkowie Zespołu wykorzystują w celu likwidacji zagrożenia lub reagowania na zaistniałą sytuację posiadane wyposażenie i urządzenia w miejscu zatrudnienia, a także dysponują zgodnie z posiadanymi kompetencjami siłami oraz środkami podmiotów podległych (np. Prezydent Miasta Opola dysponuje zasobami sprzętowymi i kadrowymi administracji zespolonej na terenie miasta na prawach powiatu Opola).
 
Zdj. nr 6 - sala konferencyjna wykorzystywana jako miejsce posiedzeń PZZK (siedziba Wydziału Zarządzania Kryzysowego UM Opola przy ul. Sempołowskiej 3) 
 
v. Zespół audytorów poddał analizie stopień realizacji wymogu przygotowania stanowiska kierowania na potrzeby systemu kierowania bezpieczeństwem narodowym w województwie opolskim (patrz pkt 2.1.4.). Audytorzy, w wyniku przeprowadzonych wywiadów stwierdzili, iż w okresie realizacji przedmiotowego zadania audytowego pracownicy MCZK realizowali zalecenie wojewody określone w § 7 Zarządzenia nr 15/09 z dnia 20 lutego 2009r. w sprawie przygotowania systemu kierowania bezpieczeństwem narodowym w województwie opolskim opracowując „Koncepcję przygotowania głównego stanowiska kierowania miasta na prawach powiatu Opola”. Audytowani w trakcie przeprowadzanych rozmów wskazali, iż stanowisko kierowania zostanie zlokalizowane w wydzielonym pomieszczeniu (patrz zdj. nr 7) w zajmowanym przez Wydział Zarządzania Kryzysowego Urzędu Miasta Opola w budynku przy ul. Sempołowskiej 3. W związku z koniecznością realizacji szczegółowych wymogów określonych przez wojewodę opolskiego (patrz pkt 2.1.4.) audytorzy zalecają podjęcie działań w celu zabezpieczenia środków finansowych niezbędnych dla zagwarantowania niezbędnych warunków techniczno – socjalnych funkcjonowania przygotowywanego stanowiska kierowania. W opinii audytorów wskazana lokalizacja stanowić będzie rozwiązanie tymczasowe podyktowane dostępnymi zasobami finansowymi w budżecie Miasta Opola. Audytorzy stoją na stanowisku, iż docelowa lokalizacja stanowiska kierowania powinna obejmować podziemia budynku Ratusza – dawnego schronu przeciwlotniczego. Aczkolwiek w tym celu należy przeprowadzić szczegółową inwentaryzację budowlaną podziemi Ratusza, która do tej pory nie została przeprowadzona.
 
Zdj. nr 7
 
vi. Powiatowy Zespół Zarządzania Kryzysowego Miasta Opola (PZZK) funkcjonuje w oparciu o roczny plan pracy, przedkładany do zatwierdzenia Prezydentowi Miasta Opola;
         vii. W planie rocznym pracy Zespołu na rok 2007 zaplanowano przeprowadzenie 4 posiedzeń obejmujących następujące zagadnienia:
·   Organizację ratownictwa medycznego. Podstawowe środki ochrony przed powodzią i innymi zdarzeniami – posiedzenie przeprowadzono w dniu 29 marca 2007r. w Opolskim Centrum Ratownictwa Medycznego;
·   Prezentację funkcjonowania Komendy Miejskiej Państwowej Straży Pożarnej w Opolu po reorganizacji służb mundurowych podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji – posiedzenie przeprowadzono w dniu 25 maja 2007r. w Komendzie Miejskiej Państwowej Straży Pożarnej w Opolu;
·   Ochrony dóbr kultury na wypadek powstania klęsk żywiołowych i zagrożeń środowiska, w czasie wojny oraz usuwanie ich skutków – posiedzenie planowane na wrzesień 2007r. w siedzibie Muzeum Wsi Opolskiej - nie zostało przeprowadzone;
·   Bioterroryzm. Czynniki ekotoksylogiczne wpływające na zdrowie i życie człowieka – posiedzenie planowane na listopad 2007r. w Urzędzie Miasta Opola - nie zostało przeprowadzone.
Jako powód nieprzeprowadzenia zaplanowanych na miesiąc wrzesień i listopad 2007r. posiedzeń audytowani podali konieczność przeprowadzenia reorganizacji systemu przeciwdziałania sytuacjom kryzysowym w Urzędzie Miasta Opola spowodowanej wejściem w życie ustawy o zarządzaniu kryzysowym (Dz. U. z 2007r. Nr 89, poz. 590) – w treści rocznego planu pracy Zespołu znajduje się odręczna notatka: przełożono z powodu wejścia w życie nowej ustawy o zarządzaniu kryzysowym sporządzona przez kierownika Referatu ds. Zarządzania Kryzysowego – MZCK; 
       viii.      W planie rocznym pracy Zespołu na rok 2008 zaplanowano przeprowadzenie 2 posiedzeń obejmujących następujące zagadnienia:
·   Ptasia grypa. Czynniki wpływające na zdrowie i życie człowieka – posiedzenie planowane na marzec 2008r. w siedzibie Powiatowego Lekarza Weterynarii zostało przeprowadzone w ramach ćwiczeń „Ferma 2008”. Ćwiczenia dotyczyły działań podejmowanych podczas wybuchu wysoce zjadliwej grypy ptaków oraz możliwości przeciwdziałania i likwidowania tego zagrożenia w mieście Opolu;
·   Ochrona dóbr kultury na wypadek powstania klęsk żywiołowych i zagrożeń środowiska, w czasie wojny oraz usuwanie ich skutków – posiedzenie planowane na czerwiec 2008r. przeprowadzono w trakcie ćwiczeń „Wodnik 2008”. Ćwiczenia dotyczyły działań podejmowanych przez administrację publiczną na wypadek zagrożenia powodzią i powodzi.
           ix.      W okresie poddanym badaniom audytowym tj. w latach 2007 i 2008 członkowie PZZK uczestniczyli w następujących ćwiczeniach i szkoleniach:
·   „Bezpieczny las 2007” - ćwiczenie zorganizowane w kwietniu 2007r. przez Komendę Miejską Państwowej Straży Pożarnej w Opolu w zakresie ratownictwa technicznego i gaszenia pożarów;
·   Szkolenie z zakresu meteorologii i hydrologii zorganizowane w sierpniu 2007r. przez pracowników wrocławskiego oddziału Instytutu Meteorologii i Gospodarki Wodnej;
·   „Ferma 2008” – ćwiczenie zorganizowane w marcu 2008r. przez Wojewódzki Zespół Zarządzania Kryzysowego działający przy wojewodzie opolskim (patrz ppkt. viii.);
·   „Wodnik 2008” – ćwiczenie zorganizowane w czerwcu 2008r. przez Wojewódzki Zespół Zarządzania Kryzysowego działający przy wojewodzie opolskim; ćwiczenie przeprowadzono w celu doskonalenia przepływu informacji i praktycznych działań struktur samorządowych w przypadku zagrożenia powodziowego.
Ze względu na fakt (patrz ppkt vi.) przeprowadzanej reorganizacji systemu przeciwdziałania sytuacjom kryzysowym w Urzędzie Miasta Opola - spowodowanej wejściem w życie ustawy o zarządzaniu kryzysowym (Dz. U. z 2007r. Nr 89, poz. 590), nieprzeprowadzono zaplanowanych na czerwiec 2007r. ćwiczeń PZZK w zakresie działań Zespołu w warunkach zagrożenia bioterrorystycznego. Natomiast w roku 2008 Komenda Miejska Państwowej Straży Pożarnej w Opolu nie przeprowadziła zaplanowanych ćwiczeń Zespołu z zakresu ratownictwa technicznego i gaszenia pożarów.
Audytorzy otrzymali ustne zapewnienie ze strony audytowanych, iż nieprzeprowadzone szkolenia oraz posiedzenia Zespołu zostaną zrealizowane w przyszłości. 
x. Zgodnie z § 7 Regulaminu Pracy Powiatowego Zespołu Zarządzania Kryzysowego (Załącznik do Zarządzenia Nr OR.I-0151-501/07 Prezydenta Miasta Opola z dnia 8 października 2007r.) Zespół jako organ pomocniczy Prezydenta Miasta Opola w sprawach inicjowania i koordynowania działań podejmowanych w zakresie zarządzania kryzysowego odpowiada m.in. za organizację oraz funkcjonowanie systemu ostrzegania, a także alarmowania ludności. Zespół realizuje powyższe zadania w oparciu o Miejskie Centrum Zarządzania Kryzysowego stanowiące element składowy struktury Zespołu (patrz pkt 2.1. Kryteria szczegółowe). Funkcjonowanie w praktyce systemu ostrzegania i alarmowania ludności zostało opisane przez audytorów w pkt 1.2.4. niniejszego sprawozdania.
xi. Tryb prowadzonej przez PZZK koordynacji działań ratowniczych i porządkowo – ochronnych określają następujące Standardowe Procedury Operacyjne (załączniki funkcjonalne do opracowanego Powiatowego Planu Reagowania Kryzysowego):
·   SPO – 1.1 System i organizacja kierowania i nadzorowania działaniami związanymi z kierowaniem operacjami reagowania – procedurę realizuje Prezydent Miasta Opola;
·   SPO – 1.2 Zasady rozwijania i działania Powiatowego Zespołu Zarządzania Kryzysowego m. Opola – za realizację procedury odpowiadają pracownicy Wydziału Zarządzania Kryzysowego;
     xi.      W trakcie przeprowadzanej analizy przedmiotowego obszaru audytorzy poddali również badaniom funkcjonowanie systemu monitoringu hydrologiczno - meteorologicznego stanowiącego element systemu monitorowania zagrożeń. Zespół audytorów stwierdził, iż pracownicy Miejskiego Centrum Zarządzania Kryzysowego – Referatu ds. Zarządzania Kryzysowego (jako element składowy PZZK) otrzymują za pośrednictwem poczty elektronicznej przekazywane przez Regionalną Stację Hydro – Meteorologiczną w Opolu informacje dot. sytuacji meteorologicznej regionu. Na podstawie otrzymanych materiałów, MCZK opracowuje komunikaty ostrzegające dla mieszkańców miasta, których treść jest następnie przekazywana lokalnym mediom oraz zamieszczana na stronie internetowej Urzędu Miasta Opola (wykaz mediów lokalnych oraz szczegółowy tryb współpracy z mediami opisuje Standardowa Procedura Operacyjna SPO – 4.1 stanowiąca załącznik do PPRK). Na podstawie prowadzonego przez MCZK wykazu komunikatów, audytorzy stwierdzili, iż w okresie objętym badaniom audytowym przygotowanych zostało 35 ostrzeżeń w roku 2007 i 28 ostrzeżeń w roku 2008. Przygotowane komunikaty dotyczyły ostrzeżeń przed zwiększonymi opadami deszczu lub śniegu, wichurami oraz upałami.
 
2.3. Analiza przyczyn i skutków uchybień
 
Utworzony przez Prezydenta Miasta Opola Powiatowy Zespół Zarządzania Kryzysowego funkcjonuje w systemie doraźnym (docelowo zwoływanym w zależności od potrzeb). Zespół ten stanowi organ opiniodawczo - doradczy, dzięki któremu Prezydent realizuje obowiązki wynikające z przepisów regulujących obszar zarządzania kryzysowego. Za pośrednictwem Zespołu Prezydent inicjuje oraz koordynuje działania podejmowane w przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej. W wypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej na obszarze administracyjnym miasta na prawach powiatu Opola zostanie uruchomiona struktura Powiatowego Zespołu Zarządzania Kryzysowego – w oparciu o grupy robocze o charakterze stałym oraz czasowym (w zależności od charakterystyki i typu zdarzenia).
W wyniku przeprowadzonej analizy w przedmiotowym obszarze audytorzy nie stwierdzili występowania braków w podejmowanych czynnościach w celu przygotowania PZZK do działania. Audytorzy zgłaszają jednakże konieczność podjęcia działań w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania organizowanego stanowiska kierowania zgodnie z zaleceniami wydanymi przez wojewodę opolskiego. Działania te będą miały na celu zabezpieczenie sprzętu technicznego oraz biurowego, a także zabezpieczenie niezbędnych warunków bytowych na potrzeby funkcjonowania stanowiska. 
Zespół audytorów pragnie podkreślić, iż w przypadku wystąpienia zdarzenia kryzysowego, mającego charakter zdarzenia losowego nie można z całkowitą pewnością wykluczyć możliwości wystąpienia błędu ludzkiego, lub też awarii technicznej sprzętu. Przeprowadzone ćwiczenia Zespołu oraz stałe czynności wykonywane przez poszczególnych jego członków pozwalają ograniczyć to ryzyko, aczkolwiek dopiero wystąpienie rzeczywistego zagrożenia pozwoliłoby wykazać stan przygotowania struktur Zespołu.
 
2.4. Rekomendacje
 
E.  Podjąć działania w celu zagwarantowania niezbędnych warunków techniczno – socjalnych funkcjonowania przygotowywanego stanowiska kierowania.
 
 
     VII.      Opinia audytora wewnętrznego w sprawie adekwatności, skuteczności i efektywności systemu zarządzania oraz kontroli w obszarze działalności objętej zadaniem.
 
Na podstawie zbadanej dokumentacji oraz informacji uzyskanych w toku realizacji zadania audytowego ustalono, iż Prezydent Miasta Opola realizuje określone ustawowo zadania z zakresu organizacji systemu zarządzania kryzysowego podejmując działania, które mają na celu m.in. zapobieganie sytuacjom kryzysowym, przygotowanie do przejmowania nad nimi kontroli w drodze zaplanowanych działań, a także reagowaniu w przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowych.
System kontroli wewnętrznej w ujęciu funkcjonalnym, oparty na mechanizmach kontrolnych określonych uregulowań wewnętrznych komórki organizacyjnej jest w opinii audytorów wystarczający do zapewnienia realizacji zadań w zakresie zarządzania kryzysowego.
 
VIII. Uwagi i wnioski
 
Na podstawie opisanych w niniejszym sprawozdaniu ustaleń oraz analizy przyczyn i skutków uchybień rekomenduje się wykonanie następujący działań zmierzających do eliminowania w przyszłości stwierdzonych uchybień:
 
A. Pozbawić mocy obowiązywania Zarządzenie Prezydenta Miasta Opola z dnia 24 marca 2003 Nr OR.II-0155-75/2003 wprowadzające Plan operacyjny ochrony przed powodzią i wskazać Procedurę Reagowania Kryzysowego   PRK–4 jako obowiązujący Plan operacyjny ochrony przed powodzią.
B. Podjąć działania w celu zabezpieczenia środków finansowych na:
i.   modernizację systemu syren alarmowych;
ii.wyposażenie Miejskiego Centrum Zarządzania Kryzysowego w oprogramowanie umożliwiające odtwarzanie plików w formacie CAD;
C.     Podjąć działania mające na celu identyfikację pomieszczeń będących  w posiadaniu UM Opola na potrzeby miejskiego magazynu przeciwpowodziowego.  
D. Zorganizować realizację ustawowego obowiązku dokonywania oceny stanu zabezpieczenia przeciwpowodziowego przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego.
E.  Podjąć działania w celu zagwarantowania niezbędnych warunków techniczno – socjalnych funkcjonowania przygotowywanego stanowiska kierowania.
Pouczenie:
 

·          Zgodnie z § 24.1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 kwietnia 2008r.  w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego (Dz.U.08.66.406) audytor wewnętrzny (…) przekazuje kierownikowi jednostki, w której jest przeprowadzane zadanie zapewniające, oraz kierownikowi komórki audytowanej po jednym egzemplarzu sprawozdania.
·          Zgodnie z § 25:
1. Kierownik komórki audytowanej w przypadku uznania, że zalecenia zawarte w sprawozdaniu są zasadne, wyznacza osoby odpowiedzialne za ich realizację oraz ustala termin ich realizacji, powiadamiając o tym pisemnie audytora wewnętrznego oraz kierownika jednostki, w której przeprowadzane jest zadanie, w terminie 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania.
2.  W przypadku odmowy realizacji zaleceń kierownik komórki audytowanej powiadamia pisemnie audytora wewnętrznego oraz kierownika jednostki, w której przeprowadzane jest zadanie, o przyczynach odmowy, w terminie określonym w ust. 1.
3.  W przypadku gdy kierownik komórki audytowanej nie dokona czynności wymienionych w ust. 1 albo odmówi realizacji zaleceń, decyzję o realizacji zaleceń podejmuje kierownik jednostki, w której jest przeprowadzane zadanie, który wyznacza osoby odpowiedzialne za realizację zaleceń i ustala termin ich realizacji, powiadamiając o tym pisemnie audytora wewnętrznego.
·          Jeżeli w terminie 2 miesięcy od dnia otrzymania sprawozdania z przeprowadzenia audytu wewnętrznego nie zostaną podjęte działania mające na celu usunięcie uchybień, kierownik jednostki informuje o tym Ministra Finansów oraz audytora wewnętrznego, uzasadniając brak podjęcia działań (art. 56, ust.3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych; Dz.U.05.249.2104).

Wykonano w 3 egzemplarzach, które otrzymują:
1)      Egz. nr 1 – Prezydent Miasta Opola;
2)      Egz. nr 2 – Naczelnik Wydziału Zarządzania Kryzysowego;
3)      Egz. nr 3 – a/a.
 

Ilość odwiedzin: 5817
Nazwa dokumentu: Legalność systemu zarządzania kryzysowego w UM Opola
Podmiot udostępniający: Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Osoba, która wytworzyła informację: Marek Żywicki, Łukasz Nowak
Osoba, która odpowiada za treść: Marek Żywicki, Łukasz Nowak
Osoba, która wprowadzała dane: Agnieszka Lisiecka
Data wytworzenia informacji: 2009-05-22 09:45:31
Data udostępnienia informacji: 2009-05-22 09:45:31
Data ostatniej aktualizacji: 2009-05-22 09:51:52

Wersja do wydruku...

Rejestr zmian...