Nasz serwis wykorzystuje pliki cookies do przechowywania informacji na Twoim komputerze. Są one wykorzystywane w celu zapewnienia poprawnego działania serwisu. W każdej chwili możesz dokonać zmiany ustawień dot. przechowywania plików cookies w Twojej przeglądarce. Korzystając z serwisu wyrażasz zgodę na przechowywanie plików coockies na Twoim komputerze.
X
Wersja dla niedowidzących
  Miasto Opole
Choose language:       
Statystyki
Rejestr zmian
Mapa strony
Instrukcja biuletynu
Pliki do pobrania
  
 ORGANY WŁADZY
Prezydent Miasta
Rada Miasta
 URZĄD MIASTA OPOLA
Dane podstawowe
Przedmiot działalności
Organizacja Urzędu
Spis telefonów Urzędu Miasta
Struktura Urzędu Miasta Opola - Dane teleadresowe
Wydział Spraw Obywatelskich
Urząd Stanu Cywilnego
Jednostki podległe
Wydział Kontroli Wewnętrznej
Analiza dot. skarg i wniosków
Biuro Urbanistyczne
ISPA
Miejski Rzecznik Konsumentów
Wydział Inwestycji Miejskich
Wydział Administracyjno - Gospodarczy
Wydział Komunikacji
 PRAWO
Uchwały
Protokoły Rady Miasta Opola
Budżet
Zarządzenia
Podatki i opłaty lokalne
Rejestry aktów prawa miejscowego
Dzienniki Ustaw i Monitory Polskie
 WYBORY
Samorząd terytorialny - 2006
Parlament Europejski - 2009
Samorząd terytorialny - 2010
Sejm i Senat RP - 2011
Parlament Europejski 2014
 INNE
Spółki prawa handlowego
Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw
Instrukcja obsługi biuletynu
Redakcja Biuletynu
Oświadczenia majątkowe
Inicjatywa uchwałodawcza
System informacji o środowisku
Oceny jednostek miejskich
Ogłoszenia o wolnych etatach w Urzędzie Miasta
Zawiadomienia
Elektroniczna Skrzynka Podawcza
Organizacje pozarządowe
Rejestry
Zapytania ofertowe w ramach projektów dofinansowanych z UE
Dialog techniczny
Dostęp do Informacji Publicznej
Strategia rozwoju Opola w latach 2012-2020
Ogłoszenia o wolnych etatach w miejskich jednostkach organizacyjnych
 Urzędy Centralne
Spis adresów
 OBWIESZCZENIE o przystąpieniu do opracowania Strategii Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Aglomeracji Opolskiej
 Informacje
Zarządzenia
Przetargi
Ogłoszenia
Obwieszczenia
 Podział administracyjny kraju
 Urzędy pracy w Polsce
 Urzędy skarbowe w Polsce
A A A


 

SPRAWOZDANIE

 Jednostka audytowana: Biuro Projektu ISPA

Przedmiot: Przygotowanie do pozyskania i efektywnego wykorzystania środków pomocowych programu ISPA

Numer zadania audytowego:  03/04

Numer dokumentu roboczego:   63/3/B/4

Zespół audytorów: Radosław Stanek, Agnieszka Dornfeld, Piotr Wąsaty

 

 

Wykonał: Piotr Wąsaty                         Data i podpis: ..................................

 

Sprawdził: Marek Żywicki                      Data i podpis: ..................................

 1.  Streszczenie

 Projekt Poprawa jakości wody w Opolu stanowi duże wyzwanie pod względem organizacyjnym i finansowym dla jednostek samorządowych, które podjęły się jego realizacji. Jednocześnie jest to przedsięwzięcie bardzo potrzebne z punktu widzenia środowiska naturalnego Opola i okolicznych miejscowości. Efektem przeprowadzonych prac powinno być zdecydowane ograniczenie przenikania ścieków do podziemnego zbiornika wodnego o symbolu GZWP 333 Opole – Zawadzkie. Zbiornik ten obejmuje swoim zasięgiem 1.035 km i stanowi źródło wody pitnej dla pobliskich gmin, w tym także dla Opola. Zgodnie z Memorandum Finansowym Projektu przedsięwzięcie będzie finansowane w części ze środków pomocowych Programu ISPA, który z dniem 1 maja 2004 roku został przekształcony w Fundusz Spójności. Wartość Projektu oszacowano na 62.337.000 , z czego dofinansowanie wyniesie 40.519.050 czyli 65%, pozostałe 35% będzie finansowane ze środków gmin. Jest to największe tego typu przedsięwzięcie inwestycyjne w historii Opola.

Zgodnie ze standardami audytu wewnętrznego cały obszar zadania podzielono na obiekty audytu, które zostały poddane analizie ryzyka. Badaniu poddano obiekty, które według wspomnianej analizy oraz profesjonalnej wiedzy audytorów mają kluczowe znaczenie dla przebiegu Projektu.

W ramach przeprowadzonego zadania audytowego przeprowadzono analizę:

  • przygotowania do realizacji Projektu,
  • zgodności dotychczasowego postępowania z przepisami prawa oraz zawartymi umowami,
  • potencjalnych zagrożeń dla pomyślnego przebiegu inwestycji.

Z poczynionych ustaleń wynika, iż przygotowanie do realizacji oraz samą realizację przedsięwzięcia należy ocenić pozytywnie. Na szczególne uznanie, w opinii zespołu audytorów, zasługuje dobra organizacja struktur odpowiedzialnych za wdrażanie Projektu, w tym w szczególności Biura Projektu ISPA, a także wysoka ranga społeczna Projektu nadana przez Prezydenta Miasta Opola, co wyraża się między innymi w regularnym raportowaniu postępu prac Radzie Miasta Opola. Pozytywnie oceniono również decyzję o zatrudnieniu Inżyniera Kontraktu i przerzuceniu na renomowaną międzynarodową firmę odpowiedzialności (oraz części ryzyka) za nadzór nad realizacją kontraktów wykonawczych. Rozmiary inwestycji, jej znaczenie dla budżetu miasta oraz wysoki stopień skomplikowania zmuszają do szybkiego reagowania na dostrzeżone niedoskonałości w przyjętych rozwiązaniach. Jako sygnał ostrzegawczy należy potraktować uwagi zawarte w opinii Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych na temat prowadzonego postępowania dotyczącego wyłonienia wykonawcy kontraktu nr 1. W opinii zespołu audytorów należy zmodyfikować stosowane rozwiązania w zakresie zamówień publicznych oraz zwiększyć zakres kontroli, aby zminimalizować ryzyko w tym obszarze. Ważnym zagadnieniem jest również prawidłowa komunikacja między komórkami uczestniczącymi w procesie rozliczeń inwestycji. W tym obszarze wydano rekomendacje mające na celu zapewnienie płynnej współpracy.

Duży nacisk położono na określenie potencjalnych zagrożeń. W tym celu przeprowadzono rozmowy z kierownictwem komórek organizacyjnych zaangażowanych w realizację Projektu, poprzez rozmowy telefonicznie uzyskano informacje na temat problemów w innych miastach realizujących podobne programy, a także poproszono doświadczonych pracowników WKWiA o wzięcie udziału w tzw. burzy mózgów na ten temat. Wyniki tych działań zostały przedstawione w końcowej części sprawozdania.

Zespół audytorów wyraża nadzieję, iż przedstawione analizy, badania oraz wydane rekomendacje przyczynią się do sprawnego i bezpiecznego przeprowadzenia Projektu.

 2.Cel zadania audytowego:

1.     Ocena przygotowania do pozyskania środków pomocowych z Programu ISPA/Fundusz Spójności.

2.     Ocena stopnia bezpieczeństwa oraz realizacji Programu Poprawa jakości wody w Opolu w ramach kontraktów usługowych i wykonawczych.

 3.  Zakres:

1.     Podmiotowy: audyt został przeprowadzony w Biurze Projektu ISPA Urzędu Miasta Opola.

2.     Przedmiotowy: zbadanie legalności, efektywności i bezpieczeństwa systemu Projektu ISPA w zakresie  efektywnego przygotowania do pozyskania środków, ich prawidłowego i bezpiecznego wykorzystania na realizację Programu, rozliczania oraz bieżącego monitorowania realizacji wykonania zadań.

Obiekty audytu:

1.      Przygotowanie przedsięwzięć do realizacji i koordynacja przygotowań dokumentów przetargowych.

2.      Ocena systemu  Projektu Poprawa jakości wody w Opolu w zakresie wykonania i rozliczania środków w ramach programu ISPA/ Fundusz Spójności.

3.      Zagrożenia płynące z niewykonania lub nieterminowego wykonania ustaleń Projektu Poprawa jakości wody w Opolu.

 4.  Podjęte działania i zastosowane techniki w trakcie przeprowadzania zadania audytowego:

 Podczas realizacji zadania audytowego podjęto liczne działania w celu prawidłowego, obiektywnego i wnikliwego ustalenia faktów. Zgodnie ze standardami audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych, zastosowano techniki audytorskie, dostosowane do konkretnych sytuacji i zadań.

 

4.1            I tak, w celu określenia zasadniczych kryteriów funkcjonowania Projektu, przeprowadzono analizy zapisów prawnych oraz dostępnej literatury fachowej dotyczącej przedmiotowych zagadnień.

4.2            W celu przeanalizowania regulacji prawnych dotyczących funkcjonowania Projektu dokonano przeglądu dokumentów służbowych, a w szczególności:

·         porozumienia międzygminnego,

·         umów cywilnoprawnych przenoszących własność gruntów gminnych na Gminę Opole,

·         umów cywilnoprawnych o partycypowaniu w kosztach na realizację i obsługę Projektu zawartych między Gminą Opole a poszczególnymi gminami.

4.3            Dotychczasowy przebieg inwestycji przedstawiono w postaci graficznej (s.11).

4.4            W celu ustalenia szczegółowych rozwiązań przyjętych przez Biuro Projektu ISPA (PIU) przeprowadzono, udokumentowane w kwestionariuszach kontroli wewnętrznej, rozmowy z następującymi osobami:

·         Naczelnikiem PIU,

·         Kierownikiem Referatu Finansowego PIU,

·         Kierownikiem Referatu Realizacji i Nadzoru PIU,

·         Kierownikiem Referatu Organizacyjnego PIU,

·         Pracownikami Referatu Gospodarki Gruntami GNGiK,

·         Głównym Księgowym PIU,

·         Zastępcą Skarbnika UM Opola,

·         Naczelnikiem Wydziału Inżynierii Miejskiej,

·         Dyrektorem Miejskiego Zarządu Dróg.

4.5            W celu zidentyfikowania potencjalnych zagrożeń przeprowadzono rozmowy z kadrą kierowniczą PIU, w sześciu losowo wybranych miastach, które zostały udokumentowane w odpowiednich notatkach służbowych.

4.6            W celu rozszerzenia zakresu rozpatrywanych zagrożeń przeprowadzono również testy rzeczywiste określane mianem burzy mózgów z udziałem doświadczonych pracowników Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Audytu.

4.7            W celu uwzględnienia wyników innych analiz i kontroli zbadano następującą dokumentację:

§         Notatkę z kontroli przedrealizacyjnej – sporządzonej przez ekspertów NFOŚiGW (z września 2003),

§         Protokół z kontroli realizacji prac projektu Poprawa jakości wody w Opolu w ramach programu ISPA,

§         Notatkę z kontroli przedrealizacyjnej – sporządzonej przez ekspertów NFOŚiGW i Ministerstwa Środowiska (z marca 2004),

 Analiza ryzyka:

 Obiekty audytu wymienione w części 3 odpowiadają obszarom ryzyka zidentyfikowanym na podstawie profesjonalnej wiedzy audytorów w zakresie tematycznym realizowanego zadania. Należy podkreślić, że wszystkie obiekty odzwierciedlają przede wszystkim ryzyko związane z istotnością badanych obszarów oraz jakością systemu kontroli wewnętrznej.

 Macierz ryzyka:

Obiekty audytu

Kategorie ryzyk

Końcowa ocena ryzyka

Istotność

Jakość zarządza– nia

Kontrola wew.

Czynniki zewn.

Opera- cyjne

0,20

0,20

0,25

0,15

0,20

1

2

3

4

5

6

7

Obiekt 1

4

3

3

3

3

80 %

Obiekt 2

4

2

4

2

3

78 %

Obiekt 3

4

4

4

3

3

91 %

 

Największym ryzykiem charakteryzuje się obiekt 3 związany z zagrożeniami spowodowanymi niewykonaniem lub nieterminowym wykonaniem ustaleń Projektu. Obszar ryzyka związany z tą częścią działalności, w przypadku nieprawidłowego lub nieterminowego wykonania może implikować  poważne straty materialne dla Beneficjenta Końcowego. Odzwierciedleniem tej sytuacji jest wysoka punktacja w kategorii ryzyk Istotność , Jakość zarządzania oraz Kontrola wewnętrzna. W ramach badania obiektu 1, zespół audytorów ocenił przygotowanie jednostki – Beneficjenta Końcowego do pozyskania środków na realizację przedsięwzięcia Poprawa jakości wody w Opolu. W związku z tym, że samo przygotowanie jednostki do pozyskania środków odgrywa ważną rolę, bardzo wysoko oceniono kategorię ryzyka Istotność. Do przygotowania przedsięwzięcia do realizacji odnosi się obiekt 2, związany z oceną systemu Projektu w zakresie wykonania i rozliczania środków. W przypadku tego obiektu wysoko oceniono kategorię ryzyka: Istotność i Kontrola wewnętrzna.

 4.Termin:

 Czynności audytowe przeprowadzono w dniach od 15 listopada 2004 roku (narada otwierająca) do 31 grudnia 2004 roku. Naradę zamykającą przeprowadzono w dniu 9 marca 2005 roku. Stosunkowo długi okres czasu, jaki upłynął od zakończenia czynności audytowych do napisania sprawozdania wynika przede wszystkim z faktu rezygnacji z pracy w Urzędzie Miasta pracownika odpowiedzialnego za przedmiotowe zadanie oraz z charakteru ustaleń, które w przeważającej części są pozytywne i nie wymagały natychmiastowej reakcji.

 5      Cel, strategia i działanie Biura Projektu ISPA.

 Biurem Projektu ISPA kieruje Naczelnik Biura Projektu ISPA, który zarazem pełni funkcję Pełnomocnika ds. Realizacji Projektu ISPA (MAO – Measure Authorising Officer) i podlega bezpośrednio Prezydentowi. Biuro Projektu ISPA dzieli się na samodzielne stanowiska pracy i referaty: finansowy, realizacji i nadzoru oraz organizacyjny. Według stanu na dzień 01.11.2004r. w jednostce tej zatrudnionych jest 12 osób, w tym Naczelnik pełniący funkcję MAO, Doradca, Radca Prawny i po 3 osoby w Referacie Finansowym, Referacie Realizacji i Nadzoru oraz Referacie Organizacyjnym.

Podstawowym zadaniem Biura Projektu ISPA jest prawidłowe wdrożenie Projektu Poprawa jakości wody w Opolu. Jego realizacja polega między innymi na ochronie zasobów zbiornika wód podziemnych GZWP 333 Opole – Zawadzkie. Zbiornik ten obejmuje swym zasięgiem 1.035 km2  i znajduje się na terenie sąsiadujących ze sobą województw: opolskiego i śląskiego. Zarówno miasto Opole jak i tereny je otaczające pobierają wodę głównie ze zbiornika wód podziemnych, a nieskanalizowane obszary aglomeracji miejskich i siedlisk wiejskich powodują pogorszenie jakości wody w tym zbiorniku. Miejscowości usytuowane nieopodal zbiornika nie posiadają systemu zbiorowego odprowadzania i unieszkodliwiania ścieków i w tej sytuacji ich odprowadzenie następuje do wód powierzchniowych lub do gruntu, co z kolei stanowi realne zagrożenie dla zdrowia. W celu zminimalizowania zagrożenia dla zdrowia, poprawy jakości życia ludzi, powstrzymania degradacji wód podziemnych, a także w celu poprawy jakości wód powierzchniowych zaistniała wyraźna potrzeba skanalizowania tych terenów. Jest to warunek zaopatrzenia województwa opolskiego i terenów ościennych w wodę pitną dobrej jakości.

Zrealizowanie tak ogromnego przedsięwzięcia możliwe jest w związku z uzgodnieniem Memorandum Finansowego we wrześniu 2002r. pomiędzy Komisją Europejską a Rządem Rzeczpospolitej Polskiej, zgodnie z którym przyznane zostały środki pomocowe w ramach Programu ISPA.

Główne cele, które zapisane zostały w Memorandum Finansowym to:

q           powstrzymanie dalszej degradacji wód podziemnych używanych jako źródła wody pitnej,

q           poprawa jakości wód powierzchniowych w dorzeczu Odry,

q           osiągnięcie standardów jakości wody pitnej zgodnych z dyrektywą 98/83/EC i z Narodowym Programem przyjęcia acquis (dorobku prawa wspólnotowego),

q           zapewnienie bezpieczeństwa dostawy wody,

q           poprawa wydajności systemu zaopatrzenia w wodę.

Beneficjentem Końcowym jest Gmina Opole, przy czym w finansowaniu i w realizacji bierze udział sześć opolskich gmin: Chrząstowice, Dąbrowa, Łubniany, Komprachcie, Pruszków i Tarnów Opolski. Datę zakończenia realizacji Projektu ustalono na 31 grudnia 2007 roku. Wstępną wartość Projektu oszacowano na 62.337.000 , z czego dofinansowanie wynosi 40.519.050 co stanowi 65%, natomiast pozostałe 35% stanowi udział własny gmin, na który składają się środki budżetowe gmin, w tym środki z pożyczek inwestycyjnych pozyskanych z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej.

Projekt Poprawa jakości wody w Opolu składa się z 4 Kontraktów wykonawczych (budowlanych) oraz 4 Kontraktów usługowych, zgodnie z poniższym zestawieniem:

 

Kontrakty wykonawcze

1

 

Budowa sieci kanalizacyjnej w miejscowościach: Folwark, Chrzowice, Chmielowice, Żerkowice, Komprachcice-Osiny, Polska Nowa Wieś.

 

2

 

Budowa sieci kanalizacyjnej w miejscowościach: Chrząstowice, Dębska Kuźnia, Przywory, Kąty Opolskie,  oraz w dzielnicy Opola Grotowice.

Budowa kolektora ściekowego K w Opolu oraz ujęć wodnych i zbiorników retencyjnych na Stacji Uzdatniania Wody Grotowice.

 

3

 

Budowa sieci kanalizacyjnej w miejscowościach: Wrzoski-Chróścina, Karczów, Chróścina-Mechnice, Dąbrowa-Ciepielowice, Sławice oraz w dzielnicach Opola: Półwieś, Bierkowice.

 

4

 

Budowa sieci kanalizacyjnej w miejscowościach: Zawada (Suchy-Bór), Kępa, Luboszyce, Biadacz oraz w dzielnicach Opola: Groszowice, Malina, Gosławice, Nowa Wieś Królewska, Zakrzów-Wróblin.

Budowa magistrali wodociągowej Południe w Opolu.

 

Kontrakty usługowe

5

 

Pomoc techniczna – przygotowanie dokumentacji przetargowej dla kontraktów nr 1 i 2.

 

6a

 

Pomoc techniczna – przygotowanie dokumentacji przetargowej dla kontraktu nr 3.

 

6b

 

Pomoc techniczna – przygotowanie dokumentacji przetargowej dla kontraktu nr 4.

 

7

 

Nadzór nad realizacją Projektu – Inżynier Kontraktu.

 

 W zakresie monitoringu i sprawozdawczości Beneficjent Końcowy zobowiązany jest do przekazywania NFOŚiGW na każde wezwanie informacji o rzeczowym i finansowym stanie realizacji Projektu, w tym także do przedkładania wymaganych dokumentów lub ich poświadczonych kopii włączając w to wszystkie faktury i wyciągi bankowe. Beneficjent Końcowy dostarcza do NFOŚiGW miesięczne sprawozdania oraz dla Komitetu Monitorującego ISPA wstępną wersję półrocznych i rocznych raportów monitorujących. Ponadto zobowiązany jest do udziału w pracach Komitetu Monitorującego ISPA, a także do niezwłocznego informowania NFOŚiGW o nieprawidłowościach i zagrożeniach w realizacji Projektu. Beneficjent Końcowy sporządza Raport Końcowy w terminie 6 miesięcy od daty zakończenia Projektu. Kontrole Projektu mogą być prowadzone przez: NFOŚiGW, Krajowego Urzędnika Zatwierdzającego (NAO), Sektorowego Pełnomocnika ds. Realizacji Projektów ISPA (SAO), Komisję Europejską i Europejski Trybunał Obrachunkowy.

W przypadku stwierdzenia naruszenia zasad i warunków realizacji Projektu określonych w Memorandum Finansowym, zawartych porozumieniach i umowach, zostanie wstrzymane dysponowanie częścią lub całością planowanych wydatków albo przekazywanie środków bezzwrotnych. Warunki i tryb zwrotu środków z Funduszu ISPA przez Beneficjenta Końcowego określają w szczególności: ustawa z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych oraz część VIII aneksu III.1 do Memorandum Finansowego  . Do najważniejszych powodów konieczności zwrotu środków można zaliczyć:

q           nie przekazanie do NFOŚiGW w ciągu 6 miesięcy od daty wpływu środków rozliczenia w postaci dokumentów rozliczeniowych wymaganych przez NFOŚiGW,

q           nie spełnienie warunków realizacji przedsięwzięcia zawartych w arytkule 8 Memorandum Finansowego opisanych szerzej w punkcie 6.3.2.

6      Ustalenia, uwagi i wnioski

 6.1 Przygotowanie przedsięwzięć do realizacji.

 Omawiane zagadnienia dotyczą obiektu audytu nr 1, który został sformułowany w następujący sposób: Przygotowanie przedsięwzięć do realizacji i koordynacja przygotowań dokumentów przetargowych.

 6.1.1 Kryteria

Przygotowanie przedsięwzięć oraz ich realizacja w ramach analizowanego programu powinno być w pełni zgodne z przepisami prawa, jak również z zawartymi w tym zakresie umowami. W szczególności stosowane rozwiązania powinny być zgodne z:

q           ustawą Prawo zamówień publicznych (Dz.U.04.19.177),

q           ustawą o finansach publicznych (Dz.U.03.15.148),

q           Memorandum Finansowym (ISPA nr: 2001/PL/16/P/PE/028 (CCI)),

q           Porozumieniem o realizacji Projektu Poprawa jakości wody w Opolu (3108/2003/Wn8/OW-ki-IS/D),

q           Porozumieniem międzygminnym z dnia 17 listopada 2003 roku,

q           Umową w sprawie ustalania zasad finansowania i realizacji Projektu Poprawa jakości wody w Opolu w ramach Programu ISPA z dnia 17.11.2003 roku,

q           Practical Guide to contract procedures financed from EC general budget in the context of external actions,

q           Podręcznikiem procedur wdrażania ISPA w NFOŚiGW.

 6.1.2 Ustalenia stanu faktycznego

W okresie prowadzenia zadania audytowego omawiany w ramach zadania Program został w pewnym zakresie zrealizowany w praktyce, co ułatwia niniejszą analizę. Poniżej przedstawiono schemat obrazujący dotychczasowy przebieg przedsięwzięcia.

 Załącznik przedstawia schemat nr 1.

 Chronologiczne zestawienie podjętych działań przedstawia się następująco (akta audytu nr 180-200, 210/3/B/4):

-          2001r. – został złożony wniosek,

-          01.08.2002r. – Zarząd Miasta Opola podjął uchwałę w sprawie udzielenia pełnomocnictwa Zarządowi Spółki Wodociągi i Kanalizacja w Opolu w zakresie podejmowania niezbędnych czynności,

-          27.09.2002r. – rozpoczęcie projektu – podpisanie Memorandum Finansowego,

-          10.2002r. – określono wartość środków unijnych na 40.519.050 euro,

-          27.06.2003r. – zawarto umowę o przekazanie praw i obowiązków w zakresie realizacji Projektu ISPA pomiędzy Gminą Opole a Spółką Wodociągi i Kanalizacja w Opolu,

-          16.10.2003r. – została podjęta uchwała Rady Miasta Opola w sprawie przystąpienia do realizacji Projektu ISPA,

-          20.10.2003r. – Beneficjent Końcowy otworzył rachunki bankowe dla środków z Funduszu ISPA oraz dla odsetek od tych środków,

-          27.10.2003r. – Rada Gminy Turawa podjęła uchwałę w sprawie rezygnacji z zawarcia Porozumienia międzygminnego,

-          17.11.2003r. – zostało zawarte Porozumienie międzygminne w sprawie powierzenia Gminie Opole budowy kanalizacji sanitarnych, stacji pomp, ich utrzymania i eksploatacji oraz zbiorowego odprowadzania ścieków komunalnych pomiędzy siedmioma gminami: Chrząstowicami, Dąbrową, Komprachcicami, Łubnianami, Opolem, Prószkowem i Tarnowem Opolskim na podstawie podjętych przez Rady Gmin uchwał,

-          17.11.2003r. – została podpisana umowa ustalająca zasady finansowania i realizacji Projektu ISPA pomiędzy siedmioma gminami uczestniczącymi w realizacji Projektu,

-          04.12.2003r. – Beneficjent Końcowy otworzył rachunki bankowe dla środków udziału własnego Gminy Opole oraz udziału własnego pozostałych Gmin,

-          15.12.2003r. – Beneficjent Końcowy podjął decyzję o rozwiązaniu ze Spółką WiK umowy z dnia 27.06.2003r. W wyniku podjętych działań Jednostka Realizująca PIU została usytuowana w Biurze Projektu ISPA w Urzędzie Miasta,

-          17.12.2003r. – Przedstawicielstwo KE zaakceptowało dokumentację przetargową dla kontraktu usługowego nr 5,

-          24.12.2003r. – zostało zawarte Porozumienie o realizacji Projektu Poprawa jakości wody w Opolu pomiędzy Beneficjentem Końcowym a NFOŚiGW,

-          22.01.2004r. – Sektorowy Pełnomocnik ds. Realizacji Projektu ISPA zaakceptował Porozumienie o realizacji Projektu ISPA zawarte pomiędzy Gminą Opole a NFOŚiGW w dniu 24.12.2003r.,

-          27.01.2004r. – Beneficjent Końcowy przesłał do NFOŚiGW zaktualizowany Harmonogram Realizacji, Harmonogram Rzeczowo-Finansowy oraz Plan Płatności,

-          02.02.2004r. – zawarto umowę pomiędzy Gminą Opole a firmą Halcrow Group na realizację  zadania usługowego nr 5,

-          23.02.2004r. – został rozstrzygnięty przetarg na wybór konsultanta dla kontraktu 6a,

-          26.02.2004r. – Rada Miasta Opola podjęła uchwałę zmieniającą uchwałę w sprawie przyjęcia środków ISPA, będących w dyspozycji NFOŚiGW oraz upoważnienia Prezydenta do podpisania Porozumienia i zaciągania zobowiązań wekslowych . Zwiększono kwotę zabezpieczenia na 155.000 euro,

-          01-05.03.2004r. – została przeprowadzona przez przedstawicieli NFOŚiGW oraz Ministra Środowiska kontrola przedrealizacyjna mająca na celu ocenę przygotowania do realizacji Projektu ISPA,

-          15.03.2004r. – Narodowy Koordynator ISPA – Krystyna Gurbiel zwróciła się do KE z wnioskiem o modyfikację Memorandum Finansowego dla Projektu ISPA w związku z zamiennym wprowadzeniem do Projektu budowy kanalizacji w miejscowości Suchy Bór w zamian za budowę kanalizacji w miejscowości Zawada oraz poprawy omyłki we Wstępnym Planie Przetargów,

-          22.03.2004r. – zawarto umowę pomiędzy Gminą Opole a firmą SAFEGE na realizację zadania usługowego nr 6a,

-          05.04.2004r. – został podpisany aneks do Porozumienia o realizacji Projektu pomiędzy Gminą Opole a NFOŚiGW,

-          06.04.2004r. – Gmina Opole wystawiła weksel in blanco z klauzulą bez protestu wraz z notarialnym oświadczeniem o poddaniu się rygorowi egzekucji na rzecz NFOŚiGW na poczet gwarancji prawidłowego wykorzystania środków ISPA,

-          06.04.2004r. – został podpisany aneks do umowy ustalającej zasady finansowania i realizacji Projektu ISPA zawartej w dniu 17.11.2003r. pomiędzy Gminami uczestniczącymi w Projekcie,

-          19.04.2004r. – zawarto umowę pomiędzy Gminą Opole a firmą KAMPSAX na realizację zadania usługowego nr 6b,

-          27.04.2004r. – NFOŚiGW zaakceptował dostarczone przez Gminę Opole zabezpieczenia prawidłowego wykorzystania środków ISPA,

-          01.05.2005r. – Fundusz ISPA został przekształcony w Fundusz Spójności,

-          19.05.2004r. – na konto Beneficjenta Końcowego wpłynęła pierwsza transza środków z Funduszu ISPA w wysokości 154.802,7 ,

-          31.05.2004r. – Beneficjent Końcowy przesłał do NFOŚiGW aktualizację Wstępnego Planu Przetargów,

-          02-04.06.2004r. – odbył się I etap prac komisji przetargowej na wybór Inżyniera Kontraktu,

-          29.06.2004r. – Zarząd WFOŚiGW w Opolu poinformował Beneficjenta Końcowego o możliwości uzyskania pożyczki inwestycyjnej przez Beneficjenta Końcowego oraz gminy,

-          02.07.2004r. – zostały dokonane pierwsze płatności ze środków Funduszu Spójności,

-          19.07.2004r. – Sektorowy Pełnomocnik ds. Realizacji Projektów ISPA zatwierdził dokumentację przetargową dla kontraktu nr 1,

-          10.08.2004r. – zostało wszczęte postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego dla kontraktu nr 1,

-          16.09.2004r. – odbył się II etap przetargu na wybór Inżyniera Kontraktu,

-          20.09.2004r. – Beneficjent Końcowy złożył wniosek w NFOŚiGW o wprowadzenie modyfikacji w Memorandum Finansowym w zakresie zmiany daty zakończenia przedsięwzięcia oraz rozszerzenia zakresu rzeczowego,

-          20.10.2004r. – w Biurze Projektu ISPA nastąpiło otwarcie ofert na wybór wykonawcy zadania nr 1,

-          21.10.2004r – Sektorowy Pełnomocnik ds. Realizacji Projektów ISPA zaakceptował wniosek Beneficjenta Końcowego dotyczący modyfikacji Memorandum Finansowego w zakresie rzeczowym Projektu i przesunięcia terminu zakończenia inwestycji,

-          02.12.2004r. – NFOŚiGW przesłał umowę na pełnienie obowiązków Inżyniera Kontraktu,

-          13.12.2004r. – zostały zakończone prace związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego dla zadania nr 1,

-          15.12.2004r. – został zawarty aneks do Porozumienia pomiędzy Gminą Opole a NFOŚiGW. Podwyższono kwotę zabezpieczenia do 903.200 ,

-          15.12.2004r. – został zawarty aneks do umowy ustalającej zasady finansowania i realizacji Projektu Poprawa jakości wody w Opolu z dnia 17 listopada 2003r. pomiędzy gminami uczestniczącymi w inwestycji. Zmianie uległa forma zabezpieczenia gwarancji bankowej,

-          21.12.2004r. – nastąpiło podpisanie umowy na pełnienie obowiązków Inżyniera Kontraktu,

-          29.12.2004r. – NFOŚiGW przekazał do Sektorowego Urzędnika Zatwierdzającego w Ministerstwie  Środowiska wniosek o dokonanie zmian warunków przedsięwzięcia,

-          27.01.2005r. – Urząd Zamówień Publicznych zakończył kontrolę postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie kontraktu nr 1. Stwierdzono pewne uchybienia jednak nie miały one wpływu na wynik postępowania. Postępowanie zaakceptowano.

 

Zgodnie z aktami prawnymi wymienionymi w części 7.1.1 Prezydent Miasta Opola powołał:

- pełnomocnika ds. Realizacji Projektu ISPA ze strony Beneficjenta Końcowego (Measure Authorising Officer – MAO), którym został Pan Stanisław Tyka,

-          Jednostkę Realizującą Projekt (Project Implementation Unit - PIU) – Biuro Projektu ISPA.

Sporządzono według dostarczonych przez dysponenta wzorów Harmonogram Realizacji Projektu (aa nr 70-71/3/B/4), Plan Płatności (aa nr 72-74,114-119/3/B/4), Harmonogram Rzeczowo-Finansowy (aa nr 75-78,108-113/3/B/4), Harmonogram przetargów na roboty powyżej 5 milionów euro (aa nr 63-69/3/B/4). Beneficjent Końcowy otworzył odpowiednie rachunki bankowe dla obsługi Projektu.

Rada Miasta Opola co miesiąc, podczas sesji, informowana jest w formie raportu o postępach prac w ramach Projektu ISPA.

Do dnia zakończenia czynności audytorskich przeprowadzono następujące postępowania o zamówienia publiczne:

 

 

 Data

 

 Kontrakt

 

Kontrakt nr1

02.04.2004r.

Beneficjent Końcowy dostarczył do NFOŚiGW dokumentację przetargową dla kontraktu nr 1 opracowaną przez Konsultanta kontraktu ramowego nr 5- firmę HALCROW GROUP- w celu weryfikacji.

07.05.2004r.

Beneficjent Końcowy dostarczył do NFOŚiGW poprawioną, po weryfikacji przez służby NFOŚiGW, dokumentację przetargową dla zadania nr 1.

27.05.2004r.

NFOŚiGW przesłał uwagi do dokumentacji przetargowej dla kontraktu nr 1.

14.06.2004r.

NFOŚiGW przesłał uwagi do tomu III oraz sugestie do tomu I dokumentacji przetargowej dotyczące kontraktu nr 1. Jednocześnie informując o przekazaniu opracowanego przez Beneficjenta Końcowego tomu I do SAO w celu akceptacji.

30.06.2004r.

NFOŚiGW przesłał do SAO dokumentację przetargową dla kontraktu nr1 w celu akceptacji.

19.07.2004r. 

SAO zatwierdził dokumentację przetargową dla kontraktu nr 1.

10.08.2004r.

Zostało wszczęte postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego dla kontraktu nr 1.

20.10.2004r.

W Biurze Projektu ISPA nastąpiło otwarcie ofert na wybór wykonawcy kontraktu nr 1.

13.12.2004r.

Zostały zakończone prace związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego dla kontraktu nr 1. Komisja przetargowa uznała ofertę Wielkopolskiego Przedsiębiorstwa Robót Inżynieryjnych ,,WUPRInż- Poznań Sp. z o.o. w Poznaniu za najkorzystniejszą.

27.01.2005r.

Urząd Zamówień Publicznych zakończył kontrolę postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie kontraktu nr 1. Stwierdzono pewne uchybienia jednak nie miały one wpływu na wynik postępowania. Postępowanie zaakceptowano.

 

Kontrakt nr 5

15.01.2004r.

W ramach procedury ramowej nastąpił wybór pierwszego konsultanta – kontrakt nr 5. W wyniku prac komisji przetargowej została wybrana oferta firmy Halcrow Group.

29.01.2004r.

Beneficjent  Końcowy przesłał do NFOŚiGW podpisaną jednostronnie umowę z pierwszym konsultantem (kontrakt nr 5)- firmą Halcrow Group.

02.02.2004r.

Została podpisana umowa z angielską firmą Halcrow Group działająca w ramach zadania nr 5.

 

Kontrakt nr 6a

14.01.2004r.

SAO przesłał do przedstawicielstwa Komisji Europejskiej Zakres Zadań i Zapytanie Ofertowe dla kontraktu usługowego nr 6 do akceptacji.

09.02.2004r.

NFOŚiGW przesłał do Beneficjenta Końcowego zawiadomienie o ustaleniu daty posiedzenia komisji przetargowej na wybór konsultanta w ramach kontraktu nr 6a na dzień 23.02.2004r.

23.02.2004r.

Został rozstrzygnięty przetarg na wybór konsultanta w ramach procedury ramowej dla kontraktu nr 6a, w wyniku którego została wybrana belgijska firma SAFEGE.

22.03.2004r.

Została podpisana umowa z Konsultantem kontraktu ramowego nr 6a, wybranym w dniu 23.02.2004r.  – francuską firmą SAFEGE.

 

Kontrakt nr 6b

24.03.2004r.

Został rozstrzygnięty przetarg na wybór Konsultanta w ramach procedury ramowej dla kontraktu nr 6b, w wyniku którego wybrano belgijską firmę KAMPSAX. Datę rozpoczęcia usługi określono na dzień 19.04.04.

19.04.2004r.

Została podpisana umowa z Konsultantem kontraktu ramowego nr 6b- firmą KAMPSAX.

 

Kontrakt nr 7

15.01.2004r.

Złożono w NFOŚiGW w Warszawie, po ostatecznych uzgodnieniach z NFOŚiGW, dokumentację przetargową wraz z ogłoszeniem o przetargu dla kontraktu nr 7.

01.04.2004r.

Beneficjent Końcowy dostarczył do NFOŚiGW przesłał Wstępny Plan Przetargów stanowiący załącznik Ia do Memorandum Finansowego, w którym na wniosek Koordynatora NFOŚiGW została zmniejszona wartość kontraktu nr 7 do kwoty 2.600.000.

13.04.2004r.

Komisja Europejska zaakceptowała dokumentację przetargową dla zadania nr 7.

27.04.2004r.

Zostało opublikowane ogłoszenie o przetargu dla zadnia nr 7.

07.10.2004r.

NFOŚiGW przesłał do Sektorowego Pełnomocnika ds. Realizacji Projektów w Ministerstwie Środowiska (SAO) raport z oceny ofert przetargowych na zadanie nr 7 oraz umowę na realizację przedmiotowego zadania w celu zatwierdzenia i podpisu.

21.12.2004r.

Nastąpiło podpisanie umowy na pełnienie obowiązków Inżyniera Kontraktu.

 

Powyższe zestawienie potwierdza poprawne funkcjonowanie przyjętego systemu realizacji zamówień publicznych. W przypadku realizacji postępowania dotyczącego kontraktu wykonawczego nr 1 Prezes Urzędu Zamówień Publicznych wskazał jednak wiele uchybień wymagających usunięcia (akta audytu nr 202-209/3/B/4). Zastrzeżenia dotyczyły w głównej mierze ograniczania konkurencji, utrudniania dostępu do rynku, utrudnień proceduralnych.

 Do uchybień należy zaliczyć dopuszczenie do powstania nieprawidłowości podczas prowadzonych postępowań o udzielenia zamówienia publicznego, które w przyszłości mogłoby skutkować nie zatwierdzeniem postępowania przez Urząd Zamówień Publicznych

 6.1.3 Analiza przyczyn i skutków uchybień

 Analizowany Projekt ma bardzo duże znaczenie dla budżetu miasta. Kwota zaplanowanych inwestycji spowoduje znaczące zwiększenie wydatków realizowanych przez gminę w najbliższych latach. Dotychczasowe działania w zakresie wprowadzania Projektu w życie oceniane są z wysokim uznaniem przez zespół audytorów. Na szczególne wyróżnienie zasługuje, w opinii audytorów, wysoka ranga Projektu nadana przez Prezydenta Miasta. Powyższe wyraża się między innymi przez comiesięczne raportowanie stanu prac radnym podczas sesji Rady Miasta. Dzięki temu można mówić o wysokim stopniu kontroli społecznej  przedsięwzięcia. Przyjęte rozwiązania w zakresie struktury, rozwiązań personalnych oraz prawnych funkcjonują w sposób prawidłowy.

Informacje zawarte w piśmie Wiceprezesa Urzędu Zamówień Publicznych budzą jednak pewien niepokój i nie mogą pozostać niezauważone przez zespół audytorów. Katalogi wymogów zostały określone w ustawie Prawo zamówień publicznych. Stosowanie wymogów wykraczających poza ten katalog, o czym jest mowa w wymienionym piśmie, może być efektem nieznajomości ustawy i stosowania wzorów Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia opracowanych jeszcze za czasów poprzedniej kadencji, które w naszej opinii miały na celu utrudnienie konkurencji. Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu odniósł się do tego typu praktyk w następujących dokumentach:

-          Protokół kontroli Prawidłowość i legalność postępowań o zamówienie publiczne oraz prawidłowość i efektywność realizacji zamówień publicznych przeprowadzonych w 2002 i 2003 roku. KWiA-II-0913-10/I/04 s.13,

-          Wnioski z kontroli. KWiA-II-0913-10/I/04 s. 1 i 2,

-          Sprawozdanie z audytu Gwarantowanie przez system zamówień publicznych właściwego nadzoru nad prawidłowością stosowania ustawy. KWiA-II-0943-2/2004 s. 25.

 6.1.4 Rekomendacje:

 Rekomenduje się:

Dostosować regulacje dotyczące zamówień publicznych do zaleceń i rekomendacji zawartych w dokumentach WKWiA wymienionych w poprzednim akapicie.

 6.2 Ocena systemu w zakresie realizacji zadań i rozliczania środków.

 Omawiane zagadnienia dotyczą obiektu audytu nr 2, który został sformułowany w następujący sposób: Ocena systemu  Projektu Poprawa jakości wody w Opolu w zakresie wykonania i rozliczania środków w ramach programu ISPA/ Fundusz Spójności..

 6.2.1 Kryteria

 Sposób wykonania zadań oraz rozliczania środków powinien być zgodny z przepisami prawnymi wymienionymi w punkcie 6.1.1,  a w przypadku rozliczeń w szczególności z Podręcznikiem procedur wdrażania ISPA w NFOŚiGW. W zakresie rozliczeń powinna być opracowana pisemna procedura regulująca zagadnienia:

-          waluty rozliczeń i różnic kursowych,

-          wystawiania faktur,

-          zasad ewidencji księgowej.

6.2.2 Ustalenia stanu faktycznego

 Zgodnie z przyjętymi kryteriami Biuro Projektu ISPA posiada odpowiednie procedury dotyczące rozliczania srodków (aa 212-219/3/B/4). Procedura została opracowana przez podinspektora PIU - Panią Annę Kolczyk, sprawdzona przez kierownika PIU - Panią Elżbietę Morawę. W dniu 01.09.2003r. omawiany dokument został zatwierdzony przez Skarbnika Miasta – Panią Annę Jędrzejak, Prezesa Zarządu WiK Opole – Pana Adama Raka oraz przez ówczesnego Pełnomocnika ds. Realizacji Projektu ISPA – Pana Bogdana Płanetę. W dniu 26.02.2004r. dokonano szeregu zmian w procedurze. Zmiany zatwierdził obecny Pełnomocnik Realizacji Projektu ISPA – Pan Stanisław Tyka. Analizowany przez zespół audytorów dokument wprowadzający zmiany nie jest zatwierdzony przez Skarbnika Miasta, mimo iż zastosowane rozwiązania wymagają odpowiednich działań ze strony pracowników pionu finansowego UM, a cały proces rozliczeń jest nadzorowany przez Skarbnika. Dokument zawiera schemat (nr 2) poświadczania faktur i płatności.

 

Załącznik przedstawia schemat nr 2.

 

 Powyższy schemat jak i całą procedurę zespół audytorów ocenia jako poprawną, choć zbyt ogólną.

 

W zakresie wykonawstwa zadań znacząca odpowiedzialność spoczywa na Inżynierze Kontraktu. Do jego zadań należy między innymi potwierdzanie zgodności wykonanych robót z zakresem rzeczowym kontraktu, wystawianie przejściowego świadectwa płatności i podpisanie faktury. Umowa z Inżynierem Kontraktu została podpisana w dniu 21 grudnia 2004 roku. Zespół audytorów pozytywnie postrzega fakt przyjętego rozwiązania w tym zakresie i tym samym przerzucenie części odpowiedzialności (i ryzyka) na doświadczoną międzynarodową firmę.

 

Przeprowadzone kontrole zewnętrzne, wyszczególnione w punkcie 4.6, które dotyczyły:

·         zapewnienia, że zarządzenia  i dokumentacja Beneficjenta Końcowego są zgodne z wymaganiami dotyczącymi zarządzania  i kontroli funduszu ISPA,

·         zapewnienia przejrzystych i dobrze udokumentowanych procedur przetargowych,

·         zapewnienia prawidłowego przygotowania kontraktów,

·         zapewnienia, że system zarządzania finansami jest bezpieczny i gwarantuje profesjonalną kontrolę finansową,

·         zapewnienia, że projekt jest realizowany zgodnie z harmonogramem  finansowym,

dowodzą (mimo pewnych braków opisanych w sprawozdaniu z pierwszej kontroli) (aa nr 29-32/3/B/4) , że Beneficjent Końcowy spełnia stawiane przed nim wymogi niezbędne do realizacji Projektu ISPA.

 

Do uchybień zaliczyć należy brak zatwierdzenia dokonanych zmian w procedurze rozliczeń finansowych przez Skarbnika Miasta.

 6.2.3 Analiza przyczyn i skutków uchybień

 Wyszczególnione powyżej braki w procedurach mają szczególne znaczenie w obliczu stwierdzeń zawartych w wypowiedziach Naczelnika Biura ISPA dotyczących niedoskonałości we wzajemnej komunikacji ze służbami pionu finansowego UM (aa nr 171/3/B/4). W tak poważnym przedsięwzięciu dla gminy Opole prawidłowa i pełna współpraca między wymienionymi komórkami jest, w opinii audytorów, absolutną koniecznością. Zatwierdzenie omawianych wyżej procedur przez Skarbnika przyczyni się do obniżenia ryzyka Projektu w tym obszarze. Szczegółowość omawianych procedur jest niska. Jednak dokładne opisy rozliczeń finansowych znajdują się w obowiązującym jednostkę Podręczniku procedur wdrażania ISPA w NFOŚiGW a przygotowanie merytoryczne pracowników odpowiedzialnych za kwestie rozliczeń Projektu jest, w opinii zespołu audytorów, na odpowiednim poziomie.

 6.2.4 Rekomendacje:

 

Rekomenduje się:

Doprowadzić do zatwierdzenia procedur w zakresie rozliczeń finansowych przez Skarbnika Miasta Opola.

 

6.3 Zagrożenia wynikające z nieprawidłowego wykonania ustaleń Projektu.

 

Omawiane zagadnienia dotyczą obiektu audytu nr 3, który został sformułowany w następujący sposób: Zagrożenia płynące z niewykonania lub nieterminowego wykonania ustaleń Projektu Poprawa jakości wody w Opolu.

 

6.3.1 Kryteria

 

Standardy kontroli finansowej opublikowane prze Ministra Finansów w Komunikacie nr 1 z dnia 30 stycznia 2003 roku odnoszą się również do obowiązku analizy ryzyka przez jednostki sektora finansów publicznych oraz do działań zmierzających do kontroli i ograniczania skutków ryzyka w obszarze działania danej komórki. Część B wymienionego dokumentu nosi nazwę Zarządzanie ryzykiem i wymienia niezbędne elementy procesu analizy i ograniczania ryzyka w jednostkach sektora finansów publicznych. Należą do nich:

§         monitorowanie realizacji zadań;

§         identyfikacja ryzyka;

§         analiza ryzyka i podejmowanie działań zaradczych.

W celu uzupełnienia działań Biura Projektu ISPA w tym zakresie zespół audytorów zdecydował przeprowadzić własną analizę potencjalnych zagrożeń oraz zaproponować działania zmierzające do ograniczenia ich skutków.

 

6.3.2 Ustalenia stanu faktycznego

 

Poza wymienionymi we wcześniejszej części sprawozdania możliwościami nieprawidłowej realizacji Projektu, szczególną uwagę należy poświęcić informacjom zawartym w artykule nr 8 Memorandum Finansowego. Zawarto tam zapisy warunkujące finansowanie przedsięwzięcia przez Unię Europejską. Pierwszy określono jako:

  • Warunek odnoszący się do przyjętych założeń oraz do statusu aktywów.

W ramach tego zapisu Komisja Europejska zastrzega sobie prawo zrewidowania wysokości wsparcia z funduszu ISPA (obecnie Fundusz Spójności), jeśli w okresie pięciu lat od daty zakończenia robót, warunki eksploatacyjne (opłaty, dochody) ulegną zasadniczej zmianie w stosunku do pierwotnych założeń przyjętych do określenia wysokości pomocy i/lub nastąpiły zasadnicze zmiany:

    • wpływające na charakter przedsięwzięcia lub warunki jego realizacji przyczyniły się do osiągnięcia nieuzasadnionych korzyści przez prywatną lub publiczną jednostkę;
    • wynikające ze zmiany statusu własnościowego jakiejkolwiek części finansowanej infrastruktury.

Beneficjent Końcowy zobowiązany jest informować Komisję o każdej ww zmianie oraz do zabiegania o uprzednie uzyskanie zgody Komisji na takie zmiany.

 

  • Warunek dotyczący treści raportu końcowego.

W ramach tego warunku Komisja Europejska formułuje dwa główne zapisy dotyczące:

o        zapewnienia pełnej zgodności z prawem Unii Europejskiej dotyczącym jakości odprowadzanych ścieków;

o        wydajności oczyszczalni ścieków.

 

Ponadto Komisja zastrzega, iż udzielenie pomocy jest uwarunkowane przydzieleniem przez właściwe władze wystarczających środków dla zapewnienia efektywnej eksploatacji i utrzymania aktywów.

 

Załącznik III.1 do Memorandum Finansowego w części VIII reguluje kwestie windykacji nienależnych płatności. Dokument ten stanowi, iż jeśli część lub całość przyznanych środków pomocowych nie znajdzie uzasadnienia w świetle realizacji przedsięwzięcia, Komisja przeprowadzi odpowiednią analizę danego przypadku, w szczególności zwracając się do państwa – beneficjenta o dostarczenie w oznaczonym czasie stosownych uwag w przedmiotowej sprawie i usunięcie wszelkich nieprawidłowości. W rezultacie powyższej analizy Komisja może zredukować, zawiesić lub anulować pomoc przeznaczoną na realizację danego przedsięwzięcia, zwłaszcza jeżeli zostanie ujawniona jakakolwiek istotna zmiana odnosząca się do natury warunków realizacji przedsięwzięcia wprowadzona bez zgody Komisji. W szczególności Komisja Europejska może:

§         obniżyć wysokość lub anulować jakiekolwiek płatności zaliczkowe;

§         anulować całość lub część pomocy przyznanej na realizację danego przedsięwzięcia.

Komisja określi skalę ewentualnej korekty biorąc pod uwagę rodzaj zaistniałej nieprawidłowości oraz zakres stwierdzonych zaniedbań w mechanizmie zarządzania i kontroli.

 

W celu wykrycia ewentualnych zagrożeń prawidłowej realizacji Projektu zastosowano różnorodną metodykę. Przeprowadzono udokumentowane w kwestionariuszach kontroli wewnętrznej rozmowy z kierownictwem komórki na temat problemu ryzyka Projektu (aa nr 167-171,173-175/3/B/4). Dokonano  konsultacji telefonicznych z przedstawicielami samorządów wprowadzających w swoich jednostkach podobne programy. W dniu 14 lutego 2005 roku przeprowadzono w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu badanie testowe znane pod określeniem burzy mózgów (aa nr 222/3/B/4).

 

W wyniku wymienionych wyżej działań zostały wyszczególnione poniższe zagrożenia:

  • blokady ruchu drogowego,
  • ryzyko kursowe,
  • nieprawidłowe działania Inżyniera Kontraktu,
  • nieosiągnięcie założonego efektu ekologicznego,
  • nieprawidłowe działanie systemu zamówień publicznych,
  • niezatwierdzenie zmian w Memorandum Finansowym,
  • szkody związane z pracami budowlanymi,
  • konieczność przeprowadzenia badań archeologicznych,
  • niedostatek lokalnej siły roboczej,
  • nieprawidłowa realizacja Porozumienia międzygminnego przez gminy,
  • opóźnienia w rozliczaniu transakcji w NFOŚiGW,
  • brak zabezpieczeń ze strony gmin uczestniczących w Projekcie,
  • źle układająca się współpraca z WiK,
  • nieterminowa realizacja zadań przez wykonawców,
  • niesprzyjające warunki pogodowe,
  • problemy z wykupem gruntów,
  • niewystarczający poziom komunikacji pomiędzy komórkami UM zaangażowanymi w realizację projektu,
  • wzajemna zależność realizacyjna kontraktów,
  • negatywne wyniki zewnętrznych kontroli,
  • niewystarczający nadzór nad realizacją kontraktów,
  • zastrzeżenia konserwatora zabytków,
  • brak harmonizacji prac budowlanych w zakresie kanalizacji deszczowej,
  • zabezpieczenie środków finansowych na podatek VAT,

Z wymienionych wyżej potencjalnych zagrożeń w dalszej części opisano te, które zespół audytorów uznał za najbardziej prawdopodobne i mogące doprowadzić do najpoważniejszych utrudnień w realizacji Programu.

Ryzyko kursowe

Wysokość środków finansowych przeznaczonych na finansowanie Projektu ze strony Unii Europejskiej została określona w euro (maksymalna wysokość pomocy została określona na 40.519.050 ) (aa 35/3/B/4). Umowy na realizację poszczególnych kontraktów zawierane są w złotych lub euro. W przypadku umów zawartych w złotych, a więc w innej walucie niż określona w Memorandum Finansowym, powstaje ryzyko związane ze wzajemnymi zmianami kursów wymiany tych walut. W przypadku wzrostu kursu euro kwoty otrzymane w złotówkach będą wyższe od zakładanych i wówczas można mówić o pozytywnych skutkach dla budżetu miasta. W odwrotnej sytuacji, gdy kurs euro obniży się w stosunku do złotego, kwoty otrzymane w złotych będą niższe od zakładanych w początkowej fazie Projektu. Nie symetryczny sposób finansowania przedsięwzięcia – 65% ze środków UE a 35% z pozostałych źródeł finansowania – powoduje, że korzyści i straty spowodowane ruchami walut wzajemnie się nie równoważą i powinny być brane pod uwagę przez realizatorów Projektu. W obliczu nie stosowania dotychczas w UM walutowych instrumentów pochodnych i brakiem doświadczenia w zabezpieczaniu pozycji walutowych, elementem który może być brany pod uwagę, w celu ograniczenia ryzyka w tym zakresie jest polityka wyboru waluty poszczególnych kontraktów.

Nieprawidłowe działanie Inżyniera Kontraktu

Niniejsze potencjalne zagrożenie zostało wskazane przez przedstawicieli innych gmin realizujących podobne projekty (aa 26-28/3/B/4). Z pośród sześciu wywiadów telefonicznych w trzech wymieniono jako możliwe ryzyko działanie Inżyniera Kontraktu. Powyższe informacje nie odnoszą się do firmy, która wygrała przetarg na Inżyniera Kontraktu w naszym mieście. Zespół audytorów wskazując potencjalne zagrożenia nie może jednak pominąć wyników przeprowadzonych testów. W celu obniżenia ryzyka w tym zakresie, w jednym z miast, z którymi były prowadzone rozmowy, zdecydowano się na zatrudnienie dwóch Inżynierów Kontraktu. W opinii zespołu audytorów dynamiczne i kompetentne działanie Inżyniera Kontraktu jest jednym z kluczowych elementów warunkujących powodzenie Projektu.

Blokady ruchu drogowego

W wyniku planowanych robót, które w dużej części będą odbywać się wzdłuż miejskich dróg, poważnym problemem mogą okazać się utrudnienia w ruchu drogowym na terenie miasta. Taka sytuacja może skutkować poważnym niezadowoleniem lokalnych społeczności. W krańcowym wypadku blokady drogowe mogą przyczynić się do opóźnienia prowadzonych prac. Niezadowolenie mieszkańców z chwilowych utrudnień może wpłynąć na odbiór prowadzonych inwestycji przez media i w konsekwencji doprowadzić do obniżenia prestiżu wykonawców Projektu. W celu zminimalizowania skutków omawianego potencjalnego zagrożenia niezbędna jest ścisła współpraca pomiędzy Biurem Projektu ISPA a Miejskim Zarządem Dróg i Wydziałem Inżynierii Miejskiej. Zgodnie z wypowiedziami kierownictwa tych jednostek współdziałanie między wymienionymi komórkami odbywa się na zadawalającym poziomie (aa 44,43,168/3/B/4). Jednakże biorąc pod uwagę rozmiary przedsięwzięcia oraz związaną z nim odpowiedzialność zespół audytorów uważa za słuszne rozpatrzenie możliwości nadania kierownikowi wybranej komórki uprawnień wydawania poleceń służbowych pozostałym w zakresie działań związanych z Programem.

Nieosiągnięcie założonego efektu ekologicznego

Głównym celem Projektu jest osiągnięcie założonego efektu ekologicznego – ochrona zasobów zbiornika wód podziemnych GZWP 333 Opole – Zawadzkie.  Zagrożeniem dla zbiornika są nieskanalizowane obszary aglomeracji miejskich i siedlisk wiejskich, które powodują że wody zbiornika z roku na rok mają coraz gorszą jakość, ponieważ ścieki przenikają do ziemi i wód powierzchniowych. Powstrzymanie degradacji wód podziemnych, poprawa czystości wód powierzchniowych oraz ograniczenie do minimum odprowadzania ścieków do ziemi jest warunkiem zaopatrzenia miasta i okolic w wodę pitną dobrej jakości. Warunki określające realizację przedsięwzięcia zawarte w Memorandum Finansowym odnoszą się również do dokumentów końcowych, które powinny zawierać informację na temat odpowiedniej redukcji zanieczyszczeń, eksploatacji i wydajności oczyszczalni ścieków (aa 37/3/B/4). Osiągnięte efekty powinny być zgodne z odpowiednimi Dyrektywami Wspólnoty Europejskiej. Niespełnienie ww warunków może skutkować windykacją płatności ze strony Komisji Europejskiej.

Nieprawidłowe działanie systemu zamówień publicznych

Program Poprawa jakości wody w Opolu jest wpisany w ścisły harmonogram działań. Opóźnienia w jego realizacji mogą doprowadzić do uznania przez Komisję Europejską, iż warunki realizacji przedsięwzięcia zawarte w Memorandum Finansowym nie zostały dotrzymane. Ewentualne nieprawidłowości w zakresie prowadzonych postępowań o zamówienie publiczne, z racji  na ich charakter oaz sposób postępowania, mogą mieć decydujący wpływ na terminowość realizowanych prac. Ewentualna realizacja zamówień niezgodna z zawartymi umowami może również być uznana przez Komisję Europejską za złamanie warunków realizacji przedsięwzięcia. Z powyższych powodów nadzór nad procesem realizacji zamówień publicznych oraz dbałość o jakość zastosowanych rozwiązań powinny być jednym z priorytetów kierownictwa Biura Projektu ISPA. Zauważone przez Prezesa UZP niedoskonałości (opisane w części 7.1.2), w opinii zespołu audytorów, powinny stanowić impuls do udoskonalenia przyjętych rozwiązań oraz do wzmocnienia systemu kontroli, również zewnętrznej w stosunku do Biura, w zakresie przyjętego systemu zamówień publicznych.

Niezatwierdzenie zmian w Memorandum Finansowym

Beneficjent Końcowy czyni starania o zmianę Memorandum Finansowego w dwóch kwestiach – terminu zakończenia projektu oraz zamiany miejscowości Zawada na Suchy Bór. Proponowany nowy termin zakończenia inwestycji to 31 grudnia 2008 roku.

Ostatnia rekomendacja Komisji Europejskiej, zawarta w raporcie z realizacji projektu za styczeń 2005 roku (aa nr 210/3/B/4), zaleca wstrzymanie się z przedstawieniem wniosków o modyfikację aż do końca okresu realizacji Projektu. Powyższe ma umożliwić zgłoszenie jednej modyfikacji obejmującej wszystkie zmiany. W opinii zespołu audytorów, sytuacja ta jest bardzo skomplikowana i niejasna. Wymaga szerokich konsultacji oraz wykorzystania wszystkich możliwości dyplomatycznych, prawnych i politycznych w celu przyjęcia najlepszego rozwiązania dla uczestników Projektu.

Szkody związane z pracami budowlanymi

Problem związany z korzystaniem z nieruchomości sąsiadującymi z terenami, na których prowadzone będą prace oraz z ewentualnymi szkodami wyrządzonymi podczas prac budowlanych został poruszony przez przedstawicieli innych miast realizujących podobne projekty (aa nr 27/3/B/4). Trudno ocenić kwotę ewentualnych żądań o zadośćuczynienie, jednakże problemy tego typu mogą się pojawić. Spośród sześciu ankietowanych miast w dwóch wymieniono tę sprawę jako istotne utrudnienie w realizacji planów. Według informacji Naczelnika BP ISPA przed rozpoczęciem robót będą fotografowane tereny, aby przedstawić w razie wątpliwości wykonawcy stan zastany (aa nr 168/3/B/4). Zespół audytorów ocenia to rozwiązanie jako bardzo przydatne, zwłaszcza w przypadku pojawienia się roszczeń nieuzasadnionych.

Nieprawidłowa realizacja Porozumienia międzygminnego przez gminy

Porozumienie międzygminne z dnia 17 listopada 2003 roku zostało zawarte między 7 gminami. Należą do nich Chrząstowice, Dąbrowa, Komprachcice, Łubniany, Pruszków, Tarnów Opolski oraz Opole. Porozumienie to wraz z umową z tego samego dnia określa między innymi obowiązki gmin biorących udział w projekcie. Wysoki stopień skomplikowania Projektu, duża ilość uczestników, poważne znaczenie podjętych zobowiązań dla budżetów poszczególnych gmin zmusza do rozważenia sytuacji, w której poszczególne gminy nie wywiążą się w pełni z zawartych uzgodnień. Taka, hipotetyczna sytuacja, może mieć wpływ na postrzeganie projektu przez Komisję Europejską, a także na możliwość prowadzenia zaplanowanych prac budowlanych. Wydaje się konieczne dysponowanie planem działania w przypadku zaistnienia powyższych okoliczności.

 6.3.3 Analiza ustaleń

Ryzyko związane z omawianym Projektem jest wysokie. Z tego powodu zespół audytorów postanowił dokonać analizy możliwych zagrożeń. Ze strony zarządzających istnieje możliwość i obowiązek podjęcia wszelkich możliwych działań zmierzających do uniknięcia lub zminimalizowania skutków urzeczywistnienia się opisanych wyżej hipotetycznych sytuacji. Przedstawiony katalog ma za zadanie ułatwić jak najwcześniejszą reakcję na potencjalne zagrożenia. Katalog ów nie wyczerpuje z pewnością wszystkich możliwych ryzyk i w dużej mierzy oparty jest na wiedzy audytorów. Jednakże przy uwzględnieniu profesjonalnej wiedzy kierownictwa Biura Projektu ISPA oraz praktycznych możliwości podjęcia konkretnych działań, powinien przyczynić się do obniżenia ryzyka Projektu.

 6.3.4 Rekomendacje:

Rekomenduje się:

1.     W porozumieniu z pionem finansowym Skarbnika Miasta przeprowadzić analizę możliwych konsekwencji finansowych znaczących zmian kursów wymiany euro i złotego dla powodzenia Projektu;

2.     Rozważyć możliwość zatrudnienia większej liczby Inżynierów Kontraktu;

3.     Rozważyć możliwość nadania uprawnień do wydawania poleceń służbowych w zakresie związanym z realizacją Projektu jednemu z kierowników komórek zaangażowanych w projekt w stosunku do pozostałych komórek.

4.     Opracować scenariusz działań w przypadku nie wywiązania się przez poszczególne gminy z postanowień Porozumienia międzygminnego z dnia 17 listopada 2003 roku.

 

7                 Uwagi i wnioski

 

7.1 Rekomendacje

 

1.      Dostosować regulacje dotyczące zamówień publicznych do zaleceń i rekomendacji zawartych w dokumentach WKWiA wymienionych poniżej:

·         Protokół kontroli Prawidłowość i legalność postępowań o zamówienie publiczne oraz prawidłowość i efektywność realizacji zamówień publicznych przeprowadzonych w 2002 i 2003 roku. KWiA-II-0913-10/I/04,

·         Wnioski z kontroli. KWiA-II-0913-10/I/04 s. 1 i 2,

·         Sprawozdanie z audytu Gwarantowanie przez system zamówień publicznych właściwego nadzoru nad prawidłowością stosowania ustawy. KWiA-II-0913-2/2004.

2.          Doprowadzić do zatwierdzenia procedur w zakresie rozliczeń finansowych

przez Skarbnika Miasta Opola.

3.          W porozumieniu z pionem finansowym Skarbnika Miasta przeprowadzić

analizę możliwych konsekwencji finansowych znaczących zmian kursów

wymiany euro i złotego dla powodzenia Projektu;

4.          Rozważyć możliwość zatrudnienia większej liczby Inżynierów Kontraktu;

5.          Rozważyć możliwość nadania uprawnień do wydawania poleceń

służbowych w zakresie związanym z realizacją Projektu jednemu z kierowników komórek zaangażowanych w projekt w stosunku do pozostałych komórek.

6.          Opracować scenariusz działań w przypadku nie wywiązania się przez

poszczególne gminy z postanowień Porozumienia międzygminnego z dnia 17 listopada 2003 roku.

Załączniki do pobrania: 2006-01-19 13:34:48 - Schemat nr 1 (38.50 kB)
2006-01-19 13:36:53 - Schemat nr 2 (25.50 kB)

Ilość odwiedzin: 6728
Nazwa dokumentu: Sprawozdanie
Podmiot udostępniający: Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Osoba, która wytworzyła informację: Piotr Wąsaty, Agnieszka Dornfeld, Radosław Stanek
Osoba, która odpowiada za treść: Piotr Wąsaty, Agnieszka Dornfeld, Radosław Stanek
Osoba, która wprowadzała dane: Agnieszka Lisiecka
Data wytworzenia informacji: 2006-01-19 13:27:05
Data udostępnienia informacji: 2006-01-19 13:27:05
Data ostatniej aktualizacji: 2006-01-19 13:36:53

Wersja do wydruku...

Rejestr zmian...