Nasz serwis wykorzystuje pliki cookies do przechowywania informacji na Twoim komputerze. Są one wykorzystywane w celu zapewnienia poprawnego działania serwisu. W każdej chwili możesz dokonać zmiany ustawień dot. przechowywania plików cookies w Twojej przeglądarce. Korzystając z serwisu wyrażasz zgodę na przechowywanie plików coockies na Twoim komputerze.
X
Wersja dla niedowidzących
  Miasto Opole
Choose language:       
Statystyki
Rejestr zmian
Mapa strony
Instrukcja biuletynu
Pliki do pobrania
  
 ORGANY WŁADZY
Prezydent Miasta
Rada Miasta
 URZĄD MIASTA OPOLA
Dane podstawowe
Przedmiot działalności
Organizacja Urzędu
Spis telefonów Urzędu Miasta
Struktura Urzędu Miasta Opola - Dane teleadresowe
Wydział Spraw Obywatelskich
Urząd Stanu Cywilnego
Jednostki podległe
Wydział Kontroli Wewnętrznej
Analiza dot. skarg i wniosków
Biuro Urbanistyczne - Planowanie Przestrzenne
ISPA
Miejski Rzecznik Konsumentów
Wydział Inwestycji Miejskich
Wydział Administracyjno - Gospodarczy
Wydział Komunikacji
 PRAWO
Uchwały
Protokoły Rady Miasta Opola
Budżet
Zarządzenia
Podatki i opłaty lokalne
Rejestry aktów prawa miejscowego
Dzienniki Ustaw i Monitory Polskie
 WYBORY
Samorząd terytorialny - 2006
Parlament Europejski - 2009
Samorząd terytorialny - 2010
Sejm i Senat RP - 2011
Parlament Europejski 2014
Samorząd terytorialny - 2014
 INNE
Spółki prawa handlowego
Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw
Instrukcja obsługi biuletynu
Redakcja Biuletynu
Oświadczenia majątkowe
Inicjatywa uchwałodawcza
System informacji o środowisku
Oceny jednostek miejskich
Ogłoszenia o wolnych etatach w Urzędzie Miasta
Zawiadomienia
Elektroniczna Skrzynka Podawcza
Organizacje pozarządowe
Rejestry
Zapytania ofertowe w ramach projektów dofinansowanych z UE
Dialog techniczny
Dostęp do Informacji Publicznej
Strategia rozwoju Opola w latach 2012-2020
Ogłoszenia o wolnych etatach w miejskich jednostkach organizacyjnych
 Urzędy Centralne
Spis adresów
 OBWIESZCZENIE o przystąpieniu do opracowania Strategii Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Aglomeracji Opolskiej
 Informacje
Zarządzenia
Przetargi
Ogłoszenia
Obwieszczenia
 Podział administracyjny kraju
 Urzędy pracy w Polsce
 Urzędy skarbowe w Polsce
A A A


 


SPRAWOZDANIE Z AUDYTU

 

 

Nazwa zadania audytowego: Ocena projektu pn.Wspieranie rozwoju edukacyjnego młodzieży wiejskiej poprzez programy stypendialne w roku szkolnym 2005/2006

Nr zadania audytowego: 9/6

Nazwa i adres jednostki audytowanej: Urząd Miasta Opola – Wydziały EiPR, OŚ, B, FK

Zespół audytorów i nr up.:

Piotr Wąsaty – Kierownik Referatu Audytu Wewnętrznego, nr up. 3/2006

Marek Żywicki – audytor wewnętrzny, nr up. 4/2006

 

 

Wykonał: Marek Żywicki

 

Zatwierdził: Piotr Wąsaty

 

Data i podpis:  23.03.2006r.  ( - )

 

Data i podpis:  23.03.2006r.  ( - )

 

STRESZCZENIE

  

         Zadanie audytowe pn. Ocena projektu pn. Wspieranie rozwoju edukacyjnego młodzieży wiejskiej poprzez programy stypendialne w roku szkolnym 2005/2006 zostało przeprowadzone na wniosek Naczelnika Wydziału EiPR, jako audyt pozaplanowy. Celem badania była ocena realizacji projektu ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości wydatkowania dotacji uzyskanej w ramach ZPORR 2.5 oraz prowadzenia dokumentacji. Przedmiotowy projekt realizowany jest przez 4 Wydziały Urzędu Miasta (EiPR, OŚ, FK, B) oraz 17 szkół ponadgimnazjalnych.

         Projekt jest w trakcie realizacji. Uzyskane środki I transzy zostały rozliczone (realizacja: 97,5%), co zgodnie z umową o dofinansowanie stanowi podstawę wnioskowania o II transzę.

         W wyniku przeprowadzonych badań audytorzy stwierdzili liczne uchybienia formalne, które negatywnie wpłynęły na ocenę ogólną realizacji projektu. Niektóre z uchybień (np. wymagane opisy lub nieprecyzyjne opisy segregatorów) zostały usunięte podczas audytu. Niemniej, w ocenie audytorów należy poprawić koordynację nad realizacją projektu. Poprawa systemu zarządzania w trakcie realizacji kolejnych etapów projektu (II transzy) eliminować będzie powstawanie stwierdzonych uchybień i zapewni prawidłowe wydatkowanie środków.

         Realizowany projekt uzyskał ocenę ogólną C.

 I.    CEL

 Celem niniejszego audytu była ocena realizacji projektu zgodnie z wytycznymi programu i zobowiązaniami beneficjenta.

 II. ZAKRES

 Podmiotowy:

audyt został przeprowadzony w Wydziałach: EiPR, OŚ, FK i B.

 Przedmiotowy:

zadania beneficjenta wynikające z umowy o dofinansowanie projektu, wytycznych ZPORR i przepisów prawa powszechnego.

 

 III.            OBIEKTY AUDYTU

 

1.                  Analiza i ocena procedur realizacji projektu pod kątem legalności i efektywności.

2.                  Analiza wydatków poniesionych na realizację projektu, na podstawie wniosków o płatność, w oparciu o reprezentatywną próbę.

3.                  Ocena dostępności i bezpieczeństwa dokumentacji projektu.

 IV.             ANALIZA RYZYKA

         Wymienione obiekty audytu zostały ustalone na podstawie wyodrębnionych przez zespół audytorów obszarów ryzyka, w zakresie tematycznym realizowanego zadania audytowego, zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów (www.mf.gov.pl/dokument.php?dzial=461&id=46695). Przyjmując taki zakres ryzyk zespół audytowy zwrócił szczególną uwagę na ryzyka związane z:

  • niewłaściwym rozdziałem zadań pomiędzy stanowiska pracy – OBIEKT 1
  • nieefektywnym funkcjonowaniem systemu zarządzania i kontroli wewnętrznej, skutkującym nieprzejrzystą ścieżką audytu – OBIEKT 1
  • brakiem należytej weryfikacji wniosków o płatność, a w efekcie błędne kwalifikowanie kosztów projektu – OBIEKT 2
  • niewłaściwym funkcjonowanie systemu księgowego (brak wyodrębnionych kont lub dokonywanie na kontach projektu operacji dotyczących innych zadań beneficjenta) – OBIEKT 2;
  • niewłaściwym prowadzeniem dokumentacji pod względem formalnym (oznaczenia dokumentacji) i logicznym (wyodrębnienie i dostępność dokumentacji projektu) – OBIEKT 3.

 Analiza ww. ryzyk została przedstawiona w poniższej tabeli.

          

Obiekty audytu

Jednostka Audyto-wana

Kategorie ryzyk

Końcowa ocena ryzyka

Istotność

Jakość zarządza– nia

Kontrola wew.

Czynniki zewn.

Opera- cyjne

0,20

0,20

0,25

0,15

0,20

1

2

3

4

5

6

7

8

Obiekt 1

 

UM

3

4

4

 

 

3

 

 

2

81,3 %

Obiekt 2

 

UM

4

2

3

3

2

 

 

70,0 %

Obiekt 3

 

UM

2

2

3

3

3

 

 

65,0 %

 

W wyniku przeprowadzonej analizy zespół audytorów stwierdził, że najwyższym ryzykiem charakteryzuje się obiekt 1 (81,3%), niższym obiekt 2 (70,0%), a najniższym obiekt 3 (65,0%). Audytorzy uznali bowiem, że realizowany po raz pierwszy projekt charakteryzuje się wysokim ryzykiem naturalnym (zgodnie z Wytycznymi MF). Kluczowe znaczenie w przedmiotowym obiekcie ma jakość zarządzania (ocena 4) i skuteczna kontrola wewnętrzna (ocena 4). Obie kategorie ryzyk mają wpływ na efekt końcowy projektu. Obiekt 2 charakteryzuje się najwyższą istotnością, ponieważ materializacja ryzyk związanych z tą kategorią daje bezpośredni efekt finansowy (niewłaściwa kwalifikacja kosztów - odmowa finansowania). Należy przy tym zwrócić uwagę, że niewłaściwa kwalifikacja kosztów jest także wynikiem nieskutecznej kontroli wewnętrznej (Obiekt 1). W badaniach audytowych należy zatem traktować oba obiekty łącznie. Osobnym obszarem badania będzie jakość i dostępność dokumentacji projektu. Istnieje bowiem ryzyko popełnienia nieprawidłowości o charakterze formalnym, związanym z wymogami instytucji zarządzającej w zakresie prowadzenia dokumentacji (np. oznaczenie segregatorów). Dostępność i poprawność dokumentacji będzie poddana automatycznej weryfikacji w trakcie badań nad obiektami 1 i 2. Zatem biorąc pod uwagę badany system i dostępne zasoby Referatu Audytu Wewnętrznego, audytorzy postanowili poddać audytowi wszystkie ww. obiekty.

 METODYKA 

  1. testy przeglądowe – identyfikacja zasad funkcjonowania badanego systemu i jego podsystemów oraz potwierdzenie istnienia (lub nie) kontroli poprzez użycie niżej wymienionych technik:

·          zapoznanie się z dokumentami służbowymi,

·          uzyskiwania wyjaśnień i informacji od pracowników audytowanej jednostki
w oparciu o kwestionariusze kontroli wewnętrznej,

·          obserwację wykonywanych działań,

  1. testy zgodności – analiza wszystkich zidentyfikowanych procedur w celu oceny stopnia i zakresu ich stosowania poprzez użycie niżej wymienionych technik:

·          porównanie określonych zbiorów danych z kryteriami ustalonymi przez audytorów (na podstawie przepisów prawa, umowy o dofinansowanie projektu i wytycznych instytucji zarządzającej);

·          sprawdzenie rzetelności informacji oraz jej porównanie z informacją zewnętrzną;

  1. testy rzeczywiste legalności (atrybuty) i wydajności (efektywności) tj. sprawdzenie (na wybranej próbie losowej) prawidłowości funkcjonowania podsystemów (np. pod kątem legalności i efektywności regulowania zobowiązań Beneficjenta) ze wskazaniem procentowego udziału błędnych operacji przy z góry założonych parametrach próby.

 VI.TERMIN

 Zadanie audytowe przeprowadzono w okresie od 16.01. - 28.02.2006r.

 VII. KRYTERIA I USTALENIA

 1.     Obiekt 1 - Analiza i ocena procedur realizacji projektu pod kątem legalności i efektywności

OCENA: C

 Tabela znajduje się w załączniku do sprawozdania.

 

2.     Obiekt 2 - Analiza wydatków poniesionych na realizację projektu, na podstawie wniosków o płatność, w oparciu o reprezentatywną próbę.

OCENA: B

 Tabela znajduje się w załączniku do sprawozdania.

 

 

3. Obiekt 3 - Ocena dostępności i bezpieczeństwa dokumentacji projektu.

Ocena – C

 Tabela znajduje się w załączniku do sprawozdania.

 

VIII. UWAGI I WNIOSKI                                                      

             Na podstawie opisanych w niniejszym sprawozdaniu ustaleń oraz analizy przyczyn i skutków rekomenduje się wykonanie następujących działań zmierzających do eliminowania w przyszłości stwierdzonych uchybień:

A. W treści punktu (25_) wniosku o płatność II transzy dokonać korekty zapisu dotyczącego miejsca przechowywania dokumentacji dotyczącej realizowanego projektu.

 

B. Wprowadzić skuteczną i dokumentowaną kontrolę wewnętrzną przez kierownictwo Wydziału EiPR (Naczelnika i Kierownika Referatu Monitorowania Spraw Europejskich).

 

C. Wzmocnić nadzór ze strony Wydziału OŚ nad dyrektorami szkół w zakresie prawidłowego oznaczania dokumentacji projektu.

 

D. Wyodrębnić osobne konta projektów: Nr Z/2.16/II/2.2/21/05 (dot. roku szkolnego 2005/2006) i Nr Z/2.16/11/2/2.2/28/04 (dot. roku szkolnego 2004/2005), na których księgowane są środki pochodzące z EFS (228-854-85415-... ).

 

E. Kontrolować dokumentację w ilości zgodnej z zarządzeniem Prezydenta Miasta oraz wzmocnić nadzór nad dyrektorami szkół m.in. poprzez regularne, oparte na planie, kontrole w szkołach oraz szkolenia.

 

F. Podjąć natychmiastowe działania do zabezpieczenia (zamknięcia) dokumentacji  po zakończeniu pracy w Wydziale OŚ.

 

G. Dostosować sposób przechowywania i oznaczania dokumentacji projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie (Wydziały FK i B).

 Pouczenie:

Zgodnie z § 20, w terminie 2 miesięcy od dnia otrzymania sprawozdania końcowego, kierownik jednostki audytowanej w porozumieniu z Prezydentem podejmuje działania mające na celu usunięcie uchybień oraz wykonanie rekomendacji. Kierownik jednostki audytowanej przekazuje na ręce Naczelnika KWiA informację o sposobie ich wykonania, w formie pisemnej, po zatwierdzeniu przez Prezydenta. W przypadku braku wykonania rekomendacji w terminie 2 miesięcy, kierownik jednostki audytowanej sporządza pisemną informację o tym fakcie wraz z uzasadnieniem, którą po zatwierdzeniu przez Prezydenta przekazuje Naczelnikowi Wydziału KWiA oraz Głównemu Inspektorowi Audytu Wewnętrznego.

 

 

    Wykonano w 3 egzemplarzach, które otrzymują:

1.       Egz. Nr 1 – Prezydent Miasta (w/m)

2.       Egz. Nr 2 - Naczelnik EiPR (w/m)

3.       Egz. Nr 2 – a/a

 

Załączniki do pobrania: 2006-03-27 09:38:18 - Obiekt 1 (53.00 kB)
2006-03-27 09:41:50 - Obiekt 2 (58.50 kB)
2006-03-27 09:42:39 - Obiekt 3 (47.50 kB)

Ilość odwiedzin: 7307
Nazwa dokumentu: Sprawozdanie
Podmiot udostępniający: Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Osoba, która wytworzyła informację: Piotr Wąsaty, Marek Żywicki
Osoba, która odpowiada za treść: Piotr Wąsaty, Marek Żywicki
Osoba, która wprowadzała dane: Agnieszka Lisiecka
Data wytworzenia informacji: 2006-03-27 09:21:54
Data udostępnienia informacji: 2006-03-27 09:21:54
Data ostatniej aktualizacji: 2006-03-27 09:42:39

Wersja do wydruku...

Rejestr zmian...