logo
Wersja dla niedowidzących
  Miasto Opole
Choose language:       
corner
Statystyki
Rejestr zmian
Mapa strony
Instrukcja biuletynu
Pliki do pobrania
corner
  
corner corner
corner corner
 ORGANY WŁADZY
plus Prezydent Miasta
plus Rada Miasta
 PRAWO
minus Uchwały
minus Protokoły Rady Miasta Opola
plus Budżet
plus Zarządzenia
plus Podatki i opłaty lokalne
minus Rejestry aktów prawa miejscowego
minus Dzienniki Ustaw i Monitory Polskie
 WYBORY
plus Samorząd terytorialny - 2006
plus Parlament Europejski - 2009
plus Samorząd terytorialny - 2010
minus Sejm i Senat RP - 2011
plus Parlament Europejski 2014
plus Samorząd terytorialny - 2014
plus Wybory na Prezydenta RP - 2015
plus WYBORY DO RAD DZIELNIC 2015
 URZĄD MIASTA OPOLA
minus Dane podstawowe
minus Przedmiot działalności
plus Organizacja Urzędu
minus Spis telefonów Urzędu Miasta
minus Struktura Urzędu Miasta Opola - Dane teleadresowe
minus Urząd Stanu Cywilnego
plus Jednostki podległe
plus Wydział Kontroli Wewnętrznej
plus Analiza dot. skarg i wniosków
plus Biuro Urbanistyczne - Planowanie Przestrzenne
minus Wydział Spraw Obywatelskich
minus ISPA
minus Miejski Rzecznik Konsumentów
minus Wydział Administracyjno - Gospodarczy
minus Wydział Komunikacji
plus Wydział Inwestycji Miejskich
 INNE
plus Spółki prawa handlowego
minus Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw
plus Instrukcja obsługi biuletynu
minus Redakcja Biuletynu
plus Oświadczenia majątkowe
minus Inicjatywa uchwałodawcza
plus System informacji o środowisku
plus Oceny jednostek miejskich
plus Ogłoszenia o wolnych etatach w Urzędzie Miasta
plus Zawiadomienia
minus Elektroniczna Skrzynka Podawcza
plus Organizacje pozarządowe
plus Rejestry
plus Zapytania ofertowe w ramach projektów dofinansowanych z UE
plus Zapytania ofertowe
plus Dialog techniczny
minus Dostęp do Informacji Publicznej
minus Strategia rozwoju Opola w latach 2012-2020
plus Ogłoszenia o wolnych etatach w miejskich jednostkach organizacyjnych
plus Gospodarka odpadami komunalnymi
 Urzędy Centralne
minus Spis adresów
 OBWIESZCZENIE o przystąpieniu do opracowania Strategii Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Aglomeracji Opolskiej
 Informacje
plus Zarządzenia
plusPrzetargi
plusOgłoszenia
plusObwieszczenia
 Podział administracyjny kraju
 Urzędy pracy w Polsce
 Urzędy skarbowe w Polsce
A A A


 


SPRAWOZDANIE Z AUDYTU

 

 

Nazwa zadania audytowego: Ocena projektu pn.Wspieranie rozwoju edukacyjnego młodzieży wiejskiej poprzez programy stypendialne w roku szkolnym 2005/2006

Nr zadania audytowego: 9/6

Nazwa i adres jednostki audytowanej: Urząd Miasta Opola – Wydziały EiPR, OŚ, B, FK

Zespół audytorów i nr up.:

Piotr Wąsaty – Kierownik Referatu Audytu Wewnętrznego, nr up. 3/2006

Marek Żywicki – audytor wewnętrzny, nr up. 4/2006

 

 

Wykonał: Marek Żywicki

 

Zatwierdził: Piotr Wąsaty

 

Data i podpis:  23.03.2006r.  ( - )

 

Data i podpis:  23.03.2006r.  ( - )

 

STRESZCZENIE

  

         Zadanie audytowe pn. Ocena projektu pn. Wspieranie rozwoju edukacyjnego młodzieży wiejskiej poprzez programy stypendialne w roku szkolnym 2005/2006 zostało przeprowadzone na wniosek Naczelnika Wydziału EiPR, jako audyt pozaplanowy. Celem badania była ocena realizacji projektu ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości wydatkowania dotacji uzyskanej w ramach ZPORR 2.5 oraz prowadzenia dokumentacji. Przedmiotowy projekt realizowany jest przez 4 Wydziały Urzędu Miasta (EiPR, OŚ, FK, B) oraz 17 szkół ponadgimnazjalnych.

         Projekt jest w trakcie realizacji. Uzyskane środki I transzy zostały rozliczone (realizacja: 97,5%), co zgodnie z umową o dofinansowanie stanowi podstawę wnioskowania o II transzę.

         W wyniku przeprowadzonych badań audytorzy stwierdzili liczne uchybienia formalne, które negatywnie wpłynęły na ocenę ogólną realizacji projektu. Niektóre z uchybień (np. wymagane opisy lub nieprecyzyjne opisy segregatorów) zostały usunięte podczas audytu. Niemniej, w ocenie audytorów należy poprawić koordynację nad realizacją projektu. Poprawa systemu zarządzania w trakcie realizacji kolejnych etapów projektu (II transzy) eliminować będzie powstawanie stwierdzonych uchybień i zapewni prawidłowe wydatkowanie środków.

         Realizowany projekt uzyskał ocenę ogólną C.

 I.    CEL

 Celem niniejszego audytu była ocena realizacji projektu zgodnie z wytycznymi programu i zobowiązaniami beneficjenta.

 II. ZAKRES

 Podmiotowy:

audyt został przeprowadzony w Wydziałach: EiPR, OŚ, FK i B.

 Przedmiotowy:

zadania beneficjenta wynikające z umowy o dofinansowanie projektu, wytycznych ZPORR i przepisów prawa powszechnego.

 

 III.            OBIEKTY AUDYTU

 

1.                  Analiza i ocena procedur realizacji projektu pod kątem legalności i efektywności.

2.                  Analiza wydatków poniesionych na realizację projektu, na podstawie wniosków o płatność, w oparciu o reprezentatywną próbę.

3.                  Ocena dostępności i bezpieczeństwa dokumentacji projektu.

 IV.             ANALIZA RYZYKA

         Wymienione obiekty audytu zostały ustalone na podstawie wyodrębnionych przez zespół audytorów obszarów ryzyka, w zakresie tematycznym realizowanego zadania audytowego, zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów (www.mf.gov.pl/dokument.php?dzial=461&id=46695). Przyjmując taki zakres ryzyk zespół audytowy zwrócił szczególną uwagę na ryzyka związane z:

  • niewłaściwym rozdziałem zadań pomiędzy stanowiska pracy – OBIEKT 1
  • nieefektywnym funkcjonowaniem systemu zarządzania i kontroli wewnętrznej, skutkującym nieprzejrzystą ścieżką audytu – OBIEKT 1
  • brakiem należytej weryfikacji wniosków o płatność, a w efekcie błędne kwalifikowanie kosztów projektu – OBIEKT 2
  • niewłaściwym funkcjonowanie systemu księgowego (brak wyodrębnionych kont lub dokonywanie na kontach projektu operacji dotyczących innych zadań beneficjenta) – OBIEKT 2;
  • niewłaściwym prowadzeniem dokumentacji pod względem formalnym (oznaczenia dokumentacji) i logicznym (wyodrębnienie i dostępność dokumentacji projektu) – OBIEKT 3.

 Analiza ww. ryzyk została przedstawiona w poniższej tabeli.

          

Obiekty audytu

Jednostka Audyto-wana

Kategorie ryzyk

Końcowa ocena ryzyka

Istotność

Jakość zarządza– nia

Kontrola wew.

Czynniki zewn.

Opera- cyjne

0,20

0,20

0,25

0,15

0,20

1

2

3

4

5

6

7

8

Obiekt 1

 

UM

3

4

4

 

 

3

 

 

2

81,3 %

Obiekt 2

 

UM

4

2

3

3

2

 

 

70,0 %

Obiekt 3

 

UM

2

2

3

3

3

 

 

65,0 %

 

W wyniku przeprowadzonej analizy zespół audytorów stwierdził, że najwyższym ryzykiem charakteryzuje się obiekt 1 (81,3%), niższym obiekt 2 (70,0%), a najniższym obiekt 3 (65,0%). Audytorzy uznali bowiem, że realizowany po raz pierwszy projekt charakteryzuje się wysokim ryzykiem naturalnym (zgodnie z Wytycznymi MF). Kluczowe znaczenie w przedmiotowym obiekcie ma jakość zarządzania (ocena 4) i skuteczna kontrola wewnętrzna (ocena 4). Obie kategorie ryzyk mają wpływ na efekt końcowy projektu. Obiekt 2 charakteryzuje się najwyższą istotnością, ponieważ materializacja ryzyk związanych z tą kategorią daje bezpośredni efekt finansowy (niewłaściwa kwalifikacja kosztów - odmowa finansowania). Należy przy tym zwrócić uwagę, że niewłaściwa kwalifikacja kosztów jest także wynikiem nieskutecznej kontroli wewnętrznej (Obiekt 1). W badaniach audytowych należy zatem traktować oba obiekty łącznie. Osobnym obszarem badania będzie jakość i dostępność dokumentacji projektu. Istnieje bowiem ryzyko popełnienia nieprawidłowości o charakterze formalnym, związanym z wymogami instytucji zarządzającej w zakresie prowadzenia dokumentacji (np. oznaczenie segregatorów). Dostępność i poprawność dokumentacji będzie poddana automatycznej weryfikacji w trakcie badań nad obiektami 1 i 2. Zatem biorąc pod uwagę badany system i dostępne zasoby Referatu Audytu Wewnętrznego, audytorzy postanowili poddać audytowi wszystkie ww. obiekty.

 METODYKA 

  1. testy przeglądowe – identyfikacja zasad funkcjonowania badanego systemu i jego podsystemów oraz potwierdzenie istnienia (lub nie) kontroli poprzez użycie niżej wymienionych technik:

·          zapoznanie się z dokumentami służbowymi,

·          uzyskiwania wyjaśnień i informacji od pracowników audytowanej jednostki
w oparciu o kwestionariusze kontroli wewnętrznej,

·          obserwację wykonywanych działań,

  1. testy zgodności – analiza wszystkich zidentyfikowanych procedur w celu oceny stopnia i zakresu ich stosowania poprzez użycie niżej wymienionych technik:

·          porównanie określonych zbiorów danych z kryteriami ustalonymi przez audytorów (na podstawie przepisów prawa, umowy o dofinansowanie projektu i wytycznych instytucji zarządzającej);

·          sprawdzenie rzetelności informacji oraz jej porównanie z informacją zewnętrzną;

  1. testy rzeczywiste legalności (atrybuty) i wydajności (efektywności) tj. sprawdzenie (na wybranej próbie losowej) prawidłowości funkcjonowania podsystemów (np. pod kątem legalności i efektywności regulowania zobowiązań Beneficjenta) ze wskazaniem procentowego udziału błędnych operacji przy z góry założonych parametrach próby.

 VI.TERMIN

 Zadanie audytowe przeprowadzono w okresie od 16.01. - 28.02.2006r.

 VII. KRYTERIA I USTALENIA

 1.     Obiekt 1 - Analiza i ocena procedur realizacji projektu pod kątem legalności i efektywności

OCENA: C

 Tabela znajduje się w załączniku do sprawozdania.

 

2.     Obiekt 2 - Analiza wydatków poniesionych na realizację projektu, na podstawie wniosków o płatność, w oparciu o reprezentatywną próbę.

OCENA: B

 Tabela znajduje się w załączniku do sprawozdania.

 

 

3. Obiekt 3 - Ocena dostępności i bezpieczeństwa dokumentacji projektu.

Ocena – C

 Tabela znajduje się w załączniku do sprawozdania.

 

VIII. UWAGI I WNIOSKI                                                      

             Na podstawie opisanych w niniejszym sprawozdaniu ustaleń oraz analizy przyczyn i skutków rekomenduje się wykonanie następujących działań zmierzających do eliminowania w przyszłości stwierdzonych uchybień:

A. W treści punktu (25_) wniosku o płatność II transzy dokonać korekty zapisu dotyczącego miejsca przechowywania dokumentacji dotyczącej realizowanego projektu.

 

B. Wprowadzić skuteczną i dokumentowaną kontrolę wewnętrzną przez kierownictwo Wydziału EiPR (Naczelnika i Kierownika Referatu Monitorowania Spraw Europejskich).

 

C. Wzmocnić nadzór ze strony Wydziału OŚ nad dyrektorami szkół w zakresie prawidłowego oznaczania dokumentacji projektu.

 

D. Wyodrębnić osobne konta projektów: Nr Z/2.16/II/2.2/21/05 (dot. roku szkolnego 2005/2006) i Nr Z/2.16/11/2/2.2/28/04 (dot. roku szkolnego 2004/2005), na których księgowane są środki pochodzące z EFS (228-854-85415-... ).

 

E. Kontrolować dokumentację w ilości zgodnej z zarządzeniem Prezydenta Miasta oraz wzmocnić nadzór nad dyrektorami szkół m.in. poprzez regularne, oparte na planie, kontrole w szkołach oraz szkolenia.

 

F. Podjąć natychmiastowe działania do zabezpieczenia (zamknięcia) dokumentacji  po zakończeniu pracy w Wydziale OŚ.

 

G. Dostosować sposób przechowywania i oznaczania dokumentacji projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie (Wydziały FK i B).

 Pouczenie:

Zgodnie z § 20, w terminie 2 miesięcy od dnia otrzymania sprawozdania końcowego, kierownik jednostki audytowanej w porozumieniu z Prezydentem podejmuje działania mające na celu usunięcie uchybień oraz wykonanie rekomendacji. Kierownik jednostki audytowanej przekazuje na ręce Naczelnika KWiA informację o sposobie ich wykonania, w formie pisemnej, po zatwierdzeniu przez Prezydenta. W przypadku braku wykonania rekomendacji w terminie 2 miesięcy, kierownik jednostki audytowanej sporządza pisemną informację o tym fakcie wraz z uzasadnieniem, którą po zatwierdzeniu przez Prezydenta przekazuje Naczelnikowi Wydziału KWiA oraz Głównemu Inspektorowi Audytu Wewnętrznego.

 

 

    Wykonano w 3 egzemplarzach, które otrzymują:

1.       Egz. Nr 1 – Prezydent Miasta (w/m)

2.       Egz. Nr 2 - Naczelnik EiPR (w/m)

3.       Egz. Nr 2 – a/a

 

Załączniki do pobrania: 2006-03-27 09:38:18 - Obiekt 1 (53.00 kB)
2006-03-27 09:41:50 - Obiekt 2 (58.50 kB)
2006-03-27 09:42:39 - Obiekt 3 (47.50 kB)

Ilość odwiedzin: 8037
Nazwa dokumentu: Sprawozdanie
Podmiot udostępniający: Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Osoba, która wytworzyła informację: Piotr Wąsaty, Marek Żywicki
Osoba, która odpowiada za treść: Piotr Wąsaty, Marek Żywicki
Osoba, która wprowadzała dane: Agnieszka Lisiecka
Data wytworzenia informacji: 2006-03-27 09:21:54
Data udostępnienia informacji: 2006-03-27 09:21:54
Data ostatniej aktualizacji: 2006-03-27 09:42:39

Wersja do wydruku...

Rejestr zmian...

corner   corner