Nasz serwis wykorzystuje pliki cookies do przechowywania informacji na Twoim komputerze. Są one wykorzystywane w celu zapewnienia poprawnego działania serwisu. W każdej chwili możesz dokonać zmiany ustawień dot. przechowywania plików cookies w Twojej przeglądarce. Korzystając z serwisu wyrażasz zgodę na przechowywanie plików coockies na Twoim komputerze.
X
Wersja dla niedowidzących
  Miasto Opole
Choose language:       
Statystyki
Rejestr zmian
Mapa strony
Instrukcja biuletynu
Pliki do pobrania
  
 ORGANY WŁADZY
Prezydent Miasta
Rada Miasta
 PRAWO
Uchwały
Protokoły Rady Miasta Opola
Budżet
Zarządzenia
Podatki i opłaty lokalne
Rejestry aktów prawa miejscowego
Dzienniki Ustaw i Monitory Polskie
 WYBORY
Samorząd terytorialny - 2006
Parlament Europejski - 2009
Samorząd terytorialny - 2010
Sejm i Senat RP - 2011
Parlament Europejski 2014
Samorząd terytorialny - 2014
 URZĄD MIASTA OPOLA
Dane podstawowe
Przedmiot działalności
Organizacja Urzędu
Spis telefonów Urzędu Miasta
Struktura Urzędu Miasta Opola - Dane teleadresowe
Wydział Spraw Obywatelskich
Urząd Stanu Cywilnego
Jednostki podległe
Wydział Kontroli Wewnętrznej
Analiza dot. skarg i wniosków
Biuro Urbanistyczne - Planowanie Przestrzenne
ISPA
Miejski Rzecznik Konsumentów
Wydział Administracyjno - Gospodarczy
Wydział Komunikacji
Wydział Inwestycji Miejskich
 INNE
Spółki prawa handlowego
Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw
Instrukcja obsługi biuletynu
Redakcja Biuletynu
Oświadczenia majątkowe
Inicjatywa uchwałodawcza
System informacji o środowisku
Oceny jednostek miejskich
Ogłoszenia o wolnych etatach w Urzędzie Miasta
Zawiadomienia
Elektroniczna Skrzynka Podawcza
Organizacje pozarządowe
Rejestry
Zapytania ofertowe w ramach projektów dofinansowanych z UE
Dialog techniczny
Dostęp do Informacji Publicznej
Strategia rozwoju Opola w latach 2012-2020
Ogłoszenia o wolnych etatach w miejskich jednostkach organizacyjnych
 Urzędy Centralne
Spis adresów
 OBWIESZCZENIE o przystąpieniu do opracowania Strategii Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Aglomeracji Opolskiej
 Informacje
Zarządzenia
Przetargi
Ogłoszenia
Obwieszczenia
 Podział administracyjny kraju
 Urzędy pracy w Polsce
 Urzędy skarbowe w Polsce
A A A


 


SPRAWOZDANIE Z AUDYTU

 

 

Nazwa zadania audytowego: Ocena projektu pn.Wspieranie rozwoju edukacyjnego młodzieży wiejskiej poprzez programy stypendialne w roku szkolnym 2005/2006

Nr zadania audytowego: 9/6

Nazwa i adres jednostki audytowanej: Urząd Miasta Opola – Wydziały EiPR, OŚ, B, FK

Zespół audytorów i nr up.:

Piotr Wąsaty – Kierownik Referatu Audytu Wewnętrznego, nr up. 3/2006

Marek Żywicki – audytor wewnętrzny, nr up. 4/2006

 

 

Wykonał: Marek Żywicki

 

Zatwierdził: Piotr Wąsaty

 

Data i podpis:  23.03.2006r.  ( - )

 

Data i podpis:  23.03.2006r.  ( - )

 

STRESZCZENIE

  

         Zadanie audytowe pn. Ocena projektu pn. Wspieranie rozwoju edukacyjnego młodzieży wiejskiej poprzez programy stypendialne w roku szkolnym 2005/2006 zostało przeprowadzone na wniosek Naczelnika Wydziału EiPR, jako audyt pozaplanowy. Celem badania była ocena realizacji projektu ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości wydatkowania dotacji uzyskanej w ramach ZPORR 2.5 oraz prowadzenia dokumentacji. Przedmiotowy projekt realizowany jest przez 4 Wydziały Urzędu Miasta (EiPR, OŚ, FK, B) oraz 17 szkół ponadgimnazjalnych.

         Projekt jest w trakcie realizacji. Uzyskane środki I transzy zostały rozliczone (realizacja: 97,5%), co zgodnie z umową o dofinansowanie stanowi podstawę wnioskowania o II transzę.

         W wyniku przeprowadzonych badań audytorzy stwierdzili liczne uchybienia formalne, które negatywnie wpłynęły na ocenę ogólną realizacji projektu. Niektóre z uchybień (np. wymagane opisy lub nieprecyzyjne opisy segregatorów) zostały usunięte podczas audytu. Niemniej, w ocenie audytorów należy poprawić koordynację nad realizacją projektu. Poprawa systemu zarządzania w trakcie realizacji kolejnych etapów projektu (II transzy) eliminować będzie powstawanie stwierdzonych uchybień i zapewni prawidłowe wydatkowanie środków.

         Realizowany projekt uzyskał ocenę ogólną C.

 I.    CEL

 Celem niniejszego audytu była ocena realizacji projektu zgodnie z wytycznymi programu i zobowiązaniami beneficjenta.

 II. ZAKRES

 Podmiotowy:

audyt został przeprowadzony w Wydziałach: EiPR, OŚ, FK i B.

 Przedmiotowy:

zadania beneficjenta wynikające z umowy o dofinansowanie projektu, wytycznych ZPORR i przepisów prawa powszechnego.

 

 III.            OBIEKTY AUDYTU

 

1.                  Analiza i ocena procedur realizacji projektu pod kątem legalności i efektywności.

2.                  Analiza wydatków poniesionych na realizację projektu, na podstawie wniosków o płatność, w oparciu o reprezentatywną próbę.

3.                  Ocena dostępności i bezpieczeństwa dokumentacji projektu.

 IV.             ANALIZA RYZYKA

         Wymienione obiekty audytu zostały ustalone na podstawie wyodrębnionych przez zespół audytorów obszarów ryzyka, w zakresie tematycznym realizowanego zadania audytowego, zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów (www.mf.gov.pl/dokument.php?dzial=461&id=46695). Przyjmując taki zakres ryzyk zespół audytowy zwrócił szczególną uwagę na ryzyka związane z:

  • niewłaściwym rozdziałem zadań pomiędzy stanowiska pracy – OBIEKT 1
  • nieefektywnym funkcjonowaniem systemu zarządzania i kontroli wewnętrznej, skutkującym nieprzejrzystą ścieżką audytu – OBIEKT 1
  • brakiem należytej weryfikacji wniosków o płatność, a w efekcie błędne kwalifikowanie kosztów projektu – OBIEKT 2
  • niewłaściwym funkcjonowanie systemu księgowego (brak wyodrębnionych kont lub dokonywanie na kontach projektu operacji dotyczących innych zadań beneficjenta) – OBIEKT 2;
  • niewłaściwym prowadzeniem dokumentacji pod względem formalnym (oznaczenia dokumentacji) i logicznym (wyodrębnienie i dostępność dokumentacji projektu) – OBIEKT 3.

 Analiza ww. ryzyk została przedstawiona w poniższej tabeli.

          

Obiekty audytu

Jednostka Audyto-wana

Kategorie ryzyk

Końcowa ocena ryzyka

Istotność

Jakość zarządza– nia

Kontrola wew.

Czynniki zewn.

Opera- cyjne

0,20

0,20

0,25

0,15

0,20

1

2

3

4

5

6

7

8

Obiekt 1

 

UM

3

4

4

 

 

3

 

 

2

81,3 %

Obiekt 2

 

UM

4

2

3

3

2

 

 

70,0 %

Obiekt 3

 

UM

2

2

3

3

3

 

 

65,0 %

 

W wyniku przeprowadzonej analizy zespół audytorów stwierdził, że najwyższym ryzykiem charakteryzuje się obiekt 1 (81,3%), niższym obiekt 2 (70,0%), a najniższym obiekt 3 (65,0%). Audytorzy uznali bowiem, że realizowany po raz pierwszy projekt charakteryzuje się wysokim ryzykiem naturalnym (zgodnie z Wytycznymi MF). Kluczowe znaczenie w przedmiotowym obiekcie ma jakość zarządzania (ocena 4) i skuteczna kontrola wewnętrzna (ocena 4). Obie kategorie ryzyk mają wpływ na efekt końcowy projektu. Obiekt 2 charakteryzuje się najwyższą istotnością, ponieważ materializacja ryzyk związanych z tą kategorią daje bezpośredni efekt finansowy (niewłaściwa kwalifikacja kosztów - odmowa finansowania). Należy przy tym zwrócić uwagę, że niewłaściwa kwalifikacja kosztów jest także wynikiem nieskutecznej kontroli wewnętrznej (Obiekt 1). W badaniach audytowych należy zatem traktować oba obiekty łącznie. Osobnym obszarem badania będzie jakość i dostępność dokumentacji projektu. Istnieje bowiem ryzyko popełnienia nieprawidłowości o charakterze formalnym, związanym z wymogami instytucji zarządzającej w zakresie prowadzenia dokumentacji (np. oznaczenie segregatorów). Dostępność i poprawność dokumentacji będzie poddana automatycznej weryfikacji w trakcie badań nad obiektami 1 i 2. Zatem biorąc pod uwagę badany system i dostępne zasoby Referatu Audytu Wewnętrznego, audytorzy postanowili poddać audytowi wszystkie ww. obiekty.

 METODYKA 

  1. testy przeglądowe – identyfikacja zasad funkcjonowania badanego systemu i jego podsystemów oraz potwierdzenie istnienia (lub nie) kontroli poprzez użycie niżej wymienionych technik:

·          zapoznanie się z dokumentami służbowymi,

·          uzyskiwania wyjaśnień i informacji od pracowników audytowanej jednostki
w oparciu o kwestionariusze kontroli wewnętrznej,

·          obserwację wykonywanych działań,

  1. testy zgodności – analiza wszystkich zidentyfikowanych procedur w celu oceny stopnia i zakresu ich stosowania poprzez użycie niżej wymienionych technik:

·          porównanie określonych zbiorów danych z kryteriami ustalonymi przez audytorów (na podstawie przepisów prawa, umowy o dofinansowanie projektu i wytycznych instytucji zarządzającej);

·          sprawdzenie rzetelności informacji oraz jej porównanie z informacją zewnętrzną;

  1. testy rzeczywiste legalności (atrybuty) i wydajności (efektywności) tj. sprawdzenie (na wybranej próbie losowej) prawidłowości funkcjonowania podsystemów (np. pod kątem legalności i efektywności regulowania zobowiązań Beneficjenta) ze wskazaniem procentowego udziału błędnych operacji przy z góry założonych parametrach próby.

 VI.TERMIN

 Zadanie audytowe przeprowadzono w okresie od 16.01. - 28.02.2006r.

 VII. KRYTERIA I USTALENIA

 1.     Obiekt 1 - Analiza i ocena procedur realizacji projektu pod kątem legalności i efektywności

OCENA: C

 Tabela znajduje się w załączniku do sprawozdania.

 

2.     Obiekt 2 - Analiza wydatków poniesionych na realizację projektu, na podstawie wniosków o płatność, w oparciu o reprezentatywną próbę.

OCENA: B

 Tabela znajduje się w załączniku do sprawozdania.

 

 

3. Obiekt 3 - Ocena dostępności i bezpieczeństwa dokumentacji projektu.

Ocena – C

 Tabela znajduje się w załączniku do sprawozdania.

 

VIII. UWAGI I WNIOSKI                                                      

             Na podstawie opisanych w niniejszym sprawozdaniu ustaleń oraz analizy przyczyn i skutków rekomenduje się wykonanie następujących działań zmierzających do eliminowania w przyszłości stwierdzonych uchybień:

A. W treści punktu (25_) wniosku o płatność II transzy dokonać korekty zapisu dotyczącego miejsca przechowywania dokumentacji dotyczącej realizowanego projektu.

 

B. Wprowadzić skuteczną i dokumentowaną kontrolę wewnętrzną przez kierownictwo Wydziału EiPR (Naczelnika i Kierownika Referatu Monitorowania Spraw Europejskich).

 

C. Wzmocnić nadzór ze strony Wydziału OŚ nad dyrektorami szkół w zakresie prawidłowego oznaczania dokumentacji projektu.

 

D. Wyodrębnić osobne konta projektów: Nr Z/2.16/II/2.2/21/05 (dot. roku szkolnego 2005/2006) i Nr Z/2.16/11/2/2.2/28/04 (dot. roku szkolnego 2004/2005), na których księgowane są środki pochodzące z EFS (228-854-85415-... ).

 

E. Kontrolować dokumentację w ilości zgodnej z zarządzeniem Prezydenta Miasta oraz wzmocnić nadzór nad dyrektorami szkół m.in. poprzez regularne, oparte na planie, kontrole w szkołach oraz szkolenia.

 

F. Podjąć natychmiastowe działania do zabezpieczenia (zamknięcia) dokumentacji  po zakończeniu pracy w Wydziale OŚ.

 

G. Dostosować sposób przechowywania i oznaczania dokumentacji projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie (Wydziały FK i B).

 Pouczenie:

Zgodnie z § 20, w terminie 2 miesięcy od dnia otrzymania sprawozdania końcowego, kierownik jednostki audytowanej w porozumieniu z Prezydentem podejmuje działania mające na celu usunięcie uchybień oraz wykonanie rekomendacji. Kierownik jednostki audytowanej przekazuje na ręce Naczelnika KWiA informację o sposobie ich wykonania, w formie pisemnej, po zatwierdzeniu przez Prezydenta. W przypadku braku wykonania rekomendacji w terminie 2 miesięcy, kierownik jednostki audytowanej sporządza pisemną informację o tym fakcie wraz z uzasadnieniem, którą po zatwierdzeniu przez Prezydenta przekazuje Naczelnikowi Wydziału KWiA oraz Głównemu Inspektorowi Audytu Wewnętrznego.

 

 

    Wykonano w 3 egzemplarzach, które otrzymują:

1.       Egz. Nr 1 – Prezydent Miasta (w/m)

2.       Egz. Nr 2 - Naczelnik EiPR (w/m)

3.       Egz. Nr 2 – a/a

 

Załączniki do pobrania: 2006-03-27 09:38:18 - Obiekt 1 (53.00 kB)
2006-03-27 09:41:50 - Obiekt 2 (58.50 kB)
2006-03-27 09:42:39 - Obiekt 3 (47.50 kB)

Ilość odwiedzin: 7566
Nazwa dokumentu: Sprawozdanie
Podmiot udostępniający: Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Osoba, która wytworzyła informację: Piotr Wąsaty, Marek Żywicki
Osoba, która odpowiada za treść: Piotr Wąsaty, Marek Żywicki
Osoba, która wprowadzała dane: Agnieszka Lisiecka
Data wytworzenia informacji: 2006-03-27 09:21:54
Data udostępnienia informacji: 2006-03-27 09:21:54
Data ostatniej aktualizacji: 2006-03-27 09:42:39

Wersja do wydruku...

Rejestr zmian...